So gelingt der Umzug einer Bibliothek

Ganz gleich, ob Sie Ihre Büchersammlungen oder Fachzeitschriften innerhalb desselben Campus oder Gebäudes umräumen möchten, der Umzug einer Bibliothek ist immer ein ehrgeiziges Projekt, bei dem einzigartige und strenge Verfahren anzuwenden sind. Einige Herausforderungen bleiben jedoch unverändert, und es liegt nur an der Art und Weise, wie Sie mit ihnen umgehen, ob Sie Erfolg haben – oder eben nicht.

Planung ist wichtig

Wir haben schon den Umzug von mehreren hundert Bibliotheken bewerkstelligt, und eines ist sicher: Vorbereitung ist die Mutter des Erfolgs. Vor einem erfolgreichen Umzug stehen zahlreiche Vorbereitungssitzungen. Wir empfehlen Ihnen, die gesamte Belegschaft in diese Treffen einzubinden. Auch ein neuer Mitarbeiter kann eine Idee haben, die den Umzug erleichtern und die

Ausfallzeit verkürzen könnte. Dieser Schritt umfasst die folgenden Punkte:

Legen Sie den Umfang des Projekts fest

Was genau soll verlagert werden? Nur die Büchersammlungen oder auch Regale, Möbel, Computerausstattung und Spezialgeräte?

Verkürzen Sie die Ausfallzeit Was erwarten Sie von Ihrem Umzugsprofi, um Ihre Ausfallzeiten zu verkürzen? Soll er ausserhalb der regulären Arbeitszeiten, nachts oder an den Wochenenden arbeiten? Oder soll er einen Bereich nach dem anderen schliessen, damit die Nutzer Ihre Bibliothek weiterhin während der normalen Öffnungszeiten besuchen können?

Umzug von Spezialgeräten

Wenn Ihr Umzug Spezialgeräte umfasst (z. B. geleaste Kopierer, die nicht dem Unternehmen gehören), müssen Sie vorab die Zustimmung der Leasingfirma einholen. Wenn diese Firma von der Kompetenz Ihres Umzugsprofis überzeugt ist, kann sie Ihnen die Genehmigung erteilen, die Geräte an einen anderen Ort zu schaffen. Andernfalls müssen Sie im Einklang mit den Vertragsbedingungen mit der Leasingfirma vereinbaren, dass sie sich selbst um den Umzug der Geräte kümmert.

Regeln für die Lagerung

Stehen Ihnen während des Umzugs vorübergehend Lagerräume zur Verfügung? Verfügt Ihr Umzugsprofi über wasserdichte, sichere und temperaturkontrollierte Lagerräume? Müssen Sie nur Ihre Sammlungen oder auch Ihre Regale lagern?

In der Vorbereitungsphase sollte Ihr Umzugsprofi eng mit Ihnen zusammenarbeiten. Er sollte vor allem an den Besprechungen vor dem Umzug teilnehmen und erklären, wie er mit Ihrem Team zusammenarbeiten und die zwischenzeitliche Nutzung der Räume gestalten will, um den Umzug so effizient und kostengünstig wie möglich durchzuführen. Sie sollten sich auch auf das Beschriftungssystem, den Personalbestand, das Umzugsprogramm (einschliesslich der pro Tag umgelagerten laufenden Meter) und die Fristen verständigen.

Lassen Sie sich von Fachleuten beraten

Jeder Umzug einer Bibliothek ist einzigartig, doch immer kommt es auf die Erfahrung an. Bei dieser Art von Umzug empfehlen wir Ihnen, mit einem erfahrenen Dienstleister zusammenzuarbeiten, der bereits viele Male mit Büchern wie Ihren umgezogen ist.

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Auswahl Ihres Dienstleisters beachten sollten:

Hat der Dienstleister viel Erfahrung mit dem Packen in mehreren Schritten? Welches Beschriftungssystem kommt zum Einsatz?

Ein Umzugsexperte wird mit der Dewey-Dezimalklassifikation, der binären Klassifikation und der Klassifikation der Library of Congress vertraut sein. Er wird Ihre Sammlungen dann in einer strengen Reihenfolge verpacken, je nachdem, für welches System Sie sich entscheiden.

Verfügt er über genügend Material und Fahrzeuge, um Ihre Sammlungen zu schützen, zu transportieren und nachzuverfolgen?

Ein Umzugsprofi verfügt über Kisten, die die Bücher aus einem ganzen Regal fassen können, und Fahrzeuge mit Ladebordwand und Nachverfolgung.

Ist sein Team in Bibliothekssystemen geschult und kann es konsequent am gesamten Projekt arbeiten?

Ein Umzugsprofi wird Mitarbeiter einsetzen, die für die gesamte Dauer des Projekts verfügbar sind, und keine Leiharbeiter, die von einem Tag auf den anderen wechseln.

Haben Sie einen Projektleiter für Ihren Umzug ernannt, der über die nötige Erfahrung verfügt, um diese Aufgabe zu übernehmen?

Bei jedem Umzug einer Bibliothek müssen Sie einen Projektleiter oder Berater mit umfassender Erfahrung in diesem Bereich ernennen.

Welche Methoden werden beim Umzug der Sammlungen angewandt?

Ein Umzugsprofi wird nach einer klaren und detaillierten Methode arbeiten, um Ihre Bibliotheken erfolgreich zu verlagern, und Sie über alle Einzelheiten informieren.

Kann Ihr Dienstleister alle Ihre Umzugsanforderungen erfüllen?

Ein professioneller Umzugsdienstleister verfügt über ein spezialisiertes Team und das nötige Fachwissen, um alle Ihre Anforderungen zu erfüllen, damit Ihre Sammlungen innerhalb der vereinbarten Fristen richtig sortiert neu aufgebaut werden können, Ihre Möbel und Einrichtungsgegenstände unversehrt bleiben und Ihre IT-Ausrüstung vom ersten Tag an funktioniert.

Wie werden die Mitarbeiter vor Ort identifiziert?

Ein Umzugsprofi wird dafür Sorge tragen, dass seine Mitarbeiter vor Ort leicht erkennbar sind, und sie mit Uniformen in den Farben seiner Marke ausstatten. Was den Preis angeht, so denken Sie bitte stets daran, dass der billigste Anbieter nicht immer auch der beste ist. Wichtig ist, dass Sie sich darauf verlassen können, dass er Ihre Sammlungen sicher, fristgerecht und zu den vereinbarten Kosten umlagern kann.