Was ist bei einem Büroumzug zu beachten?

Ein Büroumzug ist für Unternehmen eine besondere Herausforderung.

Es geht schliesslich nicht nur darum, Möbel von A und B zu transportieren, sondern auch seine Mitarbeiter an eine neue Umgebung zu gewöhnen. Damit ihr Büroumzug für Sie und Ihre Angestellten möglichst stressfrei abläuft, möchten wir Ihnen einige wichtige Tipps an die Hand geben.

Alten Mietvertrag kündigen

Wer umzieht, hat einige Fristen zu beachten. Gerade Büroumzüge sollten frühzeitig geplant werden, damit keine unnötigen Zusatzkosten durch doppelte Mietzahlungen entstehen. Informieren Sie sich, wie lange im Voraus Sie kündigen müssen. Wir empfehlen Ihnen allerdings, erst zu kündigen, wenn Sie sich Ihrer neuen Räumlichkeiten wirklich sicher sind und den Mietvertrag in der Hand halten. Sie wollen schliesslich nicht riskieren, mit Ihren Mitarbeitern auf der Strasse zu stehen.

Denken Sie daran, dass sich Mietfristen gegebenenfalls auch verhandeln lassen. Bevor Sie doppelte Miete zahlen, schadet es nicht, nach einem passenderen Mietende zu fragen.

Mitarbeiter rechtzeitig informieren und regelmässig updaten

Ein Büroumzug bedeutet für Ihre Mitarbeiter Stress. Je nach Umfang des Firmenumzugs kann es sogar bedeuten, dass der Mitarbeiter umziehen muss, um weiter seine Stelle auszuüben. Es ist daher unerlässlich, diese rechtzeitig zu informieren. Ihre Angestellten sollten ausreichend Zeit haben, sich an die Idee des Firmenumzugs zu gewöhnen und zu planen, wie sie persönlich davon betroffen sind. Auch wenn Sie innerhalb einer Stadt umziehen kann dies zum Beispiel bedeuten, dass der Krippenplatz der Kinder örtlich nicht mehr passt oder auf ein neues Verkehrsmittel umgestiegen werden muss.

Ebenso wichtig ist es, im Prozess der Umzugsplanung regelmässig Updates zu geben, damit Ihre Mitarbeiter den zeitlichen Rahmen im Überblick behalten.

Kunden und Geschäftspartner informieren

Je nach Branche haben Sie vielleicht sehr viele Kunden und Geschäftspartner, die ebenfalls von Ihrem Büroumzug betroffen sein könnten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese ebenfalls rechtzeitig über Ihren Umzug informieren.

Kunden, die bisher in Ihren Räumlichkeiten vorbeikamen, müssen über die neue Adresse Bescheid wissen, um nicht unnötig durch die Gegend zu fahren. Gleiches gilt für Geschäftspartner. Zugleich müssen letztere sich darauf einstellen können, falls zukünftig Meetings online stattfinden müssen oder weitere Wegen zur Anreise anfallen.

Umzugsunternehmen finden und Details abklären

Sicher können und wollen Sie Ihren Büroumzug nicht völlig alleine über die Bühne bringen. Eine Umzugsfirma kann Vieles leisten, für das Sie selbst nicht die Ausstattung oder die Zeit haben. Dazu gehört beispielsweise das Auf- und Abbauen von Möbel und deren Transport per Möbellift. Auch der Umzug von elektronischen Geräten ist alleine schwer zu bewältigen. Empfindliche Geräte sollten von erfahrenen Händen transportiert werden.

Um die Details Ihres Umzugs frühzeitig zu klären und sicherzustellen, dass alle Ihre Bedürfnisse erfüllt werden können, sollten Sie früh mit Umzugsunternehmen in Kontakt treten. Am Besten fragen Sie bei mehreren Unternehmen an und vergleichen deren Angebote. Kosten und Leistungen können bei Umzugsunternehmen stark variieren.

Steuerberater und Vermieter informieren

Neben Ihren Mitarbeitern und Kunden sind auch weitere Personen von Ihrem Büroumzug betroffen. So sollten Sie zum Beispiel daran denken, Ihren Vermieter rechtzeitig über den Umzug zu informieren, damit dieser die Räumlichkeiten schnell wieder vermieten kann. Denken Sie an die Kündigungsfrist. Zudem sollten Sie frühzeitig den Termin zur Übergabe der Büros ausmachen, damit Sie Ihren Umzug zusammen mit dem Umzugsunternehmen planen können.

Auch Ihr Steuerberater muss wissen, dass Sie umziehen werden. Ihre Adresse sollte auf allen Rechnungen aktuell sein, um Probleme mit der Finanzverwaltung zu vermeiden.

Gas und Strom

Wenn Sie umziehen, sollten Sie Zeiten des Arbeitsausfalls aus Kostengründen so gut es geht vermeiden. Es ist daher unerlässlich, dass Ihre neuen Büros so schnell wie möglich einsatzbereit sind. Denken Sie daran, Gas und Strom so schnell es geht um- oder anzumelden. Ohne Strom lassen sich Ihre elektronischen Geräte nicht bedienen und ohne Gas können Ihre Mitarbeiter im Winter nicht im Büro arbeiten.

Informieren Sie sich auch hier über Fristen und nötige Schritte der Vertragsänderung. So vermeiden Sie, bald im Dunkeln im neuen Büro zu stehen. Ein Umzugsunternehmen kann Ihnen derartige Schritt übrigens abnehmen. Informieren Sie sich, was alles im Umzugsangebot enthalten ist!

Noch Fragen zu Ihrem Büroumzug?

Wir hoffen, dass Sie sich mit unseren Tipps gewappnet fühlen, Ihren Büroumzug anzugehen. Falls Sie jedoch weiterhin unsicher sind oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne hier.