Brauchen wir durch Hybridarbeit weniger Bürofläche?

Rund die Hälfte aller Verantwortlichen für Büro- und Gebäudemanagement plant, ihre Büroflächen in den nächsten drei Jahren zu verkleinern. Wie und warum?

Da immer mehr Mitarbeitende ihre Zeit zwischen Homeoffice und Büro aufteilen, stellt sich die Frage, ob all die freien Arbeitsplätze überhaupt noch notwendig sind – vor allem bei Führungskräften ist das ein heiß diskutiertes Thema. Doch wird dieser Trend tatsächlich zu einer spürbaren Reduzierung der Büroflächen führen?

Unsere aktuelle Umfrage, durchgeführt in Großbritannien, den USA, Singapur, Indien, Neuseeland und Hongkong, befragte über tausend Büroangestellte und Verantwortliche für Gebäudemanagement zu Veränderungen in Arbeitsgewohnheiten und Einstellungen. Überraschenderweise zeigte sich eine klare Präferenz der Mitarbeitenden für persönliche und hybride Arbeitsbereiche – ein Wandel, der durch die Pandemie verstärkt wurde und offenbar dauerhaft ist.

Die Hälfte der Befragten, die für die Büroinfrastruktur zuständig sind, erwartet, dass ihre Unternehmen in den kommenden drei Jahren Büroflächen reduzieren werden. Hauptgründe sind die Schaffung innovativer Arbeitsumgebungen und potenzielle Kosteneinsparungen. Doch wie genau wird sich das auf den Arbeitsalltag auswirken – und tut es das nicht schon längst?

Der Wandel hin zum hybriden Arbeiten

Früher war hybrides Arbeiten die Ausnahme, nicht die Regel. Die Pandemie hat das grundlegend verändert. Die Flexibilität hat viele angesteckt, und immer mehr Mitarbeitende bevorzugen heute eine Aufteilung ihrer Arbeitszeit zwischen Zuhause und Büro. Unsere Studie zeigt: 47 % der Büroangestellten wünschen sich ein hybrides Arbeitsmodell – deutlich mehr als die 41 %, die ausschließlich im Büro arbeiten möchten.

Es überrascht daher nicht, dass Unternehmen ihre Immobilienstrategien überdenken. Mit weniger Personen vor Ort wirken klassische Bürogrundrisse oft veraltet und teilweise sogar gespenstisch leer. Während größere multinationale Konzerne bei umfangreichen Flächenkürzungen noch zögern, könnte das Downsizing bald zur neuen Normalität werden.

Warum verkleinern? (Abgesehen von den Kosten)

Die für Büro- und Gebäudemanagement Verantwortlichen in unserer Umfrage sowie unsere Kunden nennen zwei Hauptgründe für die Flächenreduzierung:

• Förderung der Zusammenarbeit: Hybride Bürodesigns ermöglichen kreative Nutzungskonzepte jenseits des typischen Großraums. Interaktive und kreative Zonen geben Raum für innovative Arbeitsweisen.

• Nachhaltigkeitsziele: Insbesondere in entwickelten Ländern steht das Downsizing im Einklang mit Umweltzielen, verringert den CO₂-Fußabdruck, senkt den Energieverbrauch und reduziert Betriebskosten. Nachhaltigkeit ist für 59 % der befragten Unternehmen eine hohe Priorität und treibt den Trend zu kleineren, grüneren Büros voran.

Ein kurzer Überblick

Die Reduzierung von Büroflächen ist nicht nur eine finanzielle Entscheidung, sondern hat erhebliche Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Unternehmen, die Büroflächen verkleinern, müssen sorgfältig eine Balance finden. Wollen manche Mitarbeitende weiterhin fünf Tage die Woche im Büro arbeiten? Dann muss das berücksichtigt werden. Gibt es Ärgernisse in der Bürokultur, die immer wieder kritisiert werden? Jetzt ist die Zeit, diese zu beseitigen.

Unsere Studie zeigt zudem eine Lücke zwischen der Zufriedenheit von Führungskräften (75 %) und Mitarbeitenden (67 %) hinsichtlich des Büro-Wohlbefindens. Eine Flächenreduzierung ohne Einbindung der Mitarbeiterbedürfnisse könnte diese Kluft noch vergrößern.

Die größten Herausforderungen

Neben den Vorteilen bringt Downsizing auch Herausforderungen mit sich. Ein zentrales Thema ist der Umgang mit eingelagerten Büroausstattungen. Unsere Umfrage ergab, dass 64 % der Unternehmen Büromöbel und 59 % kleinere Geräte lagern. Diese Bestände müssen sinnvoll verwaltet, recycelt oder weiterverwendet werden – nicht nur aus Kostengründen, sondern auch zum Schutz der Unternehmensreputation.

Auch die Mitarbeitermoral ist ein wichtiger Faktor. Flächenkürzungen können Unsicherheiten und Ängste auslösen. Es ist wichtig, von Anfang an klarzustellen, dass es nicht um Stellenabbau geht, sondern darum, die Arbeitsumgebung angenehmer zu gestalten und das hybride Arbeiten bestmöglich zu unterstützen. Für jüngere Mitarbeitende ist das nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich.

Gibt es Erfolgsbeispiele?

Zwar ist es noch zu früh, von einem flächendeckenden Downsizing-Boom zu sprechen, doch Tech-Giganten wie Meta und Microsoft haben ihre Büroflächen seit Einführung hybrider Arbeitsmodelle bereits deutlich angepasst. Meta etwa hat aktiv Mietflächen reduziert, um der geringeren täglichen Präsenz Rechnung zu tragen, und dadurch beträchtliche Kosten eingespart. Da Mietverträge häufig lange Laufzeiten haben, ist mit weiteren Veränderungen bis 2028 zu rechnen.

„Ich bin für Büro- und Gebäudemanagement zuständig und möchte verkleinern – was nun?“

Kurz gefasst: Beachten Sie diese fünf Punkte:

• Schätzen Sie Ihre aktuelle und zukünftige Büroflächenutzung realistisch ein. Haben Sie einen Überblick über die Auslastung Ihrer Arbeitsplätze?
• Beziehen Sie Mitarbeitende frühzeitig in den Entscheidungsprozess mit ein. Das ist entscheidend für den Erfolg.
• Kommunizieren Sie klar die Gründe für die Flächenreduzierung und heben Sie Vorteile wie bessere Zusammenarbeit, Flexibilität und Nachhaltigkeit hervor.
• Erarbeiten Sie Pläne für den Umgang mit Büroausstattung: Recycling, Verkauf oder Spenden, um Verschwendung zu vermeiden.
• Wenn Sie mit dem Downsizing starten möchten, kontaktieren Sie gerne einen unserer Experten. Wir begleiten Sie vom IT-Recycling bis zur Gestaltung und Einrichtung.