Bagaimana cara mendapatkan hasil maksimal dari anggaran relokasi kantor Anda?

Mengelola proyek relokasi kantor tanpa berlebihan bisa menjadi tantangan. Karena kompleksitasnya, pemindahan kantor dapat menjadi mimpi buruk untuk mengelola proyek dan bahkan lebih sulit untuk dianggarkan secara akurat, terutama mengingat biaya tersembunyi yang dapat muncul tiba-tiba.

Setiap tahap relokasi dapat menimbulkan masalah – bahkan bagi Manajer Fasilitas yang paling berpengalaman. Meskipun demikian, ada peluang besar untuk dengan cerdik mengurangi pengeluaran Anda sambil tetap memberikan lingkungan kerja berkualitas tinggi untuk kolega Anda. Berikut adalah beberapa tip yang dapat Anda gunakan untuk melakukan perpindahan kantor yang mulus dengan biaya lebih murah.

Menganggarkan perpindahan

Menganggarkan secara akurat perpindahan kantor benar-benar menantang. Tanpa banyak pengalaman atau pengetahuan, mungkin sulit untuk menyusun anggaran tanpa bantuan. Memperoleh pengetahuan dari setiap aktivitas yang terlibat dalam pemindahan akan memberikan dasar yang kuat untuk menyusun anggaran yang lebih akurat.
Untuk memulai, Anda harus mempertanyakan beberapa hal:

• Berapa banyak staf yang pindah?
• Kegiatan operasional apa yang perlu tetap berjalan selama pemindahan?
• Perlengkapan, arsip, dan furnitur apa yang perlu dipindahkan?
• Apa yang akan Anda lakukan dengan apa yang tertinggal?
• Apakah ada batasan yang akan mempengaruhi pemindahan?
• Kapan setiap fase pemindahan harus diselesaikan?
• Apa yang perlu Anda lakukan untuk membersihkan dan mengembalikan kondisi kantor lama?
• Dapatkah Anda mengelola sendiri proyek tersebut dengan nyaman?

Mengatasi pertanyaan-pertanyaan ini akan memungkinkan Anda untuk memikirkan setiap aspek proyek pemindahan kantor Anda, ini berfungsi sebagai dasar untuk rencana proyek relokasi kantor formal. Rencana yang komprehensif akan membantu Anda untuk mencapai anggaran Anda dan mengurangi pengeluaran berlebihan.

Perencanaan pemindahan

Perencanaan adalah komponen penting dari proyek relokasi kantor yang sukses. Tidak hanya memungkinkan Anda memperkirakan biaya secara akurat, tetapi juga memungkinkan Anda mempertimbangkan potensi penghematan biaya dan meminimalkan gangguan yang merugikan. Semakin awal Anda memulai perencanaan aktivitas, semakin baik. Anda juga harus berusaha untuk melibatkan vendor layanan relokasi kantor pada tahap sedini mungkin untuk memastikan kepindahan Anda dikirim tepat waktu dan sesuai anggaran. Untuk membuat rencana proyek relokasi kantor yang komprehensif, Anda harus:

• Buat daftar semua pemangku kepentingan yang terlibat – meninjau kebutuhan dan kondisi proyek
• Catat kendala yang akan terjadi – segala sesuatu yang berdampak pada setiap tahap perpindahan Anda harus dicatat secara resmi
• Merencanakan rencana cadangan – gangguan pada proyek relokasi tidak dapat dihindari, jadi mencatat beberapa opsi jika hal ini muncul akan sangat bermanfaat
• Fase aktivitas dalam timeline proyek Anda – untuk menghindari aktivitas yang berlebihan, mengurangi ketergantungan pada aktivitas yang harus diselesaikan tepat waktu

Mungkin akan membantu untuk berbicara dengan mitra layanan relokasi Anda tentang layanan manajemen pemindahan yang mereka sediakan untuk mendukung proses perpindahan Anda.

Jual kembali peralatan yang tidak diperlukan

Jika Anda memilih furnitur baru, ada cara untuk mendapatkan kembali sejumlah dana dari sisa furnitur yang berlebihan , sambil menghindari biaya dan dampak lingkungannya. Jika masih dalam kondisi baik, Anda dapat menjualnya dan mengembalikan sebagian dari pengeluaran Anda. Ini bisa menjadi proses yang memakan waktu, itulah sebabnya banyak Manajer Fasilitas menghindari penjualan kembali peralatan IT yang berlebihan. Namun, beberapa penyedia layanan terintegrasi dapat memberikan dukungan pemasaran dan penjualan yang diperlukan untuk menjual kembali perabot kantor dan peralatan IT yang tidak diinginkan tanpa memengaruhi kerangka waktu relokasi Anda atau membuat beban kerja tambahan untuk Anda dan tim Anda.

Siapkan ruang kantor Anda untuk masa depan

Karena biaya yang besar dan kompleksitas yang ada, relokasi kantor cenderung menjadi keputusan yang dipaksakan oleh kebutuhan daripada keinginan. Perpindahan umumnya merupakan cerminan dari strategi bisnis, baik itu perampingan untuk membuat segala sesuatunya lebih efisien, peningkatan ukuran untuk memenuhi pertumbuhan, atau sekadar pindah lokasi untuk keuntungan kompetitif.

Perencanaan di masa depan akan membantu Anda menghemat biaya dalam jangka panjang, jadi mungkin berguna untuk menyesuaikan kantor Anda dengan mempertimbangkan perluasan 5-10%. Hal ini akan mencegah Anda menghabiskan biaya lebih banyak, beberapa bulan atau tahun ke depan.

Kurangi limbah

Biaya pengiriman peralatan ke tempat pembuangan sampah terus meningkat, tetapi ketika proyek relokasi menghasilkan begitu banyak limbah, pilihan yang paling terjangkau adalah mengurangi limbah itu dan meminimalkan biaya pembuangan , memastikan bahwa barang yang tidak dapat digunakan kembali didaur ulang jika memungkinkan.

Rencanakan proyek Anda sebelumnya dan mencari bantuan dari luar pada tahap paling awal akan membawa Anda ke proyek relokasi yang hemat biaya tanpa kompromi dalam pengiriman. Dengan adanya rencana sejak awal, Anda dapat mulai mencari cara untuk mengurangi limbah dan menyelesaikan proyek sesuai anggaran.

Jika Anda sedang dalam proses menganggarkan proyek relokasi kantor Anda – atau sedang mencari cara untuk mengurangi pengeluaran Anda – hubungi salah satu spesialis relokasi kantor kami hari ini.