Lima Kesalahan Termahal Saat Mendesain Kantor Baru

Mendesain kantor baru adalah sebuah proyek besar, terutama di lingkungan kerja hybrid (dan yang sangat sensitif terhadap biaya) saat ini. Artinya, setiap keputusan desain harus mampu memberikan nilai nyata, atau Anda berisiko membiarkan area yang mahal menjadi kosong sia-sia. Bagi para Facilities Manager dan pemimpin tempat kerja, menghindari langkah keliru yang mahal selama proses fit-out atau renovasi kantor dapat menghemat banyak uang dan menghindari sakit kepala di kemudian hari.

Jadi, apa saja lima kesalahan paling mahal dalam desain kantor baru, mengapa hal itu bisa terjadi, dan yang terpenting, bagaimana cara menghindarinya?

Luis Contreras, Managing Director Crown Singapore, mengatakan: “Kami melihat kasus-kasus di mana perusahaan berinvestasi pada kantor baru beberapa tahun lalu, hanya untuk menemukan bahwa setengah dari meja kerja yang ada malah kosong, atau karyawan jadi sulit berkonsentrasi. Perencanaan yang buruk adalah penyebabnya.”  

 

1. Mendesain Kantor Baru Tanpa Data: Pemborosan Area = Pemborosan Uang

Kesalahan: Memulai desain kantor hanya berdasarkan intuisi tanpa perencanaan berbasis data tentang bagaimana karyawan Anda bekerja.

 

Mengapa ini mahal? Properti komersial itu mahal, sehingga area yang tidak terpakai sama dengan membuang-buang uang. Banyak perusahaan masih mendesain kantor dengan asumsi kehadiran penuh atau menggunakan rasio lama, hanya untuk mendapati sebagian besar area tersebut menganggur.

Perusahaan-perusahaan di Amerika memperkirakan kerugian sekitar $150 miliar setiap tahunnya akibat ruang kantor yang kurang dimanfaatkan (sekitar 40% dari seluruh area kantor kosong yang tidak digunakan kapan saja).

Bahkan di Inggris, tingkat kehadiran di kantor berada di bawah 50% pasca-pandemi, yang berarti tata letak tradisional dengan rasio 1 meja per orang (1:1 desk-per-person) akan menyisakan barisan meja kerja yang kosong di sebagian besar hari, yang semuanya tetap memerlukan biaya operasional.

 

Cara menghindarinya: Sebelum menyetujui floor plan (denah lantai), kumpulkan data tingkat keterisian (occupancy counts), penggunaan ruang rapat, tingkat kehadiran pada jam sibuk vs. luar jam sibuk (peak vs. off-peak), serta bagaimana tim yang berbeda menggunakan ruang tersebut.

Sebagai contoh, sebuah kantor pusat berukuran 50.000 kaki persegi mungkin sebenarnya hanya membutuhkan 30.000 kaki persegi jika jadwal kerja hybrid membuat setengah dari staf bekerja secara remote (jarak jauh) pada hari tertentu.

Jika memungkinkan, Anda bisa mengumpulkan data utilisasi ruang dari sensor. Jika investasi tersebut dirasa terlalu tinggi, metode survei juga bisa digunakan. Kemudian, susun desain awal yang sesuai dengan pola-pola tersebut. Di sini, Anda merencanakan ruang berdasarkan kebutuhan nyata dan melakukan optimalisasi sejak awal, bukan setelah semuanya selesai.

 

2. Memulai Proses Desain Kantor Tanpa Melibatkan Karyawan dalam Diskusi

Kesalahan: Mengambil keputusan desain tanpa masukan dari karyawan (kami telah membahas ini sebelumnya, begitu pula Forbes dan media lainnya, sehingga hal ini menjadi poin perdebatan yang semakin penting). Hal ini dilakukan baik untuk menghemat waktu atau karena pihak manajemen berasumsi bahwa mereka sudah tahu apa yang diinginkan staf.

 

Mengapa ini mahal? Hal ini hampir pasti membuat Anda mengabaikan kebutuhan orang-orang yang benar-benar menggunakan kantor, karena tidak ada yang mau bertanya kepada mereka. Hasilnya bisa berupa tingkat kehadiran yang lebih rendah dari perkiraan, yang justru bertolak belakang dengan apa yang ingin Anda capai! Kami juga mengetahui bahwa hal ini memicu tingginya angka perputaran karyawan (staff turnover).

Itu adalah kerugian finansial langsung (biaya onboarding) yang terkait dengan kesalahan desain yang sebenarnya bisa dihindari, bukan sekadar konsekuensi emosional yang abstrak. Dalam kasus di Inggris, biaya untuk mengganti anggota staf yang berpengalaman adalah sekitar enam hingga sembilan bulan gaji (CIPD di Inggris menyediakan kalkulator yang berguna untuk hal ini, jika Anda ingin melakukan perhitungan kasar).

