10月 7, 2024

オフィス移転の際に考慮すべき7つのこと

新しいオフィスへの移転は、どの企業にとっても刺激的な時期ですが、移転を管理する担当者にとっては大きなストレスとなる可能性があります。 E.ON の調査によると、施設の移転は管理者にとって 2 番目にストレスのかかる作業であることがわかりました。その結果、 78% という膨大な企業が実際に移転を遅らせ、ストレスを避けるためだけに非効率で狭く高価な施設に留まることを選択しています。

あらゆる種類のオフィス移転を担当している場合、混乱を最小限に抑え、新しい施設が現在および将来の会社のニーズを満たすことが重要です。ビジネスや同僚にとって移転は非常に重要であるため、移転のあらゆる側面を綿密に、かつ可能な限りシームレスに整理、管理、調達するのはオフィス移転プロジェクトマネージャー (通常は施設マネージャー) の責任です。

あなたのキャリアの中で、オフィス移転プロジェクトを数多く任されることはほとんどありませんし、多くの人にとって、移転を管理するのはこれが初めてであり、唯一の機会となるでしょう。

移転プロジェクトで最もコストのかかる間違いを確実に回避できるように、オフィス移転プロジェクトをうまく管理するために考慮すべき 7 つの重要な事項をまとめました。

1. 予算

移転プロジェクトの費用はどれくらいかかりますか?

オフィスを移転するとなると、すぐにオフィス移転費用がかさんでしまいます。遅延、見落とし、予期せぬ問題が発生しただけで、予算は簡単に超過する可能性があります。プロジェクトマネージャーはこの予算の管理を担当することになるでしょう。予算にはインテリアデザインや新しい文房具などの費用が含まれる可能性がありますが、通常は法的費用や不動産費用は含まれません。

予算を守ることは、実際に予算を設定するのと同じくらい難しい場合があります。思いもよらなかったことから、厄介な驚きや隠れたコストが発生する可能性があります。多くの予算で見落とされがちな一般的な項目を以下に示します。

退去中のオフィスの老朽化や原状回復にかかる費用を考慮したことがありますか?
特別な取り扱いが必要なリース機器または専門機器はありますか?これには、アートコレクションや化学薬品も含まれる場合があります。
移転の費用に影響を与えるアクセスやタイミングの制限はありますか?

オフィス移転にかかる費用の総額を、開始前に確認しておくことが重要です。これまでに引っ越しを経験したことがないというだけの理由で、多額の費用がかかると判断を誤ったり、まったく見落とされたりする可能性があります。 経験豊富なワークスペース移転会社に移転について話し合うと、次の点を明らかにできる可能性があります。引っ越し費用全額負担！

2. インテリアソリューションとオフィスデザイン

新しいオフィススペースをどのようにデザインすべきですか?

新しいワークスペースの現状によっては、大幅な改修が必要になる場合もあれば、更新だけで済む場合もあります。いずれにせよ、必要なインテリア・ソリューションを提供できる事務機器会社を探す必要がある。理想的なのは、ターンキー・ソリューションを納期通りに、高い水準で、予算内に仕上げてくれる会社です。

あなたが自社の制約とニーズを明確に理解した上で企業にアプローチできれば、その責任を委任したい場合でも、その企業はあなたのオフィスのデザインとコンセプトを完全にコントロールできるはずです。これにより、コンセプトから引き渡しまでインテリアを管理しながら、旅のあらゆる段階で常に最新情報を把握できるため、作業負荷とストレスを軽減することができます。

特に会社が急速に成長している場合や、少し狭い新しい場所に移転している場合には、オフィススペースを最大限に活用することも重要な目標となる場合があります。そんなときに役立つのがスペースプランナーのサービスです。移転会社に相談してください。スペース計画に伴う一般的な問題についてサポートしてくれる場合があります。また、改修サービスも提供している場合は、管理する請負業者が減り、移転のサービス統合要素が簡素化されるというメリットが得られます。

3. コミュニケーション

あなたが引っ越しすることを誰が知る必要があるでしょうか?

効果的なコミュニケーションまたはオフィス移転のお知らせは、移転プロジェクトの成功。すべての場合において施設管理者の責任であるわけではありませんが、管理者の権限に該当する場合は、移転の情報を広めるための戦略を立てることが重要です。顧客、サプライヤー、家主、その他の連絡先に伝える方法は次のとおりです。

顧客の領収書や請求書と一緒にチラシや住所変更カードを配布する
電子メールまたは郵便キャンペーンを送信する
Web サイトに通知を配置する
追伸を追加します。メールへのメッセージ
ソーシャルメディアの投稿
Google リスティング、事務用品、ウェブサイト、メールのフッターの住所を忘れずに更新してください

多くの場合、移転プロジェクトの成功は、移転の「ソフト」要素にかかっています。オフィス移転に伴う不安を軽減するには、従業員に常に最新情報を伝えておくことが重要です。彼らの懸念に耳を傾けることは、引っ越しに伴う問題のいくつかに対処し、すべての拠点を確実にカバーするのにも役立ちます。

移転プロジェクトのできるだけ早い段階でサービスプロバイダーに移転を知らせてください。これらの一部については通知期間を設ける必要がある場合があるため、契約を見直し、正式に通知する方法を研究する必要があります。

また、銀行と保険会社に引っ越しすることを忘れずに伝えてください。また、古い隣人や新しい隣人にあなたの取り決めを知らせるとよいでしょう。

4. オフィス家具

既存のオフィス家具をどうしますか?

