Il lavoro ibrido ridurrà lo spazio del tuo ufficio?

Il lavoro ibrido ha cambiato il modo in cui le aziende pensano agli spazi di lavoro. Con sempre più dipendenti che dividono il loro tempo tra casa e ufficio, molte imprese stanno ripensando la necessità di grandi uffici fisici. Ma questa tendenza porterà davvero a riduzioni significative?

Il nostro recente sondaggio, condotto nel Regno Unito, Stati Uniti, Singapore, India, Nuova Zelanda e Hong Kong, ha intervistato 1.250 lavoratori d’ufficio e responsabili delle strutture per esplorare le abitudini e gli atteggiamenti in evoluzione. Con sorpresa, abbiamo riscontrato una forte preferenza dei dipendenti per spazi personali e adatti al lavoro ibrido, una trasformazione accelerata dalla pandemia di Covid.

Circa la metà dei responsabili delle strutture prevede che le proprie aziende ridurranno gli spazi d’ufficio nei prossimi tre anni. Le principali motivazioni includono la creazione di ambienti open space che favoriscano la collaborazione e il raggiungimento degli obiettivi di sostenibilità. Ma come influenzerà questo la vita lavorativa quotidiana?

Il passaggio al lavoro ibrido

Un tempo eccezione, il lavoro ibrido è rapidamente diventato la norma, spinto dalla pandemia. I dipendenti preferiscono sempre di più la flessibilità di alternare casa e ufficio. La nostra ricerca evidenzia che il 47% dei lavoratori d’ufficio preferisce un orario ibrido, contro il 41% che preferisce lavorare a tempo pieno in ufficio.

Questo cambiamento sta spingendo le aziende a ripensare il real estate. Con meno persone in ufficio ogni giorno, i layout tradizionali risultano ormai superati. Le aziende vedono l’opportunità di ottimizzare gli spazi in base alle esigenze attuali piuttosto che ai livelli di occupazione del passato. La riduzione diventerà la nuova normalità?

Perché le aziende stanno riducendo gli spazi?

I responsabili delle strutture indicano due motivazioni principali:

Favorire la collaborazione: i layout pensati per il lavoro ibrido privilegiano gli spazi collaborativi rispetto alle postazioni individuali. Open space, aree interattive e ambienti che stimolano la creatività stanno diventando essenziali.

Obiettivi di sostenibilità: ridurre lo spazio si allinea agli obiettivi green, abbassando l’impronta di carbonio, i consumi energetici e i costi operativi. La sostenibilità è già una priorità alta per il 59% delle aziende intervistate, spingendo verso uffici più piccoli e più verdi.

Implicazioni pratiche: un’introduzione

Ridurre gli spazi d’ufficio non è solo una scelta finanziaria; influisce notevolmente sulla cultura aziendale e sul benessere dei dipendenti. Le aziende che pianificano una riduzione devono considerare con attenzione l’equilibrio tra lavoro da remoto e in presenza.

La nostra ricerca mette in luce un divario tra la percezione dei manager e quella dei dipendenti: il 75% dei manager è soddisfatto del benessere in ufficio, contro solo il 67% dei dipendenti. Ridurre gli spazi senza affrontare queste preoccupazioni rischia di ampliare il gap. Le imprese devono quindi concentrarsi su spazi che favoriscano salute, produttività e creatività.

Le sfide più grandi…

Nonostante i benefici, ridurre lo spazio porta anche sfide. Una riguarda la gestione dei beni fisici già in deposito: il 64% delle aziende conserva attrezzature da scrivania e il 59% piccoli dispositivi da ufficio. Ridimensionando gli spazi, sarà fondamentale gestire o riciclare questi beni per evitare sprechi e costi extra.

Un’altra sfida è il morale dei dipendenti. La riduzione può generare incertezza e ansia, legate alla stabilità del posto di lavoro o della postazione. Una comunicazione chiara sulle ragioni e sui benefici attesi aiuta a ridurre queste preoccupazioni.

Ci sono esempi di successo?

Molte aziende hanno ridotto con successo i propri spazi. Colossi tech come Meta e Microsoft hanno ridimensionato notevolmente i propri uffici da quando hanno adottato modelli ibridi. Meta, per esempio, ha ridotto gli spazi in affitto in linea con il minor numero di dipendenti presenti quotidianamente, ottenendo notevoli risparmi.

In sintesi, tieni sempre a mente questi 5 punti:

1. Valuta in modo realistico l’uso attuale e futuro dei tuoi spazi.

2. Coinvolgi i dipendenti fin dalle prime fasi decisionali.

3. Comunica chiaramente le ragioni della riduzione, sottolineando vantaggi come collaborazione, flessibilità e sostenibilità.

4. Sviluppa piani concreti per la gestione delle attrezzature d’ufficio, tramite riciclo, vendita o donazione per evitare sprechi.