 

Cara menghindarinya: Libatkan karyawan Anda sejak awal melalui survei, workshop, atau focus group; mana saja yang paling efektif. Tanyakan apa yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka (area tenang? ruang kolaborasi? ruang konferensi yang memadai?). Menurut riset tempat kerja, alasan utama orang datang ke kantor adalah untuk interaksi tatap muka.

Pengalaman kami sendiri menunjukkan bahwa kantor yang didesain dengan proses kreasi bersama (co-creation) dengan karyawan menunjukkan tingkat adopsi dan morale (semangat kerja) yang lebih baik. Bahkan tindakan sederhana seperti membagikan konsep desain kepada staf untuk mendapatkan masukan atau melibatkan perwakilan karyawan dalam sesi perencanaan dapat sangat membantu. Selain itu, kami menemukan bahwa karyawan dapat mendeteksi kebutuhan praktis yang dapat menghemat uang di kemudian hari (misalnya, tim HR mungkin menunjukkan bahwa mereka membutuhkan penyimpanan file yang dapat dikunci).

 

3. Tidak Menyiapkan Kantor untuk Masa Depan (Future-Proofing)

Kesalahan: Membuat kantor yang indah untuk saat ini tanpa mempertimbangkan bagaimana kebutuhan akan berubah dalam beberapa tahun ke depan. Ini termasuk tata letak yang kaku dan infrastruktur tetap (dinding permanen, perabotan built-in, meja kerja dengan instalasi kabel permanen) yang tidak fleksibel seiring perkembangan bisnis Anda.

 

Mengapa ini mahal? Jika desain Anda tidak fleksibel, hal itu akan menjadi beban dalam jangka panjang. Terutama jika Anda perlu melakukan ekspansi dalam beberapa tahun ke depan; tim bisa bertambah atau menyusut, gaya kerja baru bermunculan, dan teknologi terus maju. Jika tata letak tidak dibangun dengan asumsi bahwa perubahan akan terjadi, maka hal itu berarti akan ada renovasi yang mahal atau bahkan relokasi lain yang jauh lebih cepat dari yang direncanakan.

Sebagai contoh, memindahkan dinding atau memasang kembali kabel untuk ruang tim baru dapat memakan biaya hingga £150/$200 per kaki persegi untuk pekerjaan modifikasi (retrofit) (yang dengan mudah mencapai ratusan ribu poundsterling di kantor pada umumnya). Bandingkan dengan merancang elemen fleksibel sejak awal (seperti partisi yang dapat dipindahkan) yang mungkin hanya menambah sedikit biaya awal sekitar 20%, tetapi dapat menghemat 200–300% untuk modifikasi di masa mendatang.

 

Cara menghindarinya: Terapkan tata letak dan infrastruktur yang fleksibel sejak awal. Misalnya, gunakan dinding modular, furniture yang dapat disesuaikan, serta raised floor (lantai panggung) atau solusi daya di langit-langit yang memungkinkan Anda melakukan rekonfigurasi tanpa konstruksi besar. Rencanakan kombinasi berbagai jenis ruang (focus pod, area tim, ruang serbaguna) yang dapat dialihfungsikan sesuai kebutuhan.

Apakah apa yang Anda rencanakan ini pada dasarnya memiliki skalabilitas? Latihan mental singkat: andai jumlah karyawan Anda tumbuh 20% tiga tahun kemudian dan Anda beralih ke gaya kerja yang lebih kolaboratif, bisakah ruang tersebut mengatasinya? Di sinilah skenario yang disebut “test-fit” menjadi sangat berguna (dan perusahaan desain kantor yang baik akan membantu Anda dalam hal ini).

 

4. Mengikuti Tren Alih-alih Memilih Apa yang Berfungsi dengan Baik

Kesalahan: Terjebak dalam estetika yang sedang tren dan mengabaikan kenyamanan dasar serta fungsionalitas yang membuat kantor menjadi produktif. Ini termasuk memangkas anggaran untuk desain akustik, pencahayaan, furniture ergonomis, dan kombinasi ruang yang tepat (menyeimbangkan area kolaboratif vs. zona tenang).

 

Mengapa ini mahal? Kantor yang terlihat memukau namun tidak praktis dapat menurunkan performa kerja. Contoh bagus yang mungkin belum pernah Anda dengar adalah masalah akustik yang buruk, yang merupakan masalah besar dan sering berulang di kantor-kantor baru: kebisingan berlebih di area open-plan dapat memangkas produktivitas hingga 66% menurut World Economic Forum, karena orang-orang kesulitan untuk fokus.

