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7 conseils pour bien déménager des bureaux

Le passage à de nouveaux locaux est une étape déterminante dans la vie d’une entreprise. Cependant, changer de bureaux peut facilement se transformer en une opération très stressante.

Pour la personne chargée de superviser le déménagement de l’entreprise vers de nouveaux locaux, les enjeux sont clairs : il s’agit d’une part de minimiser le temps d’interruption, et d’autre part de s’assurer que les nouveaux locaux répondent aux besoins actuels et futurs de votre entreprise.

Dans cet article, nous abordons sept éléments déterminants pour vous aider à réussir votre projet de relocalisation de bureaux.

Written by Youenn Rayer

   

Workspace BU Manager France & CH

Youenn a rejoint Crown Hong Kong en 2007 en tant que commercial pour la division Relocations, en 2014 il devient responsable de la région Sud de la France. Depuis 2019, il a pris la direction de Crown Workspace en France et en Suisse.

1. Coûts d’une relocalisation et répartition du budget

Combien va vous coûter votre projet de relocalisation ?

Budgétiser correctement votre déménagement est essentiel. Sans cela, le risque est que les dépenses s’accumulent, les délais s’allongent, des oublis refont surface et des imprévus surviennent. En tant que responsable d’un projet de relocalisation, vous devrez planifier le budget en pensant à des éléments tels que la décoration intérieure ou les dépenses fixes, mais vous n’êtes probablement pas concerné par les frais légaux ou immobiliers. Pensez bien aux coûts qui sont moins visibles, comme le transport des équipements spécialisés. Anticipez aussi la question des différents accès pour chaque équipe.

Faites-vous accompagner par une entreprise expérimentée en relocalisation de bureaux pour avoir une idée plus précise des dépenses nécessaires.

2. Comment aménager vos nouveaux locaux

Comment faut-il aménager de nouveaux bureaux ?

L’aménagement de vos nouveaux locaux est un élément déterminant. Selon l’état des locaux dans lesquels vous aménagez, vous devrez procéder à de grands travaux ou simplement passer un coup de propre. En fonction de vos besoins, choisissez soigneusement l’entreprise qui se chargera d’aménager vos locaux. En effet, vous devrez vous appuyer sur ce prestataire pour respecter à la fois votre budget, vos délais et vos exigences en termes de qualité. Faites appel aux services d’une personne qui vous aidera à optimiser l’espace dans votre bureau, surtout si votre entreprise est en train de s’agrandir, ou si au contraire vous emménagez dans des locaux plus étroits.

3. Des stratégies de communication efficaces

Qui a besoin de savoir que vous déménagez ?

Le fait de communiquer avec vos équipes sur votre déménagement représente un pilier central pour réussir votre relocalisation. Mettez au point une stratégie de communication pour vous assurer que les différentes parties prenantes, telles que vos clients, vos partenaires commerciaux ou vos anciens et nouveaux bailleurs, sont informées des changements à venir. Selon la situation, vous pourrez par exemple envoyer des emails, mettre à jour votre site internet, distribuer des flyers ou utiliser les réseaux sociaux pour communiquer de manière efficace. Par ailleurs, pensez à informer régulièrement vos employés de l’avancée de votre projet de relocalisation : ils seront moins stressés si vous communiquez de manière proactive.

Enfin, pour une transition sans accroc, informez vos fournisseurs, votre banque, votre assureur et vos voisins de votre déménagement à venir.

4. Manipulez avec soin votre matériel de bureau

Qu’allez-vous faire de votre matériel actuel ?

Réfléchissez bien à ce que vous allez faire de votre matériel de bureau. Vous pouvez choisir de réutiliser ou de faire réparer une partie de votre matériel de bureau : c’est une bonne manière de trouver votre équilibre entre l’ancien et le neuf. En faisant réparer vos meubles ou votre matériel informatique, non seulement vous réduisez votre production de déchets, mais vous réalisez de véritables économies par rapport à des achats de matériel neuf. Selon le prestataire que vous sélectionnez pour accompagner votre relocalisation, vous aurez le choix de réutiliser, vendre ou donner le matériel de bureau dont vous n’avez plus besoin.

5. Une transition fluide pour l’IT et les données

Comment allez-vous relocaliser vos équipements électroniques et votre matériel informatique ? Allez-vous profiter de votre déménagement pour renouveler votre matériel ?

Relocaliser du matériel informatique nécessite une planification rigoureuse. Prenez le temps de réaliser un audit et de programmer chaque étape de votre déménagement, en faisant attention à l’infrastructure réseau que vous utilisez. Vous pouvez tout à fait passer par des centres de données ou des serveurs protégés pour réduire au maximum la période d’indisponibilité et éviter de perdre de précieuses données. Pensez à contacter vos différents prestataires pour vous assurer que vos équipes auront accès à internet et au réseau téléphonique dès qu’elles mettront un pied dans les nouveaux bureaux. Anticipez au mieux les aspects techniques pour réduire autant que possible la période où vos services seront indisponibles.

6. Recyclez les objets dont vous ne voulez plus

Qu’allez-vous faire du matériel dont vous ne voulez plus ?

Changer de bureaux est l’occasion rêvée de faire du tri et de vous débarrasser des affaires dont vous n’avez pas besoin. Pour faire cela de manière écologique, vous pouvez par exemple faire un don à une association pour leur proposer le matériel informatique dont vous souhaitez vous débarrasser, ou bien les mettre à recycler. Ainsi, vous donnez l’exemple en adoptant une attitude éco-responsable.

7. Planifiez soigneusement le déménagement de vos bureaux

Avez-vous les ressources nécessaires pour organiser une relocalisation sans accroc ?

Pour réussir votre déménagement, vous aurez besoin d’établir un plan détaillé et de vous y tenir. Que vous préfériez ou non faire appel à un prestataire pour organiser votre relocalisation, suivre un plan est la meilleure manière de réduire la période d’indisponibilité de vos équipes. Selon le service que vous choisissez, l’entreprise chargée de votre déménagement peut s’occuper d’emballer vos affaires et votre matériel informatique, puis de les déballer à l’arrivée, de démonter vos meubles et de les remonter à l’arrivée, de nettoyer les locaux ou même proposer un support technique complet. Vous n’aurez alors plus qu’à inviter toute votre équipe et vos clients préférés pour sabrer le champagne et fêter votre emménagement.

Dans la vie d’une entreprise, changer de bureaux représente une étape cruciale qui nécessite une préparation minutieuse. En adressant ces sept points essentiels, vous mettez toutes les chances de votre côté pour préparer une transition sans accroc : alignez-vous avec les besoins de votre équipe, réduisez au maximum la période d’indisponibilité et assurez-vous que tout démarre sous les meilleurs auspices dans vos nouveaux locaux.

Contactez notre équipe d’experts dès aujourd’hui pour entamer la relocalisation de votre bureau !

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