Apakah sekarang saatnya kantor kembali jadi personal?

Selama puluhan tahun konsep kantor terbuka (open office) diperkenalkan sebagai solusi modern untuk hampir semua permasalahan tempat kerja: Tim kerja terkotak-kotak? Buka sekat ruang agar lebih mudah berkolaborasi. Komunikasi buruk? Kumpulkan semua orang dalam satu ruangan besar. Khawatir dengan produktivitas tim kita? Atur posisi meja agar mudah dipantau.

Akhirnya dinding dibongkar, ruangan dibuka lebar, berharap kolaborasi akan bertumbuh. Tapi jika Anda bertanya pada orang-orang yang bekerja di ruang yang demikian, kemungkinan besar Anda tidak akan mendengarkan pujian. Yang sering terdengar justru permintaan yang jauh lebih sederhana: meja kerja milik sendiri, ruangan yang tenang untuk fokus, dan tempat di mana mereka bisa menyelesaikan pekerjaan tanpa gangguan.

Terkadang sebagian besar permintaan karyawan terdengar terlalu idealis. Tapi sebenarnya permintaan tersebut tidak membutuhkan biaya yang besar, dan jika dibandingkan dengan peningkatan produktivitas, permintaan ini justru bisa memberikan hasil yang sangat positif.

Lebih dari sekedar estetik: apa sebenarnya yang diinginkan pekerja kantoran?

Setelah bertahun-tahun dipercaya, konsep kantor terbuka kini mulai dipertanyakan.
Beberapa bukti bahkan menunjukkan bahwa lingkungan yang sepenuhnya terbuka bisa berdampak buruk, bukan hanya untuk kesehatan mental, tapi juga fisik.

Kantor terbuka dulunya dijanjikan untuk mendorong kolaborasi. Tapi kini semakin banyak orang justru menginginkan hal yang sebaliknya: ruang pribadi. Keinginan ini bukan dipicu oleh nostalgia bilik kerja. Tetapi oleh kesadaran bahwa lingkungan kerja harus berfungsi sesuai dengan tujuan utamanya: untuk membuat karyawan bahagia dan produktif. Karena, tidak dapat dipungkiri bahwa kenyamanan saat bekerja di kantor adalah syarat penting bagi seseorang untuk bisa bekerja dengan baik.

Manajemen dan karyawan sering tidak selaras tentang apa yang diinginkan dari tempat kerja

Riset terbaru menunjukkan adanya jarak yang semakin besar antara ekspektasi manajemen dengan kebutuhan karyawan. Meski banyak kantor terlihat fleksibel, kenyataan saat bekerja di dalamnya sering kali berbeda. Sistem berbagi meja atau hot-desking memang efisien dari sisi biaya, tapi nyatanya bisa mengganggu konsentrasi. Bayangkan, seberapa sering Anda harus “mengungsi” ke ruang meeting hanya untuk bisa benar-benar fokus menyelesaikan proyek penting?

Tren ini bisa diukur. Dalam laporan kami berjudul “Is it time to kill the open office, for good?”, para pekerja mengaku akan lebih tertarik kembali ke kantor jika tempat kerja bisa menyediakan lingkungan yang mendukung fokus sekaligus fleksibilitas. Fasilitas seperti monitor kedua, ruang tenang, dan rancangan lingkungan kerja yang nyaman bisa jadi daya tarik besar bagi tren “kembali ke kantor” yang sering kita dengar setelah masa pandemi COVID, terutama bagi mereka yang selama ini merasa kerja di rumah jauh lebih efisien.

Jangan takut memberi ruang pribadi

Salah satu hal terpenting dari hasil riset kami adalah bahwa ruang pribadi yang tenang di kantor bukan lagi dianggap sebagai tambahan. Sebanyak 80% pekerja menyebutnya sebagai kebutuhan. Memang, kantor terbuka menjanjikan kolaborasi dan banyak hal lainnya. Tapi pada kenyataannya, banyak ruang kerja terbuka justru berubah menjadi tempat yang tidak terstruktur, di mana kolaborasi malah tidak muncul secara spontan maupun efektif. Dan satu hal yang sering terjadi: seberapa nyaman Anda membahas strategi kerja dengan rekan Anda, ketika ada 30 orang lain di sekeliling Anda yang ikut mendengarkan?

Tentu saja ruang rapat tetap penting. Tapi setelah rapat, sering kali kita butuh waktu untuk membahas dan memproses informasi dengan cara kita masing-masing. Hasil riset kami menunjukkan bahwa ritme kerja yang ideal terbentuk dari kombinasi antara kerja kolaboratif dan waktu untuk fokus secara individual.

Dan pola kerja ini hanya akan berjalan baik jika secara fisik juga didukung dengan desain ruang yang sesuai.

Bagaimana mendapatkan sisi terbaik dari kedua dunia

Menghadirkan kembali ruang pribadi bukan berarti harus kembali ke model kantor lama di tahun 80-an (Harvard Business Review pernah membahas tentang evolusi ruang kerja sebelumnya); meski patut diingat juga bahwa tidak semua hal dari masa lalu itu buruk. Sering kali, solusinya cukup sederhana: menyediakan meja kerja tetap, dan ruang tenang yang memang dirancang untuk fokus, bukan sekedar menggunakan ruang meeting yang tidak terpakai.

Libatkan juga karyawan dalam proses pembentukan lingkungan kerja mereka. Hal penting yang perlu diperhatikan ketika Anda hendak merancang ruang kerja adalah untuk melibatkan tim konsultan sejak dini. Mulai dari hal kecil seperti loker pribadi, pengaturan ketinggian meja, hingga tampilan layar yang familier. Lebih jauh lagi, kami merekomendasikan Anda untuk mengijinkan karyawan memiliki waktu kerja pribadi, bisa dalam bentuk pengadaan ruang rapat kecil yang dapat digunakan oleh karyawan untuk kerja individual, bukan hanya untuk rapat tim.

Pada akhirnya hal penting yang perlu diingat adalah: ini bukan soal mematikan kolaborasi. Dari pengalaman kami bekerja sama dengan ratusan perusahaan besar, kantor yang paling efektif adalah yang dibentuk atas dasar kebutuhan nyata manusia—bukan tren desain, atau jargon yang sedang populer. Membawa orang kembali ke kantor berarti memberikan mereka alasan yang masuk akal untuk kembali. Dalam hal ini: Sedikit ruang pribadi bisa memberi dampak besar.

Ingin tahu lebih jauh tentang perubahan cara berpikir ini? Baca laporan lengkap kami: Apakah saatnya untuk mengakhiri format ruang kantor terbuka?

Laporan ini berisi wawasan dari lebih dari 1.000 pekerja kantor dan 250 pemimpin fasilitas dari berbagai negara.