Kami juga menemukan hal serupa dalam riset kami sendiri. Jika karyawan tidak dapat berkonsentrasi, pekerjaan mereka akan melambat (and sebagian akan memilih bekerja dari rumah untuk menghindari kebisingan tersebut).

Faktanya, laporan dari produsen office pod Framery menunjukkan bahwa para pekerja pengetahuan (knowledge workers) kehilangan waktu dua jam per hari akibat kebisingan dan interupsi. Secara intuitif, jika ergonomi dasar diabaikan (kursi yang tidak nyaman adalah contoh klasiknya), Anda mungkin akan melihat peningkatan masalah kesehatan atau absensi, yang berdampak langsung pada profit perusahaan. Tentu, Anda bisa melakukan retrofit, tetapi biaya modifikasi belakangan bisa mencapai dua atau tiga kali lipat dari biaya desain asli.

 

Cara menghindarinya: Prioritaskan fungsi sejak awal. Saat Anda merencanakan kantor baru, pertimbangkan realitas sehari-hari seputar akustik (tambahkan karpet, panel akustik, zona tenang), pencahayaan (memaksimalkan cahaya alami, pencahayaan buatan yang berkualitas), kenyamanan suhu, dan ergonomi (kursi berkualitas, meja sit-stand). Tidak perlu berlebihan (overengineer) dalam mencari solusi. Cukup desain untuk kebutuhan orang-orang, bukan hanya untuk foto majalah.

David Brewster, Commercial Director Crown Workspace, menambahkan: “Jangan remehkan hal ‘dasar’ seperti kontrol kebisingan dan pencahayaan. Dalam banyak kasus, panel kedap suara pada dasarnya akan mendatangkan keuntungan yang sebanding dengan biaya yang dikeluarkan.” 

 

5. Melewatkan Change Management dan Tidak Memiliki Rencana yang Jelas tentang Bagaimana Karyawan Akan Menggunakan Kantor Baru

Kesalahan: Menganggap desain kantor murni sebagai proyek konstruksi fisik bangunan dan gagal merencanakan aspek manusia dari perubahan tersebut: Tidak menjelaskan ruang kerja baru kepada karyawan, tidak memperbarui kebijakan (untuk penggunaan meja, hari kerja remote, dll.), dan sebagainya.

 

Mengapa ini mahal? Desain yang bagus sekalipun bisa gagal jika karyawan tidak dipandu tentang cara menggunakannya. Karyawan mungkin akan kembali ke kebiasaan lama (menduduki satu meja sepanjang hari) atau menghindari area yang asing bagi mereka.

Hal itu menyebabkan kurangnya pemanfaatan fasilitas baru dan potensi frustasi (“Apakah saya boleh duduk di sini? Apakah boleh menulis di dinding ini?”). Salah satu hal yang selalu kami tekankan kepada klien adalah bahwa komunikasi yang jelas harus terus berlanjut bahkan setelah bangunan baru selesai. Kerugiannya adalah hilangnya semua nilai dari fitur-fitur yang sudah Anda bayar mahal, tetapi tidak diadopsi oleh karyawan.

 

Cara menghindarinya: Perlakukan desain ulang kantor sebagai proyek bangunan sekaligus proyek change management (manajemen perubahan) secara bersamaan. Jauh sebelum tanggal kepindahan, komunikasikan dengan tim Anda tentang apa saja yang berubah dan mengapa. Jelaskan bagaimana ruang-ruang baru tersebut dimaksudkan untuk digunakan (“Area lounge terbuka ini adalah untuk diskusi santai atau brainstorming; focus booth baru kami adalah untuk pekerjaan yang butuh ketenangan atau telepon pribadi”). Sediakan tur orientasi atau sesi pelatihan tentang penggunaan alat-alat baru seperti, katakanlah, aplikasi pemesanan meja (desk booking app). Upaya awal yang tidak seberapa dalam change management ini akan melindungi laba atas investasi (return on investment) Anda yang besar dalam desain dan fit-out.

 

Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan. Berita baiknya adalah sebagian besar kesalahan desain kantor yang mahal umumnya dapat dicegah. Dengan melibatkan karyawan, berfokus pada fleksibilitas, dan memilih fungsi daripada tren, Anda akan membangun sesuatu yang mendukung organisasi dan profit perusahaan tanpa harus menanggung biaya tersembunyi dari ruang yang sia-sia dan staf yang tidak bahagia.

Sebelum keputusan desain dikunci, ada baiknya Anda berdiskusi dengan spesialis tempat kerja mengenai tujuan dan asumsi Anda. Ingin memulai langkah awal untuk pindah kantor atau membuat desain yang sepenuhnya baru? Pertimbangkan untuk meng-hubungi tim kami untuk konsultasi tahap awal pada proyek kantor Anda yang akan datang; terkadang diskusi singkat di awal dapat menghemat banyak biaya di masa depan.