Tháng Năm 13, 2022

Không gian Văn phòng Hiện đại – Những điều cần biết

Những năm trước đây, khi bước chân vào bất kỳ một công ty nào, điều đầu tiên bạn cảm nhận được đó là một không gian bố trí nhiều buồng làm việc san sát nhau như một mê cung được kết hợp với khung thời gian làm việc cứng nhắc xuyên suốt từ 9h sáng đến tận 5h chiều mỗi ngày. Tuy nhiên, không gian văn phòng hiện đại lại rất khác và không ngừng thay đổi nhằm hỗ trợ tốt nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của người lao động hiện đại, phù hợp với các chính sách làm việc tại nhà linh hoạt, tích hợp các công nghệ tân tiến như VR. Về cơ bản, một không gian văn phòng hiện đại sẽ luôn mang lại cảm giác thu hút, thoải mái để tất cả nhân viên sẵn sàng cống hiến và làm việc hết mình.

Đặc biệt là sau đại dịch Covid, văn phòng của tương lai chú trọng đến các vấn đề về thiết kế nhằm mang đến không gian làm việc linh hoạt nhất và quan trọng hơn hết là phải cân nhắc đến các chính sách làm việc kết hợp, những vấn đề mà nhân viên quan tâm cũng như các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp ngay từ khi bắt đầu.

Bên cạnh đó, làm sao để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công tác tái thiết kế, bảo đảm mọi thứ diễn ra suôn sẻ và sự xuyên suốt của hoạt động kinh doanh cũng là những yếu tố không kém phần quan trọng. Dù là thiết kế lại cho không gian hiện hữu, chuyển đến một tầng khác trong cùng một tòa nhà hay di dời toàn bộ và tái trang bị ở một môi trường hoặc một thành phố mới, quý khách có thể hoàn toàn an tâm vào chuyên môn và quy trình quản lý chuyên nghiệp trọn gói của chúng tôi.

Ba Yếu tố Chủ đạo của Không gian Văn phòng Hiện đại

Khi nói đến không gian văn phòng hiện đại, doanh nghiệp cần cân nhắc ba yếu tố chủ đạo nhằm thu hút và giữ chân các nhân tài để cống hiến cho công ty. Trong những năm gần đây, Crown Workspace Việt Nam đã chứng kiến nhiều sự thay đổi từ không gian văn phòng truyền thống sang không gian văn phòng chú trọng đến sức khỏe tinh thần và cảm xúc của nhân viên, chú trọng đến các ảnh hưởng trong tương lai và sự thay đổi mục đích sử dụng của các tòa nhà. Điểm nổi bật nhất, không chỉ đơn thuần là cung cấp văn phòng làm việc mà là giải pháp tạo ra môi trường tốt nhất để đảm bảo sự an toàn, thoải mái cho nhân viên và tối đa hóa năng suất làm việc.

A. Tập trung vào sức khỏe toàn diện

Sức khỏe thể chất và tinh thần không chỉ là xu hướng hàng đầu mà còn là yếu tố quan trọng để tạo ra một không gian văn phòng đáp ứng mọi giác quan của nhân viên. Các nghiên cứu cho thấy có mối tương quan chặt chẽ giữa niềm hạnh phúc và năng suất làm việc, do đó các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến phúc lợi của nhân viên hơn bao giờ hết. Hiện nay có một quan niệm bất biến cho thấy ranh giới giữa đời sống gia đình và công việc đang dần trở nên không mấy rõ ràng.

Thật vậy, xu hướng này thể hiện rõ nét trong quá trình tuyển dụng ở nhiều công ty, với số lượng ứng viên ngày càng tăng vì lý do môi trường công sở là một trong những điểm thu hút chủ đạo. Và tất nhiên, còn có thêm những yếu tố hấp dẫn khác như quầy bar miễn phí, khu vui chơi giải trí và thậm chí cả cầu trượt, nhưng điểm nổi bật hơn hết đó là xu hướng này tiếp cận toàn diện đối với không gian văn phòng của tương lai và thể hiện rõ nét những lợi ích thiết thực từ việc đầu tư vào phúc lợi cho nhân viên.

