Wie plant man einen Büroumzug?

Ein Büroumzug bedeutet für viele Unternehmen Stress.

Es gilt nicht nur, alle Möbel und elektronischen Geräte von A nach B zu transportieren, sondern auch die Mitarbeiter möglichst reibungslos an den neuen Arbeitsort zu integrieren. Was gilt es bei der Planung eines Firmenumzugs alles zu beachten? Und wie kann der Büroumzug möglichst stressfrei gelingen? Mit unseren Tipps werden Sie nichts vergessen!

Entscheidung interner oder externer Umzug

Bevor Sie sich überhaupt für einen Umzug entscheiden, sollten Sie sicher sein, ob ein interner oder externer Umzug nötig ist. Bei einem internen Umzug wechseln Sie lediglich die Büros innerhalb des Gebäudes. Dies macht Sinn bei internen Umstrukturierungen.

Falls Ihre Büros jedoch zu klein geworden sind oder Sie aus strategischen Gründen den Standort wechseln möchten, passt ein externer Umzug besser in Ihre Pläne. Hier verlassen Sie die alten Räumlichkeiten und siedeln sich in neuen Büros ein.

Für beide Fälle gibt es passende Umzugsunternehmen, die Ihnen den Umzug abnehmen.

Kündigungsfrist altes Mietverhältnis herausfinden

Ein Büroumzug kostet viel Geld. Daher ist es wichtig, doppelte Mietzahlungen so gut es geht zu vermeiden. Lesen Sie sich frühzeitig Ihren Mietvertrag noch einmal durch, um zu wissen, welche die einzuhaltenden Fristen sind. Bedenken Sie jedoch auch, dass Ihr Wunschtermin für den Umzug vielleicht schwer zu bekommen ist. Fragen Sie daher möglichst früh bei einem Umzugsunternehmen Ihres Vertrauens an und planen Sie so lange im Voraus wie möglich.

Bestehenden Vermieter vorab mündlich informieren

Auch Ihr Vermieter muss sich auf den Büroumzug vorbereiten können. Informieren Sie diesen am Besten schon vor Einhaltung der schriftlichen Pflicht auch mündlich über den geplanten Umzug. So lassen sich Übergabetermine besser planen und Sie sind flexibler. Teilweise lässt sich sogar das Vertragsende individuell verhandeln und ist so eine Chance, Geld zu sparen. Bedenken Sie auch, dass der Vermieter eventuell die Büroräume zur Besichtigung bereitstellen möchte. Kommen Sie ihm hier entgegen.

Umzugstermin festlegen

Je früher Sie mit der Planung Ihres Umzugs beginnen, desto besser. Je mehr Personen an der Planung eines Umzugs beteiligt sind, desto komplizierter wird es. Sie müssen sich mit dem Umzugsunternehmen, dem alten und neuen Vermieter und ihren Mitarbeitern absprechen. Versuchen Sie, so weit wie möglich im Voraus einen Termin zu finden, der allen Parteien gerecht wird. Bedenken Sie, dass das Umzugsunternehmen Ihr Büro besuchen muss, um den Umfang des Umzugs einschätzen zu können und Ihnen einen genauen Kostenvoranschlag zu machen.

Neues Mietverhältnis: Mietvertrag unterschreiben

Bevor Sie überhaupt mit der genauen Planung Ihres Umzugs beginnen können, sollten Sie Ihren neuen Mietvertrag unterschreiben. Erst wenn die Anmietung der neuen Räumlichkeiten unter Dach und Fach ist, gehen Sie kein finanzielles Risiko ein, wenn Sie ein Umzugsunternehmen engagieren. Lesen Sie Ihren neuen Mietvertrag genau durch und übersehen Sie keine Details. So gehen Sie sicher, dass Sie sich in Ihren neuen Büros wohlfühlen werden.

Altes Mietverhältnis kündigen

Denken Sie daran, Ihre Kündigungsfristen genau einzuhalten. Das Mietverhältnis Ihrer alten Büroräume sollten Sie schriftlich kündigen. Nach der Kündigung haben Sie in der Regel noch einige Wochen oder sogar Monate Zeit, Ihren Umzug zu organisieren. Bedenken Sie, dass Sie die alten Räumlichkeiten so gut es geht in Stand setzen sollten. Reparieren Sie, was kaputt gegangen ist und lassen Sie alle Räume vor dem Umzug säubern. So vermeiden Sie Strafzahlungen.

Haben Sie noch Fragen?

Wir hoffen, dass Sie sich mit unseren Tipps gewappnet fühlen, Ihren internationalen Umzug anzugehen. Falls Sie jedoch weiterhin unsicher sind oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne hier.