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5 aspetti da tenere a mente quando un ufficio cambia sede

Il trasferimento di un’azienda con il cambio di sede di un ufficio è sempre un momento entusiasmante, ma per chi deve gestirne gli aspetti logistici può essere un vero grattacapo. In un sondaggio condotto da E.ON, nell’elenco delle attività più stressanti di cui si occupano i dirigenti, il cambio della sede si è piazzato al secondo posto. Non sorprende, dunque, che addirittura il 78% delle aziende finisca col rimandare un trasferimento, preferendo restare in una sede inefficiente, angusta e magari anche costosa pur di evitare tutto lo stress che comporta un trasloco.

La cosa fondamentale che deve tenere presente chi è alle prese con il cambio di sede di un ufficio, qualunque sia la sua natura, è l’esigenza di ridurre al minimo i disagi, assicurando che il nuovo spazio soddisfi le esigenze attuali e future dell’azienda. Dato che il cambio di sede è un momento cruciale per l’azienda e per tutti i colleghi, i project manager responsabili del trasferimento (che normalmente coincidono con la figura del facility manager) non possono lasciare nulla al caso: organizzazione, gestione e approvvigionamento vanno curati nei minimi dettagli, rendendo al contempo il processo il più agevole possibile. 

Durante un trasferimento gli errori si pagano caro. Per evitarli, abbiamo stilato un elenco dei cinque aspetti fondamentali da tenere a mente per gestire al meglio il cambio di sede del proprio ufficio. 

1. Comunicazione

Chi bisogna informare del trasferimento?

Una comunicazione efficace è fondamentale per un trasferimento senza intoppi. Anche se questo ambito non è sempre di competenza del facility manager, se la comunicazione rientra tra le tue mansioni, è fondamentale predisporre una strategia per informare tutti del trasferimento. Ci sono diversi metodi per avvisare clienti, fornitori, locatori e altri soggetti. Per esempio potresti: 

  • accludere alle ricevute e alle fatture un avviso o un bigliettino con il nuovo indirizzo
  • inviare un’apposita e-mail o una lettera cartacea
  • inserire un avviso sul sito internet dell’azienda
  • aggiungere un post scriptum in fondo alle e-mail
  • scrivere un post sui social media
  • non dimenticare di aggiornare l’indirizzo della tua azienda su Google, sugli articoli di cancelleria dell’ufficio, sul sito aziendale e in calce alle e-mail.

Spesso la riuscita di un trasferimento dipende da aspetti intangibili come questi. Coinvolgere attivamente i dipendenti e informarli di tutte le novità è importante per ridurre l’ansia che il trasferimento può generare. Prestare ascolto a eventuali timori, poi, aiuterà a far fronte ad alcuni dei problemi che potrebbero presentarsi, evitando di farsi trovare impreparati. 

Fin da subito, è bene informare del trasferimento i fornitori con cui attualmente sono attive le utenze. Dovrai controllare i contratti e scoprire le modalità per inviare una notifica ufficiale della disdetta, tenendo presente che in alcuni casi sono previsti dei termini di preavviso. 

Non bisogna neppure dimenticare di avvisare la banca e le compagnie di assicurazione! È anche opportuno informare i vicini, tanto quelli vecchi quanto quelli nuovi. 

2. Arredi

Che fine faranno gli arredi del tuo ufficio?

Per quanto riguarda i mobili, verrebbe da pensare che le soluzioni siano solo due: si deve scegliere se portarli con sé nella nuova sede o sostituirli con mobili nuovi di zecca. In realtà, però, è percorribile anche una terza via, che potrebbe assicurare i vantaggi dell’una e dell’altra soluzione: il restyling o la rigenerazione degli arredi esistenti.

Questi interventi doneranno nuova vita ai mobili, in modo da adattarli al mutare delle esigenze o semplicemente agli standard di design più all’avanguardia. Un approccio di questo tipo comporta

numerosi vantaggi, poiché riduce notevolmente gli sprechi e i costi rispetto all’acquisto di mobili nuovi. La rigenerazione delle sedie da scrivania può costare l’80% in meno rispetto all’acquisto di una sedia nuova. Un altro vantaggio di non poco conto è sul fronte della sostenibilità: questa scelta consente di accumulare punti per ottenere le certificazioni BREEAM o SKA.

Un fornitore di servizi integrati dovrebbe essere in grado di proporre diverse opzioni per i vecchi arredi. Potrebbe essere in grado di portare a termine questi progetti di rigenerazione in tempi molto stretti o fornire anche altre soluzioni, per esempio occuparsi di ogni aspetto della vendita dei mobili usati per conto della tua azienda.

3. Dispositivi informatici, dati, computer e connessioni

Quali accorgimenti adotterai nel trasferimento delle apparecchiature elettriche e informatiche? O coglierai quest’occasione per aggiornare le tue dotazioni?

Quando si trasferiscono le attrezzature informatiche, gli aspetti da considerare sono davvero tanti. Dato che oggigiorno sono fondamentali per l’operatività di quasi tutte le aziende, bisogna prestarvi particolare attenzione.