Do đó, các công ty đang nỗ lực để “biến hóa” những không gian văn phòng nhàm chán thành một điểm đến thú vị thay vì chỉ đơn thuần là một văn phòng để làm việc, phát triển và xây dựng thành một yếu tố quan trọng cho văn hóa công ty. Yếu tố này cũng góp phần quan trọng trên phương diện xây dựng thương hiệu của nhà tuyển dụng, tạo sự cạnh tranh đối với những ứng viên tài năng, và không gian văn phòng tuyệt vời là một yếu tố quan trọng để có thể tạo ra những điều đó.

B. Trao quyền cho các nhân viên được tự do làm việc từ mọi nơi

Làm việc linh hoạt là một xu hướng đã xuất hiện từ rất lâu trước đó và đại dịch Covid đã góp phần đẩy nhanh tiến trình phi tập trung tại nhiều văn phòng làm việc. Kể từ thời điểm đó, mô hình làm việc linh hoạt đã trở nên cấp thiết và là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với các doanh nghiệp chứ không chỉ đơn thuần là một lựa chọn. Và hiện nay đang xuất hiện một xu hướng nổi bật với ba quan niệm khác nhau sau khi đại dịch đã dần ổn định.

Nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng điều cần thiết là phải để tất cả mọi người quay lại văn phòng làm việc.
Nhiều doanh nghiệp khác cũng đang áp dụng mô hình làm việc kết hợp, họ có thể làm việc vài ngày tại văn phòng và vài ngày làm việc từ xa.
Và một số doanh nghiệp còn lại đã chuyển sang hình thức làm việc hoàn toàn tại nhà, thỉnh thoảng văn phòng chỉ cần thiết cho mục đích nhóm họp tương tác.

C. Hỗ trợ đa dạng chủng loại thiết bị

Công nghệ là phương diện quan trọng thứ ba đối với không gian văn phòng hiện đại. Phương diện này có thể bao gồm mọi yếu tố từ cơ sở hạ tầng Wi-Fi, điều khiển nhiệt độ và độ ẩm tự động cho đến các biện pháp an toàn để mang lại sự an tâm, thoải mái cho nhân viên trên khắp thế giới sau đại dịch.

Ví dụ: một cải tiến liên quan đến việc lắp cảm biến thông minh bên ngoài cửa phòng họp cho phép những người bên ngoài có thể biết được có bao nhiêu người đang ở trong phòng. Cải tiến này sẽ giúp họ kiểm soát và đưa ra quyết định có nên vào phòng tại thời điểm đó hay không.

Cảm nhận lại không gian làm việc của bạn

Tiến trình thiết kế lại không gian làm việc sẽ bắt đầu với các buổi họp quan trọng của các bên liên quan. Lẽ đương nhiên, các doanh nghiệp hiểu rằng những gì liên quan cách đây 5 năm không còn phù hợp với thực tiễn kinh doanh hiện tại, nhưng với ý tưởng sáng tạo từ các chuyên gia có thể biến những lo ngại đó thành những bước tiến đột phá trong tương lai.

Sau khi kế hoạch được thống nhất và thực hiện, điều cần thiết là giải quyết vấn đề logistics trong việc di dời văn phòng cho dù đó là một bộ phận khoảng 20 người từ tầng này sang tầng khác hay toàn bộ công ty với 1.000 nhân viên từ thành phố này sang thành phố khác hoặc bất kỳ nơi nào khác trên thế giới.

Đại dịch đã ảnh hưởng đến không gian văn phòng hiện đại như thế nào? Chúng tôi đã trao đổi với các chuyên gia về Không gian làm việc để tìm hiểu về vấn đề này.

