Comment organiser un déménagement d’entreprise | Crown

Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Quelles que soient les raisons, les entreprises sont vouées à déménager de temps en temps. Le processus de déménagement d’une entreprise peut sembler complexe, mais en suivant les conseils de professionnels, vos employés pourront s’installer dans les nouveaux locaux rapidement et sans que ce soit une source de stress. Découvrez ci-dessous notre check-list de déménagement d’entreprise.

Analysez les raisons du déménagement

Votre entreprise peut avoir besoin de déménager pour plusieurs raisons, par exemple pour s’agrandir, s’implanter dans un quartier plus dynamique ou se rapprocher de sa clientèle cible. Avant toute chose, analysez l’ensemble des raisons qui motivent ce changement. Avec une vision claire des objectifs, vous serez mieux à même d’orienter l’ensemble du processus.

Choisissez vos nouveaux locaux

Rechercher un nouveau local pour votre entreprise représente une étape déterminante. Évaluez vos besoins en termes de localisation, d’espace, d’accessibilité et de coûts. D’autres critères viennent s’ajouter selon les besoins spécifiques à votre entreprise, par exemple des normes sanitaires ou techniques pour des appareils industriels. Il est recommandé d’envisager et de comparer plusieurs options avant de prendre une décision finale et de signer le bail des nouveaux locaux.

Comparez des entreprises de déménagement

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous aurez besoin des services de déménageurs professionnels pour vous accompagner. Ne serait-ce que pour des raisons légales, il vaut mieux ne pas demander à vos employés de déplacer des cartons ou des meubles. Naviguez sur internet, comparez différentes options et échangez avec plusieurs entreprises avant d’évaluer la qualité des services proposés et les tarifs appliqués. L’expérience montre qu’il vaut mieux dépenser un peu plus pour déménager sereinement et éviter tout risque de complication.

Préparez un rétroplanning

Commencez par définir une date précise pour le déménagement avec la société que vous avez choisir pour vous accompagner. Vous pourrez alors planifier toutes les étapes du processus et mobiliser les ressources nécessaires. Pensez aux éléments comme le démontage des meubles, l’emballage des cartons et le nettoyage des nouveaux locaux après l’emménagement du mobilier.

Faites du tri

Que ce soit des archives inutiles, des chaises de bureau inconfortables, des imprimantes obsolètes ou des tables de réunion bancales, triez un maximum d’affaires pour ne transporter que l’essentiel. Vous démarrerez ainsi la rentrée dans vos nouveaux locaux avec un espace bien organisé. Pensez à donner ou recycler tout ce qui peut l’être : la planète vous en remerciera. Une fois que vous avez dressé la liste de tout le matériel que vous souhaitez déplacer, les déménageurs professionnels auxquels vous avez fait appel se chargeront de l’emballage, du transport et de l’installation.

Informez vos collaborateurs

La communication interne représente une valeur clé dans beaucoup d’entreprises. Informez vos collaborateurs le plus en amont possible et répondez à toutes leurs questions ou inquiétudes. Faites preuve de transparence pour rassurer au mieux vos équipes.

Préparez les démarches administratives

Selon que votre entreprise est propriétaire ou locataire des locaux actuels, et selon vos projets pour la suite, pensez à envoyer le préavis de départ au propriétaire, à informer tous vos fournisseurs et partenaires de votre nouvelle adresse, et à mettre à jour tous les documents concernés, y compris les fiches de paie des employés.

Prévoyez un nouveau mobilier adapté

Un déménagement est une excellente occasion de renouveler votre mobilier et vos équipements. Pensez à consulter vos employés pour leur demander leur avis, et ajoutez ces dépenses dans le budget de votre déménagement.

Organiser un déménagement d’entreprise peut sembler impressionnant au premier abord. Pourtant, une suivant notre check-list de déménagement d’entreprise, tout devrait se dérouler sans accroc.

Si votre entreprise a des besoins spécifiques, pensez à contacter le plus tôt possible votre société de déménagement : leurs équipes prendront les mesures nécessaires pour déménager tous vos équipements ou vos appareils industriels. Le plus important reste de choisir une entreprise de déménageurs professionnels qui réponde à tous vos besoins, tant en termes d’efficacité que de sécurité pour vos équipes et votre matériel.