ハイブリッド・ワークがオフィス・スペースを狭めている？

ファシリティマネジャーの約半数が、今後3年間でオフィススペースの縮小を計画している。その理由とは？

自宅とオフィスを行き来する社員が増える中、これほどオープンなデスクスペースが必要なのかと考えている人もいるかもしれない（上級管理職はそうだろう！）。しかし、この傾向は大幅な縮小につながるのだろうか？

英国、米国、シンガポール、インド、ニュージーランド、香港で実施された私たちの最近の調査では、オフィスの習慣や考え方の変化を探るために1000人以上のオフィスワーカーやファシリティマネージャーにインタビューを行いました。驚いたことに、私たちは社員が個人的なスペースやハイブリッ ドに適したスペースを強く求めていることを発見しました。

私たちが話を聞いたファシリティ・マネジャーの半数は、今後3年以内にオフィス・スペースを縮小すると予想している。彼らの主な動機は、革新的な新しい環境を作ること、そしてもちろん潜在的なコスト削減である。しかし、このことが日々の業務に具体的にどのような影響を与えるのだろうか？

 

ハイブリッド・ワーキングへのシフト

何十年も前までは、ハイブリッド勤務は稀な例外であり、普通ではなかった。パンデミックがこの状況を一変させた。柔軟性が伝染し、当然のことながら、社員は自宅とオフィスの往復を好むようになった。当社の調査によると、オフィスワーカーの47％がハイブリッド勤務を希望しており、フルタイム勤務を希望する41％を大きく上回っている。

これでは、企業が不動産を見直すのも無理はない。毎日オフィスにいる人の数が減り、従来のオフィスレイアウトは時代遅れに感じられ、時には不気味なほど空虚にさえなっている。大手多国籍企業の間では、大規模なダウンサイジングの引き金を引くことに躊躇しているところもあるが、ダウンサイジングが新たな常態になる可能性はあるのだろうか？

 

ダウンサイジングの理由（コスト以外）

私たちの調査に参加したファシリティ・マネジャーや私たちのクライアントは、より多くの逸話として、ダウンサイジングの主な理由を2つ挙げています：

1. コラボレーションの促進： コラボレーションを促進する：ハイブリッドフレンドリーなオ フィスデザインは標準的なオープンプランだけでなく、オ フィススペースを創造的に活用することを可能にします。インタラクティブなエリアや創造性を育むスペースはオ フィスデザイナーの腕の見せ所です。
2. 持続可能性の目標： 先進国ほど、ダウンサイジングは持続可能性の目標と密接に連動しています。サステナビリティはすでに59％の企業にとって最優先事項であり、より小さく、より環境に配慮したスペースを求める動きはさらに強まっています。

 

現実的な影響：入門編

オフィススペースの縮小は単なる金銭的な決定ではなく、それを行う組織で働く人々のウェルビーイングに大きな影響を与える。オフィス面積の縮小を計画している企業は、バランスを慎重に考慮しなければならない。従業員の中には、週5日オフィスで働きたい人もいるのでしょうか？もしそうなら、彼らにも対応する必要がある。オフィス文化に何か特別な不満があり、皆がそれに不満を抱いていませんか？今こそそれを解決する時だ。

私たちの調査では、オフィスのウェルビーイングに対する管理職と従業員の認識にはギャップがあり、管理職の75％が満足しているのに対し、従業員は67％にとどまっています。従業員の懸念に対処することなくオフィススペースを縮小すると、このギャップが拡大する可能性があります。

 

そして最大の課題は…

ダウンサイジングには明確なメリットがある一方で、課題もある。重要な課題の一つは、現在保管されている物理的資産の管理である。当社の調査によると、64％の企業がデスク機器を、59％の企業が小型オフィス機器を保管している。ダウンサイジングを進める企業は、これらの資産を効果的に管理するか、リサイクルする必要がある。コストのためだけでなく、ブランドの評判にもつながるからだ。

従業員の士気も懸念事項のひとつだ。オフィススペースの縮小は、スタッフの間に不安や懸念を生みかねません。これは雇用削減のためのものではなく、職場環境をより快適なものにするため

のものであることを最初から明確にし、このハイブリッドの新常識を中心に何かを構築する。当たり前のことのように思えるかもしれないが、より若いスタッフにとってはそれほど明確ではないかもしれない。

 

成功例はあるのだろうか？

ダウンサイジング・ラッシュを語るには時期尚早だが、メタやマイクロソフトのようなハイテク大手の中には、ハイブリッド・ワークモデルを採用して以来、オフィスのフットプリントを大幅に調整しているところもある。例えばメタ社は、オフィス内の従業員数を減らすために賃貸オフィススペースを積極的に縮小し、かなりのコスト削減を実現した。借地権の長さがこの変化の一部を妨げていることをお忘れなく。

 

“私は設備管理者ですが、規模を縮小したいのです。”

シンプルに考えるには、まず以下の5つを念頭に置いてください：

• 現在および将来のオフィス利用状況を現実的に評価する。オフィスに関連する資産の利用状況を把握していますか？
• 意思決定プロセスの早い段階で従業員を巻き込む。この部分はいくら強調しても足りないくらいです。
• ダウンサイジングの理由を明確に伝え、コラボレーションの向上、柔軟性、持続可能性などのメリットを強調する。
• 無駄を省くため、リサイクル、売却、寄付など、オフィス機器の管理計画を明確にする。

 

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