Nhu cầu về Không gian Riêng tư và Cách ly Xã hội

Giãn cách xã hội có thể không còn bắt buộc ở một số nơi nhưng nhu cầu về không gian văn phòng cách ly xã hội vẫn cần thiết. Mặc dù các hạn chế đã dần được nới lỏng ở nhiều quốc gia, nhưng hiện vẫn có một phương án thiên về “khách sạn hóa” môi trường làm việc nghĩa là khoảng cách giữa các bàn làm việc rộng hơn, bố trí nội thất hài hòa và cây cảnh để mang lại cảm giác mộc mạc đồng thời tạo khoảng cách phù hợp giữa nhân viên một cách tinh tế.

Sẽ có nhiều phương án để thiết lập khoảng cách an toàn giữa mọi người nhưng vẫn đảm bảo được lợi ích trong việc tương tác và cho phép họ làm việc trong môi trường an toàn. Tất nhiên, xã hội hóa là yếu tố quan trọng đối với bất kỳ môi trường làm việc nào muốn chinh phục và thu hút thêm nhiều nhân viên.

Làm việc tại nhà – nguồn cảm hứng cho ý tưởng không gian làm việc linh hoạt

Do ảnh hưởng của đại dịch, không gian làm việc có thể được thu hẹp vì mọi người chỉ làm việc bán thời gian ở văn phòng, và đương nhiên sẽ dẫn đến việc giảm nhu cầu về diện tích sàn.

Do đó, cần sử dụng không gian một cách hiệu quả để làm việc hoặc tương tác kết hợp cùng công nghệ cao nhằm tạo một môi trường làm việc linh hoạt.

Quy trình vệ sinh được tự động hóa

Quy trình vệ sinh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết và được trợ giúp hiệu quả từ các cải tiến về mặt công nghệ. Crown Workspace đã hợp tác cùng nhiều khách hàng để lắp đặt hệ thống giám sát số lượng người dùng trên mỗi không gian làm việc và thời gian giữa các lần dọn vệ sinh.

Ngoài ra, các hệ thống này có thể cung cấp dữ liệu thời gian thực về những khu vực có mật độ người dùng cao nhất, tiến hành kiểm tra mật độ người dùng và tự động đưa ra thông báo khi cần vệ sinh. Các vật liệu được sử dụng trong không gian văn phòng hiện đại phản ánh được ý thức vệ sinh ngày càng cao chẳng hạn như các vách ngăn được ốp PVC để tạo ra một lớp bảo vệ ngăn ngừa vi khuẩn xâm nhập.

Các vật liệu có đặc tính kháng virus và kháng khuẩn như đồng và hợp kim của đồng, hiện đang được lắp đặt trong các khu vực đa dạng như phòng tắm và trên các tay nắm cửa. Chúng ta nên bắt đầu cân nhắc và nắm bắt về các xu hướng đối với không gian làm việc ngắn hạn và lâu dài trong thế giới hậu Covid?

Tất cả mọi thứ đã được xem xét; chúng ta có thể mong đợi một không gian làm việc khác với không gian mà chúng ta đã từng trải nghiệm trước khi đại dịch.

Tất cả doanh nghiệp trên toàn thế giới đã trải nghiệm và rút ra được nhiều bài học quý báu ở cả phương diện tích cực và tiêu cực. Những trải nghiệm đó sẽ là cột mốc quan trọng tác động lâu dài và thay đổi mạnh mẽ về tư duy không gian văn phòng hiện đại. Chúng ta có thể mong đợi rằng những thay đổi như thế sẽ trở nên bất biến khi tất cả doanh nghiệp thích nghi với các loại hình làm việc kết hợp, linh hoạt hơn sau đại dịch.

Hãy bắt đầu chuyển đổi không gian làm việc ngay từ bây giờ – chúng luôn tôi sát cánh và sẵn sàng hỗ trợ quý doanh nghiệp phát triển và thịnh vượng. Hãy trao đổi với các chuyên gia của chúng tôi để được hướng dẫn cụ thể.