Làm thế nào để tận dụng tối đa ngân sách di dời văn phòng?

Quản lý dự án di dời văn phòng mà không bị bội chi thực sự là một thử thách. Do tính phức tạp, nên việc di dời văn phòng có thể là vấn đề đau đầu đối với người quản lý dự án và thậm chí còn khó khăn hơn nữa khi đưa ra hạn mức ngân sách chính xác, đặc biệt là đối với những chi phí phát sinh khó kiểm soát.

Mỗi giai đoạn di dời đều có thể phát sinh nhiều vấn đề – ngay cả đối với những Người Quản lý Cơ sở Vật chất giàu kinh nghiệm. Dù vậy, vẫn có nhiều chiến thuật tinh tế giúp giảm bớt chi phí một cách hiệu quả nhưng đồng thời vẫn tạo được môi trường làm việc chất lượng và truyền cảm hứng cho đồng nghiệp. Sau đây là một số mẹo nhỏ và hữu ích có thể giúp quá trình di dời văn phòng suôn sẻ và ít tốn kém chi phí hơn

Lập ngân sách di dời

Lập ngân sách chính xác cho quá trình di dời văn phòng thực sự là một thử thách. Nếu không có nhiều kinh nghiệm hoặc hiểu biết, khó có thể đưa ra ngân sách hoàn thiện mà không có sự trợ giúp. Kiến thức tổng thể về mọi hoạt động liên quan đến di dời văn phòng sẽ là cơ sở vững chắc giúp đưa ra ngân sách chính xác hơn, ít rủi ro hơn.

Khi bắt đầu, cần đặt ra những câu hỏi sau:

• Có bao nhiêu nhân viên cần chuyển đi?
• Cần tiếp tục duy trì những hoạt động nào trong suốt quá trình di dời?
• Cần phải di dời những loại trang thiết bị, hồ sơ và vật dụng nào?
• Sẽ làm gì với những vật dụng để lại?
• Có bất kỳ hạn chế nào sẽ ảnh hưởng đến quá trình di dời hay không?
• Thời gian cần hoàn thành từng giai đoạn di dời?
• Cần làm gì để dọn dẹp và khôi phục hiện trạng văn phòng cũ?
• Có thể thoải mái tự quản lý dự án không?

Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp suy nghĩ và cân nhắc thấu đáo từng phương diện của dự án di dời văn phòng, đây là những cơ sở cho kế hoạch di dời chính thức. Chi tiêu đúng ngân sách và bội chi quá mức có thể là hai yếu tố khác biệt quyết định nên một kế hoạch hoàn hả

Lập kế hoạch di dời

Lập kế hoạch là một nhân tố quyết định thành công của dự án di dời. Không chỉ giúp dự toán chi phí một cách chính xác mà còn giúp cân nhắc đến các hoạt động tiềm năng có hiệu quả về chi phí, hạn chế trình trạng gián đoạn gây tốn kém. Do đó, cần bắt đầu lên kế hoạch cụ thể càng sớm càng tốt. Nên lựa chọn những nhà cung cấp dịch vụ di dời văn phòng phù hợp trong thời gian sớm nhất để đảm bảo việc di dời được thực hiện kịp thời và đáp ứng ngân sách. Để xây dựng kế hoạch toàn diện cho dự án di dời, chúng ta nên

• Liệt kê tất cả các bên liên quan – đánh giá nhu cầu của các bên và điều kiện của dự án đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối dự án
• Lưu ý đến các hạn chế – bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến bất kỳ giai đoạn nào trong quá trình di dời đều cần được lưu ý cẩn trọng
• Lập kế hoạch cho sự cố bất ngờ – sự gián đoạn phát sinh trong các dự án di dời văn phòng thương mại là khó tránh khỏi, do đó lưu ý một số lựa chọn sẽ rất có lợi khi có sự cố phát sinh
• Phân chia giai đoạn các hoạt động trong thời hạn dự án – việc phân chia theo giai đoạn giúp tạo “vùng đệm” cho các hoạt động vượt quá thời hạn, giảm sự phụ thuộc vào các hoạt động phải hoàn thành đúng thời hạn

Có thể rất hữu ích khi trao đổi với đối tác dịch vụ di dời về các phương án quản lý di dời mà họ cung cấp để hỗ trợ quá trình quản lý di dời văn phòng của bạn.

Thanh lý trang thiết bị không cần thiết

Nếu đã chọn trang thiết bị nội thất mới, có nhiều cách để thu hồi một số tiền từ thiết bị không cần thiết đồng thời tránh được chi phí và ảnh hưởng đến môi trường khi phải đưa ra bãi rác. Nếu thiết bị vẫn còn tốt, cùng với sự hỗ trợ từ bộ phận kinh doanh và tiếp thị, có thể bán lại để bù đắp một số chi phí khác. Đây có thể là quá trình mất nhiều thời gian, đó là lý do tại sao nhiều người quản lý cơ sở vật chất tránh bán lại toàn bộ thiết bị CNTT không cần dùng. Tuy nhiên, một số nhà cung cấp dịch vụ tổng hợp có thể hỗ trợ quá trình tiếp thị và bán hàng để bán lại thiết bị nội thất văn phòng, thiết bị CNTT không cần thiết và không ảnh hưởng đến lịch trình di dời hoặc không tạo thêm khối lượng công việc cho bạn và đội ngũ của mình.

Thiết kế không gian văn phòng hợp xu hướng thời đại

Do chi phí quá lớn và phức tạp, việc di dời văn phòng là quyết định bất khả kháng phát sinh vì nhu cầu hơn là mong muốn. Nhìn chung, việc di dời tương quan với chiến lược kinh doanh, có thể là giảm quy mô để giúp mọi thứ hiệu quả hơn, tăng quy mô để phục vụ cho sự tăng trưởng hoặc chỉ đơn giản là chuyển địa điểm để đạt lợi thế cạnh tranh.

Việc lập kế hoạch cho tương lai giúp tiết kiệm chi phí về lâu dài, do đó, sẽ hữu ích khi cân nhắc đến việc tăng từ 5-10% quy mô văn phòng. Điều này giúp hạn chế triển khai các dự án một lần có thể tốn kém chi phí và nhiều thời gian hơn, có thể vài tháng hoặc vài năm sau.

Giảm thiểu rác thải

Chi phí vận chuyển thiết bị đến bãi rác không ngừng gia tăng, nhằm mục đích chế tài hướng các công ty phát triển “xanh & sạch” để giảm thiểu rác thải – nhưng khi các dự án di dời tạo ra quá nhiều rác thải, thì lựa chọn hợp lý nhất là giảm rác thải và giảm thiểu chi phí xử lý, đảm bảo rằng những vật dụng không sử dụng sẽ được tái chế bất cứ khi nào có thể.

Lập kế hoạch trước cho dự án và tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài trong giai đoạn sớm nhất sẽ giúp xác định phương hướng đúng đắn giúp thực hiện dự án di dời hiệu quả về chi phí mà không ảnh hưởng đến kết quả dự án. Việc lập kế hoạch ngay từ bước đầu tiên, có thể định hướng cách thức giảm rác thải và hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách.