Was ist „Shadow IT“ – und warum belastet sie Ihr Budget?

„Shadow IT“ bezeichnet Technologien, die Mitarbeiter einsetzen, ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung – etwa private Cloudspeicher für Dokumente, persönliche Smartphones für geschäftliche Mails oder externe Messenger, die außerhalb Ihres offiziellen Systems liegen.

Möglicherweise nutzen Ihre Mitarbeiter gerade jetzt unbemerkt eigene Tools – doch was genau steckt dahinter?

„Shadow IT“ bezeichnet Technologien, die Mitarbeiter einsetzen, ohne Wissen oder Genehmigung der IT-Abteilung – etwa private Cloudspeicher für Dokumente, persönliche Smartphones für geschäftliche Mails oder externe Messenger, die außerhalb Ihres offiziellen Systems liegen.

In unserer Serie zur Komplexität im Informationsmanagement haben wir bereits gezeigt, wie sich Unternehmen durch vielfältige Plattformen verzetteln und wie Mitarbeiter Zeit verlieren, wenn sie nach Dokumenten suchen. Nun beleuchten wir, wie Shadow IT entstand und warum sie gefährlich ist.

Warum bleibt Shadow IT oft unentdeckt?

Mitarbeiter greifen nicht auf eigene Tools zurück, um Probleme zu verursachen, sondern aus Bequemlichkeit – besonders, wenn interne Systeme umständlich sind. Ein Marketingmanager nutzt beispielsweise Dropbox, weil es schneller ist als das firmeneigene System – eine Reaktion auf die wahrgenommene „Klobigkeit“ der Legacy-IT.

Warum führt das zu hohen Kosten?

Viele Abteilungen kaufen unbemerkt zusätzliche Abos – besonders in mittleren bis großen Unternehmen. So zahlt HR, Marketing und Vertrieb oft mehrfach für dieselben Dienste.
Der größte Kostenfaktor ist jedoch das hohe Sicherheits- und Reputationsrisiko.

Eine Studie der IBM Security X‑Force zeigt: Fast die Hälfte aller Cyberangriffe hängen mit unkontrollierter oder Shadow IT zusammen. Ein prominentes Beispiel: British Airways erhielt eine Strafe von 20 Mio. £, weil Kundendaten über ein unkontrolliertes (Shadow-IT-)Einfallstor offengelegt wurden.

Wie lässt sich das beheben?

1. Audit durchführen
   Erfassen Sie sämtliche Software und Dienste, die in Ihrer Organisation genutzt werden – inklusive einer Befragung, warum unoffizielle Tools eingesetzt wurden.

2. Konsolidieren und vereinfachen
   Zusammenführen und optimieren überflüssiger Abos und Dienste.

3. Einfach nutzbare, genehmigte Lösungen anbieten
   Mitarbeiter nutzen Shadow IT nur, weil offizielle Systeme unhandlich sind. Intuitive Tools reduzieren dieses Risiko.

4. Zuständigkeiten klären
   Verantwortlichkeiten für Daten und Technologien festlegen – Aktivierung von SSO (Single Sign-On) erleichtert Kontrolle und Zugriff.

5. Schulung und Aufklärung
   Mitarbeiter sollten über Risiken und Regeln im Umgang mit IT informiert werden – idealerweise bereits im Onboarding.

Fazit

Shadow IT ist nur ein Teil der größeren Herausforderung im Informationsmanagement. Wenn Sie den Überblick behalten und Ihre Systeme von Anfang an nutzerfreundlich gestalten, lassen sich Sicherheit, Effizienz und Budgetentlastung deutlich steigern.

➡️ Mehr praktische Strategien finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden: „Challenging complexity in information management“.