Die drei besten Tipps, um Ihr Büro umzuziehen oder zu verändern

Es wird oft gesagt, dass ein Umzug zu den stressigsten Dingen im Leben eines Menschen gehört. Ein Büroumzug kann für die Verantwortlichen ähnlich stressig sein. Eine Umfrage von E.ON ergab, dass beeindruckende 78 % der Unternehmen den Umzug hinauszögern und sich dafür entscheiden, in ineffizienten, beengten und teuren Einrichtungen zu bleiben.

Langfristig gesehen rentieren sich solche Investitionen jedoch: Die Gebäude sind umweltfreundlicher und effizienter, die Produktivität steigt insgesamt und die Mitarbeiter sind flexibler.

Reibungslose und kosteneffiziente Büroumzüge oder Renovierungen sind für den Erfolg der meisten Unternehmen und das Wohlergehen der Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Ein sorgfältiges Projektmanagement ist unerlässlich. Was als beängstigende Aufgabe erscheinen mag, muss es in Wahrheit nicht sein.

Lesen Sie jetzt unsere drei wichtigsten Tipps für die Anpassung, Modernisierung oder den Umzug Ihres Büros.

Das Büro neu denken – sich auf Wandel einlassen

Irgendwann werden Unternehmen aller Branchen und Grössen einen Teil oder sogar die Gesamtheit ihres Personals und ihrer Geschäftsabläufe verlagern – sei es im Zuge einer Expansion oder Fusion, sei es aufgrund externer Marktbedingungen. Eine Studie aus der Zeit vor der Pandemie zeigt, dass 30 % der Unternehmen in einem Zeitraum von 5,5 Jahren mindestens einmal ihren Standort verlagert haben.

Für viele Unternehmen könnte der Grund darin liegen, dass der Mietvertrag für einen Arbeitsplatz ausläuft und der Gebäudeeigentümer neue Nutzer sucht, oder vielleicht wird das Gebäude selbst abgerissen, um Platz für etwas Neues zu schaffen. Und für viele andere Unternehmen in der Welt nach der Pandemie könnte es der Wunsch sein, die Grösse anzupassen, um den Bedürfnissen einer gemischten Belegschaft gerecht zu werden.

Eine Veränderung kann auch durch den Wunsch ausgelöst werden, effizienter zu arbeiten, die Energiekosten zu senken, die Arbeitsumgebung zu verbessern und die Erfahrung der Mitarbeiter zu steigern.

Kein Umzug ist wie der andere…

Auf den meisten Märkten sind die Arbeitskosten aufgrund von Covid und dem Krieg in der Ukraine in die Höhe geschnellt.

Die Unberechenbarkeit der Preise kann die Planung eines Umzugs mitunter kompliziert machen. Einige grosse Umzüge mit 800-1‘000 Personen werden viele Monate, möglicherweise sogar Jahre im Voraus geplant. Die in der Ausschreibungsphase angegebenen Preise können sich drastisch ändern, es sei denn, sie sind festgeschrieben und die Organisation kann feste Preise garantieren. Ein anfänglicher Festpreis mag teurer erscheinen als ein kurzfristiges Angebot, kann aber auf lange Sicht kostengünstiger sein.

Management der Kosten, die für Ihre Mitarbeiter entstehen

Für viele Crown-Kunden steht nach der Entscheidung für einen Umzug oder eine Renovierung an erster Stelle die Frage, wie sich der Umzug auf die Mitarbeiter auswirken wird – sowohl physisch als auch psychisch.

Entscheidungen über einen Büroumzug werden auf der Ebene der Geschäftsleitung getroffen, und oft fehlt es an Transparenz, wie diese Entscheidung zustande gekommen ist. Die Mitarbeiter sind oft die Letzten, die davon erfahren, und die Art und Weise, wie die Nachricht überbracht und kommuniziert wird, spielt eine grosse Rolle dabei, ob sie positiv aufgenommen wird.

Die Führungsebene, die internen Kommunikationsteams und die Personalabteilung sind in der Regel die Überbringer der Nachricht. Mit den besten Absichten versuchen einige Unternehmen, alle Details eines Umzugs zu klären, bevor die Informationen weitergegeben werden.

Allerdings sind zahlreiche andere Interessengruppen, wie z. B. die IT- und Finanzabteilung an der Entscheidungsfindung beteiligt, und es besteht eine gute Chance, dass die Gerüchteküche ihre Arbeit tut und die allgemeine Büro-Belegschaft von einem bevorstehenden Umzug erfährt, bevor die Nachricht offiziell kommuniziert wird. So wird die Unsicherheit, die die Führungskräfte vermeiden wollten, nur noch verstärkt.

Ein Büroumzug hat massive Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter – Reisen, Standort, Parkplätze, Einrichtungen und sogar ein Umzug. Um Kosten für die psychische Gesundheit und Sorgen Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, müssen sie frühzeitig in den Prozess einbezogen werden.

Selbst in Situationen, in denen die Mitarbeiter mit vollem Engagement und Enthusiasmus bei der Sache sind, könnten sie mit bestimmten Aspekten des Umzugs unzufrieden sein. Die Möglichkeit, unerwünschte Geräte weiterzuverkaufen, aufzuarbeiten oder für wohltätige Zwecke zu spenden, wirkt Wunder für die Wahrnehmung der Mitarbeiter im Hinblick auf die Nachhaltigkeit eines Umzugs.

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