オフィス家具に関しては、選択肢があると考えるのも無理はありません。1 つは新しい場所に持っていくか、2 つはまったく新しい家具と交換するかです。ただし、オフィス家具を改修または再製造することで、両方の利点を実現できる場合があります。

オフィス家具を再製造して新品同様にすること、新しい作業要件を満たすこと、または建築家が設定した最新の設計基準に達することは可能です。このプロセスは無駄が少なく、新品を購入するよりも大幅に安価であるため、非常に有益です。オフィスチェアの再製造は、新品を購入するよりも最大 80% コストを削減できます。これは、BREAAM または SKA 評価ポイントを蓄積するための非常に優れたポイント獲得方法でもあります。

総合サービスプロバイダーは、古い家具に関する幅広いオプションを提供できるはずです。彼らは、オフィス家具の再製造プロジェクトを迅速に改善し、あなたの代わりにマーケティング、販売、さらには慈善団体への寄付など、古い家具の他の選択肢を提供してくれる可能性があります。

5. IT、データ、コンピュータ、接続

電気機器と IT をどのように移転しますか? それとも、移転の機会を利用して新しい IT キットにアップグレードしますか?

IT 機器の移転を検討する場合、考慮すべき点は尽きません。これらはほとんどの現代のビジネスの運営に不可欠であるため、この機器の手入れには特別な手順を踏むことが不可欠です。

デスクトップ

同僚のセットアップは、構成と画面機器の両方の点でそれぞれ異なります。移転する前に、機器のセットアップを監査して、新しいオフィスで使用できるように機器を再稼働させる必要があります。これらを慎重に移動したら、再稼働させて、場合によっては複雑なネットワークインフラストラクチャに接続する必要があります。これらのシステムは、安全を確保する必要がある機密データをホストするため、機器の廃止および再稼働には CTC 認定エンジニアを雇うことが不可欠です。

データセンターとデータセンターサーバー

ビジネスクリティカルなデータをホストするサーバーは、ダウンタイムを最小限に抑えて慎重かつ安全に再配置する必要があります。移行はシームレスかつ安全で、ダウンタイムを最小限に抑えるために最適にスケジュールされる必要があります。

データの破損、故障、盗難は多大な費用がかかる可能性があります。輸送中は機器を監視し、安全に保ち静電気の蓄積を防ぐために専門の梱包を使用して移動することが重要です。

リース機器

一部の機器では、移動する前にベンダーに承認を要求する必要がある場合があります。そうしないと、保証またはサービスカバー契約に違反する危険があります。一部の専門機器については、ベンダー自身が移動を要求する場合があります。また、リース機器の移動がお客様ご自身の責任である場合、ベンダーは承認された移動プロセスに従うことを要求する場合があります。リース機器を移転する際の義務については、契約文書に詳しく記載する必要があります。

電話とインターネット接続

新しいオフィスの初日から電話システムとインターネット接続が稼働していることを確認するには、十分な時間を確保する必要があります。新しいサービスプロバイダーを使用する場合でも、既存のサービスプロバイダーを使い続ける場合でも、オフィス間の移行時に接続が失われないようにする必要があります。引っ越しの日までに、問題を特定、診断、解決できる状態にあることを確認してください。

既存の電話交換局がカバーするエリア内に移動する場合は、既存の電話番号をそのまま使用できます。フリーダイヤルの番号をお持ちであれば、日本全国どこに移動してもご利用いただけます。番号を変更する必要がある場合は、追加料金で古い番号を新しい番号にリダイレクトすることができます。

6. 古い設備と不要な家具

不要になった家具や IT 機器はどうしますか?

オフィスの移転は、整理整頓、古いファイルの整理、の廃棄を行う絶好の機会です。冗長家具とレガシー IT 機器。使用しないものを移動することに時間や予算を費やすのはほとんど意味がありません。

しかし、これらのアイテムを処分するには費用がかかる場合があります。不要な家具、IT、または電気機器がある場合、これらのアイテムを責任を持って持続的に処分し、廃棄コストを節約し、無駄を防ぐ簡単な方法があります。持続可能なクリアランスプロバイダーを利用することを選択した場合、オフィス家具、IT、電気機器を寄付したり、不要になったアイテムを再販したりすることもできます。アイテムを効果的に再利用できない場合でも、確実にリサイクルすることでコストを確実に削減できます。

7. オフィス移転計画

スムーズな移行を実行するために必要なリソースはありますか?

総合的なオフィス移転サービスプロバイダーと提携している場合でも、単にワークスペース変更を行っている会社と提携している場合でも、ビジネスへの混乱を最小限に抑えるためには、体系的な移転計画を立てることが重要です。

統合サービスプロバイダーは、移行を高水準で確実に実行するために必要な知識、専門知識、リソースを提供します。さらに、引越し前、引越し中、引越し後のサポートも提供し、混乱を最小限に抑えるために必要なサポートを提供します。

これには、すべてを正しい場所に安全に移動できるようにするための梱包および開梱サービスの提供、家具の解体と再組み立て、既存および新しいエリアの清掃、ヘルプデスクの人員配置などが含まれます。
できるだけ混乱を最小限に抑えて引っ越しを完了したら、時間をかけてスタッフと顧客のための引っ越しパーティーを開いてお祝いしましょう。