オフィス移転を計画管理する方法

オフィス移転の背後にある理由を明確にする

まず、そもそもなぜオフィスを移転する必要があるのか​​を明確にすることが重要です。

現在のオフィスに十分なスペースがないため移転しますか?

それともあなたの事務所は時代遅れですか？それとも高すぎるのでしょうか？

これらの質問に答えることで、将来のオフィスの要件を理解することができ、不動産エージェントが将来のオフィスに適した場所を見つける際に協力できる情報が得られます。

本当のプロジェクト計画は、新しいオフィススペースを見つけ、オフィスをロジスティックに移動する最適な方法を見つけたときに重要になります。

従業員のニーズと要望を評価する

新しいオフィス スペース 次に検討すべきことは、従業員に知らせることです。ただし、変更は不快な場合があり、オフィスを変更することに満足しない従業員もいる可能性があることに留意することが重要です。

従業員にとって変化がストレスになる要因の 1 つは、従業員が蚊帳の外に置かれることが多く、その結果、次のオフィス移転が突然に感じられることです。

ネガティブな感情と闘うために積極的に取り組む方法の 1 つは、初期段階から従業員を関与させ続けることです。そうすることで、従業員は変化とプロセスの一部を感じることができます。従業員が懸念事項を伝えられるように、毎月の最新情報とミーティングを推奨します。おそらく、従業員がプライベートな質問をするために使用できる特定の社内電子メール アドレスを設定することをお勧めします。

また、次の分野を含むオフィスのニーズについて従業員にアンケートとインタビューを行う必要があります:

• モビリティ要件について話し合う
• 最適な働き方を見つける
• 職場のサポート
• 職場のニーズ
• ストレージ
• テクノロジー

騒音レベル、プライバシーレベル、会議スペース、他の人や部門との近さなどの特別なリクエストにも注意が払われます。

従業員がこの動きに同意しない場合、会社の士気と生産性に悪影響が及びます。従業員が、新しいスペースが社内での自分の地位を反映しておらず、仕事をうまく遂行できないと感じている場合、従業員内に何らかの抵抗があることに気づくかもしれません。彼らに苦情を吐き出し、聞いてもらう時間を与えることは、この問題の一部を克服するのに役立つはずです。

マスタープランを作成する

任命された移転マネージャーがオフィスの要件を記入したら、会社のリーダーが簡単に共有、アクセス、更新できるマスター プランを作成する必要があります。この計画では、どのようなタスクが完了し、どのようなタスクが今後行われるのか、責任者、および 会社が移転します。

プロジェクト管理に使用でき、すべての従業員がアクセスできる社内ツールがある場合があります。これにより、社内の全員が移行の進捗状況を常に最新の状態に保つことができ、質問や懸念事項を提起するのに十分な時間が与えられます。彼らはそうしているかもしれない。

計画を立てるときは、異動する従業員の数とプロジェクトの規模を考慮してください。中小企業向けの引越し計画は、大企業の引越し計画に比べてやや簡素に見えます。大きな企業は従業員を収容するために新しい建物を建設するかもしれませんが、これらの計画にはさらに綿密な計画が必要となり、外部リソースのサポートが必要になります。

チェックリストを作成する

理解しやすく、数日、数週間にわたって一貫して更新されるタイムラインを備えた計画を立てたら、どのようなタスクを完了する必要があるか、また、計画を取得したときに今後どのようなタスクが発生する可能性があるかについての最終チェックリストを作成することをお勧めします。オフィスの鍵。

混乱を最小限に抑えるということは、オフィス移転プロセスをできるだけスムーズに行うには、マスター チェックリストが役立ちます。

• 引っ越し予算の作成/確認
• 従業員に定期的に情報を提供するためのコミュニケーション計画を作成する
• 家具と設備（ハードウェアとソフトウェアを含む）の在庫を作成する
• 商用引越し会社を探す
• 潜在的なインテリアデザイナー/建築家に相談する
• 差し迫った移転と新しい住所についてベンダー、クライアント、その他のパートナーに通知する
• オフィスの新しい座席計画を作成して最終決定する
• 引っ越し当日のスケジュールを確定する
• 注文箱と移動用品
• 必要に応じて、新しい会社の文具/名刺/パンフレット/マーケティング資料を注文します
• オフィスが引っ越しの準備ができていることを確認してください (インターネットが動作し、メールアドレスの転送が設定されている)
• 引っ越しの日よりかなり前に、新しいオフィスですべてが稼働していること (電気、インターネットなど) を確認してください
• 移転日の前に新しいオフィスにコーヒーや軽食をストックしておく
• 正式なメールアドレスを変更する
• 引越し会社の協力を得て引越し日のスケジュールを作成する
• 従業員に、いつ、どのように新しいオフィスにアクセスするか（駐車方法と場所を含む）について指示を与える
• 物理的なアイテムを移動する責任を指定します (たとえば、従業員はいつ自分の机を掃除しますか? 自分のコンピューターを移動しますか?)
• 電話番号をリダイレクトする
• 古い鍵を集めてニュースを発行する
• 会社の Web サイト、オンライン マップのリスト (Google マップなど)、会社の電子メールの署名、および古い住所が表示されるその他の場所を更新します
• 旧オフィスに忘れ物がないか確認し、完全に片づけられていることを確認する
• 新しいデスクに着く従業員向けの「ウェルカム パッケージ」を作成し、引っ越しの日をポジティブな体験にするための工夫を追加します

一人でやる必要はない

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