Computer fissi

Ogni collega avrà il suo setup, sia in termini di configurazione sia di schermo. Prima del trasferimento dovrai predisporre un audit mirato, in modo da riprodurre esattamente il setup e consentire di utilizzare da subito le attrezzature nel nuovo ufficio. Dopo il trasferimento delle apparecchiature, da eseguire con la massima cura, esse vanno rimesse in servizio e collegate a infrastrutture di rete talora complesse. Dato che questi sistemi ospitano dati sensibili la cui sicurezza va garantita, è essenziale affidarne la messa in servizio a ingegneri a cui siano state rilasciate le abilitazioni di sicurezza.

Data centre e Server

I server su cui sono ospitati dati business-critical devono essere trasferiti con la massima attenzione e sicurezza, riducendo al minimo indispensabile i tempi di inattività. A tal fine la migrazione

deve avvenire senza soluzione di continuità, in modo sicuro e con una programmazione ottimale di ogni passaggio.

Eventuali guasti, avarie o sottrazioni di dati possono comportare enormi ricadute economiche. È importante che le attrezzature vengano monitorate durante il trasporto e spostate utilizzando imballaggi appositi per assicurarne la sicurezza e prevenire l’accumulo di elettricità statica.

Attrezzature in leasing

Prima di spostare alcune attrezzature potrebbe essere necessario richiedere l’approvazione del fornitore, per evitare di violare i termini della garanzia o del contratto d’assistenza. Per alcune attrezzature specialistiche, i fornitori potrebbero richiedere di occuparsi dello spostamento in prima persona. Se invece il trasferimento delle attrezzature in leasing è di tua competenza, il fornitore potrebbe richiedere l’osservanza di procedure prestabilite. Gli obblighi in caso di trasporto di attrezzature in leasing dovrebbero essere indicati nel contratto.

Telefoni e connessione Internet

Per assicurare che i telefoni e la connessione Internet funzionino dal primo giorno nel nuovo ufficio, dovrai muoverti per tempo. Sia che tu decida di restare con il fornitore attuale o di passare a un nuovo fornitore, è fondamentale evitare di restare senza connessione durante il trasferimento nella nuova sede. Accertati di saper individuare, diagnosticare e risolvere eventuali problemi prima del giorno del trasloco.

Se l’ufficio si trasferirà in una zona coperta dalla stessa centrale telefonica della sede attuale, il numero di telefono potrà restare immutato. Se la tua azienda si appoggia a un numero di telefono non corrispondente a una determinata area geografica (come quelli di cellulare, a pagamento o i numeri verdi), avrai un problema in meno da porti. Se dovrai cambiare numero, potrai attivare il trasferimento di chiamata dal vecchio numero per un costo aggiuntivo.

4. Attrezzature dismesse e mobili indesiderati

Cosa fare con attrezzature informatiche o mobili che non vuoi portare con te?

Il trasferimento di un ufficio è un’ottima opportunità per rispolverare vecchi faldoni e liberarsi del superfluo, compresi vecchie attrezzature informatiche e mobili che non si utilizzano più. Non ha senso perdere tempo e denaro per trasferire cose che resteranno inutilizzate.

Tuttavia, smaltirle può comportare costi ingenti. Se la tua azienda ha mobili, dispositivi informatici o apparecchiature elettriche di cui disfarsi, lo smaltimento può avvenire in modo responsabile e sostenibile, tenendo sotto controllo i costi e prevenendo gli sprechi. Se ci si affida a un operatore che adotta prassi sostenibili, è possibile donare gli arredi, i dispositivi informatici e le apparecchiature elettriche o magari anche mettere in vendita quello di cui non si ha più bisogno. Qualora un riutilizzo efficace non sia possibile, con il riciclo in sicurezza i costi saranno comunque ridotti.

5. Piano per il trasferimento dell’ufficio

Disponi delle risorse necessarie per un trasloco senza intoppi?

Per ridurre al minimo disagi e interruzioni delle attività aziendali, è fondamentale predisporre un piano dettagliato per il trasloco, e ciò vale sia che ci si affidi a un’azienda che offre servizi “chiavi in mano” sia a una semplice ditta di traslochi.

Le aziende che offrono servizi integrati garantiranno le conoscenze, l’esperienza e le risorse necessarie per eseguire il trasloco con gli standard più rigorosi. Inoltre forniranno assistenza prima, durante e dopo il trasloco, assicurando il supporto necessario per ridurre al minimo i disagi.

Provvederanno a inscatolare e disimballare gli oggetti per garantirne la sicurezza durante la movimentazione, a collocare tutto al posto giusto, a smontare e rimontare i mobili, a pulire gli spazi e assicurare un servizio di assistenza.

Quando il trasloco sarà stato completato con disagi ridotti al minimo, non resterà che organizzare la festa di inaugurazione della nuova sede con colleghi e clienti!

Siamo consapevoli di quanto sia importante conoscere approfonditamente i nostri clienti, per pianificare ed eseguire trasferimenti di attività commerciali nel modo più agevole possibile, limitando al minimo indispensabile l’interruzione delle attività.

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Nel complesso, questo whitepaper condivide una visione informata su come gestire e mitigare i costi associati a un trasloco o a una ristrutturazione dell’ufficio, anche se i prezzi aumentano.

Crown Workspace promuove in Italia una cultura di traslochi di uffici green e solidali, dove niente viene lasciato indietro e ogni oggetto trova nuova vita grazie alla beneficenza.

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