オフィス移転のお知らせ

オフィスを移転することを発表することは、移転プロセスをスムーズに進める上で非常に重要です。中小企業であろうと大規模な多国籍企業であろうと、適切に対応することはスタッフと顧客の両方にとって同様に重要です。

 

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オフィス移転のお知らせが必要な理由

オフィスの移転にはさまざまな側面があり、物流上の重要な問題を抱えていると、オフィスの移転の発表が必要以上に注目されないことがあります。 しかし、従業員が 100 名であろうと何千名であろうと、オフィスの移転は、気軽に発表されただけで済むものではありません。

これは従業員にとって、移動、場所、駐車場、設備、さらには引っ越しに至るまで多大な影響を及ぼし、オフィスの移転を成功させるには最初から従業員がそのプロセスに関与する必要があります。

顧客対応ビジネスの場合、クライアントがオフィスの移転に慣れる時間を確保することも重要です。あなたがそうでない場合でも、ビジネスの継続と日常業務への混乱を最小限に抑えるために、彼らはあなたがどこにいるのか、そしてどのようにあなたに連絡できるのかを知る必要があります。

変更を発表すると、オフィス移転の予定スケジュールも通知され、プロセスが確実に秩序正しく行われるようになります。

 

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従業員に異動を発表する

ほとんどの企業の心臓部である従業員は、ニュースを吸収し、起こり得る変化に慣れるまでに時間が必要です。それをどのようにアナウンスするかは組織の規模によって異なりますが、いずれにしても、最初から明確なコミュニケーションが不可欠です。

噂はすでに広まっている可能性があり、懸念を払拭するためには、移転が行われるずっと前に発表を行う必要があります。会社がどこに移転するのか、移転の根拠、意見を表明できる場所を詳しく説明し、明確かつ簡潔にする必要があります。

発表する前に、部門長と会議を開き、プロセスについての情報を伝え、フィードバックを求めることをお勧めします。引越しコーディネーターを利用している場合は、プロセス全体の整理を手伝ってくれます。特に、多くの人や設備が関係する移転の場合は、最初からビジネスに関与してプロセス全体を組織することができます。

どのように発表するかは、利用可能なリソースによって異なりますが、ほとんどの企業は、会社のイントラネットまたは電子メールを介して、すべてのスタッフが受け取る内部通知から始まります。関連する上級マネージャーからのビデオ メッセージも、単純なテキストよりもわかりやすいメッセージを作成するのに大いに役立ちます。

どのような発表も、そのニュースとそれが自分たちにどのような影響を与えるかを理解する時間を与える必要があります。また、コミュニケーション手段も提供する必要があります。より良い設備を備え、生活への影響が最小限に抑えられた同じ市内のオフィスへの移転であれば、従業員を採用するのが容易になる可能性があります。数マイル離れた場所に移転し、スタッフの通勤時間が長くなったり、自宅に移動したりする必要がある場合、スタッフの定着率に影響するため、これらの話し合いはできるだけ早く行う必要があります。

 

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顧客および取引先への移行の発表

クライアントがオフィスに来たら、あなたが将来どこにいるのかを知る必要があるのは明らかです。たとえ直接会わなくても、変化が起こっていることを知らせることは良いビジネス慣行です。

従業員がオフィス移転に苦労していると、仕事の質が低下し、クライアントにも影響を与える可能性があります。また、クライアントは、あなたとの取引を継続でき、クライアントの利益が損なわれることはないという安心感を得る必要があります。

移動の日付、新しい連絡先の詳細、詳細情報が必要な場合の連絡先を詳細に記載した個別の電子メールをデータベースに送信するだけで十分な場合があります。懸念を和らげるために、個々のクライアントと 1 対 1 のレベルで話すことが必要になる場合もあります。

公共料金やサービスについても移転について伝える必要がありますが、これについてはオフィス移転コンサルタントがお手伝いします。

 

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引越し通知の作成

オフィス移転に関する移転通知は、特に従業員向けに、早い段階で不安を和らげるために、できるだけ詳細に伝える必要があります。以下を含める必要があります。

適切なテンプレートを選択すると、オフィス移転の規模や形式に関係なく、完璧なお知らせを作成できます。

 

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オフィスのアナウンスに利用できるチャネル

私たちが生きているデジタル時代を考えると、利用できるチャネルは複数あります。企業の Web サイト、イントラネット、ダイレクトメールが最初の窓口となるでしょうが、新聞発表、プレスリリース、スタッフや顧客への書面などの従来の形式のメディアも引き続き有効です。

ソーシャル メディアは、従来のメディアでは連絡が取れなかった人々に通知するのに役立ちます。 LinkedIn、Instagram、Twitter (X) などのサイトを使用して一般に発表することもできますが、それらを使用してスタッフや一般の人々と交流し、進行中のプロセスに関する定期的な最新情報を提供することもできます。

 

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発表の時期は？

組織の規模によって、いつ発表すべきかが決まる場合があります。移動する従業員や設備が多数ある場合、実際の移動日の数か月、場合によっては 1 年以上前にプロセスが開始されることがあります。 オフィス移転コンサルティング会社を利用すると、いつ、どのように発表するかを計画するのに役立ちます。

組織内にフルタイムのオフィス移転マネージャーを設置して、プロセスを理解し、進捗への最適な方法やスタッフにいつ通知するかを決定する場合があります。どのような形で移行するかに関係なく、発表には十分な時間を確保することが重要です。

オフィス全体、スタッフ、設備の移動は、適切に管理しないとストレスがかかる可能性があります。しかし、従業員と顧客の両方を念頭に置き、綿密にオフィス移転を発表することで、移転をスムーズに進めることができます。

事例紹介から、当社が企業や顧客のビジネス移行をどのように支援したかについて詳しくご覧ください。