Tháng Ba 15, 2024

Thông báo di dời văn phòng

Thông báo chuẩn bị di dời văn phòng là một phần quan trọng giúp cho quá trình di dời diễn ra một cách tốt đẹp và thuận lợi. Cho dù là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hay một tập đoàn đa quốc gia ở quy mô lớn, việc thông báo một cách phù hợp, chỉn chu là điều không chỉ cần thiết cho nhân viên mà cho cả khách hàng.

Lý do cần phải thông báo về việc di dời văn phòng

Di dời văn phòng có nhiều phương diện và đôi khi việc thông báo di dời ít được quan tâm khi doanh nghiệp đang phải giải quyết hàng ngàn vấn đề về hậu cần. Tuy nhiên, bất kể là doanh nghiệp có hàng trăm hay hàng nghìn nhân sự, di dời văn phòng không phải là sự việc đơn thuần mà doanh nghiệp có thể đưa ra thông báo một cách tùy tiện.

Di dời văn phòng có ảnh hưởng rất lớn đối với nhân viên của doanh nghiệp – việc đi lại, địa điểm, đậu xe, cơ sở vật chất, thậm chí là phải chuyển nhà hay chuyển chỗ ở – và để quá trình di dời diễn ra một cách suôn sẻ, toàn bộ nhân sự cần phải tham gia vào quá trình đó ngay từ những bước đầu tiên.

Thêm một yếu tố cũng không kém phần quan trọng đó là khách hàng phải có thời gian để quen với việc di dời nếu địa điểm di dời là nơi doanh nghiệp tiếp đón, gặp gỡ trực tiếp với khách hàng. Ngay cả khi đó không phải là địa điểm để gặp gỡ, tiếp đón trực tiếp, khách hàng vẫn cần biết địa điểm chính xác của doanh nghiệp và cách thức để liên hệ nhằm bảo đảm hoạt động kinh doanh thường quy được diễn liên tục và suôn sẻ.

Bên cạnh đó, thông báo còn cho biết về tiến trình thực hiện việc di dời của doanh nghiệp nhằm đảm bảo quá trình di dời diễn ra một cách trình tự và đúng kế hoạch.

Thông báo di dời văn phòng đến nhân viên

Với vai trò là trung tâm của hầu hết mọi hoạt động kinh doanh, nhân viên cần thời gian để tiếp nhận tin tức và quen dần với các thay đổi đang diễn ra. Tùy vào quy mô của tổ chức, doanh nghiệp sẽ có những phương thức thông báo phù hợp với nhân viên, nhưng dù thế nào đi nữa, việc thông báo minh bạch là điều rất quan trọng ngay từ bước đầu tiên.

Rất có thể những lời bàn tán đã được lan truyền khắp công ty và để trấn an mọi lo ngại, thông báo phải được đưa ra trong một khoảng thời gian nhất định trước khi thực hiện việc di dời. Thông báo phải rõ ràng, súc tích, nêu chi tiết về địa điểm sắp chuyển đến, lý do di dời và nơi tiếp nhận các ý kiến phản hồi từ nhân viên.

Trước khi đưa ra thông báo, doanh nghiệp nên tổ chức buổi họp với các trưởng bộ phận để thông báo sơ bộ và yêu cầu phản hồi về quá trình này. Nếu doanh nghiệp thuê đối tác di dời, họ sẽ có trách nhiệm hỗ trợ và phân bổ hợp lý cho toàn bộ quá trình. Cụ thể, nếu quá trình di dời văn phòng liên quan đến nhiều người và/hoặc thiết bị, họ có thể tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp ngay từ những bước đầu tiên để phân bổ hợp lý xuyên suốt toàn bộ quá trình.

Cách thức thông báo sẽ tùy thuộc vào nguồn lực sẵn có, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều bắt đầu từ việc thông báo nội bộ, cũng như thông qua hệ thống mạng nội bộ của công ty hoặc qua email mà tất cả nhân viên chắc chắn sẽ nhận được. Hình thức thông báo qua video từ quản lý cấp cao cũng có thể giúp truyền tải thông điệp một cách súc tích và sinh động hơn so với các loại hình văn bản truyền thống.

Bất kỳ thông báo nào cũng phải cho nhân viên thời gian để tiếp nhận tin tức vì có thể ảnh hưởng đến trực tiếp họ. Thông báo cũng nên cung cấp một phương thức liên lạc cho nhân viên. Nếu việc di dời văn phòng trong cùng thành phố với cơ sở vật chất tốt hơn và ít ảnh hưởng đến cuộc sống của nhân viên thì việc giữ chân họ sẽ dễ dàng hơn. Ngược lại, việc di dời cách xa hàng dặm và nhân viên phải di chuyển xa hơn hoặc thậm chí chuyển nhà, điều đó sẽ ảnh hưởng đến việc giữ chân nhân viên, do đó cần phải trao đổi, chia sẻ với họ càng sớm càng tốt.

Thông báo di dời văn phòng đến khách hàng và người liên hệ kinh doanh

Nếu khách hàng đến giao dịch trực tiếp tại văn phòng, rõ ràng đây là lý do chính đáng họ cần phải biết doanh nghiệp sẽ di dời về đâu trong tương lai. Và ngay cả khi không gặp gỡ khách hàng trực tiếp, việc thông báo đến khách hàng về những thay đổi sắp diễn ra của doanh nghiệp là thái độ kinh doanh văn minh và có trách nhiệm.

Nếu nhân viên gặp khó khăn với việc di dời văn phòng, chất lượng công việc có thể giảm sút, điều này có thể ảnh hưởng đến khách hàng. Khách hàng cũng cần được bảo đảm rằng họ có thể tiếp tục giao dịch với doanh nghiệp và lợi ích của họ sẽ không bị ảnh hưởng.

Có thể chỉ cần gửi một email riêng đến hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp, nêu nội dung cụ thể về ngày giờ di dời văn phòng, thông tin liên hệ mới và những cá nhân mà khách hàng có thể liên hệ để tìm hiểu thêm thông tin là đủ. Nếu cần, có thể chia sẻ và thông báo riêng cho từng khách hàng để trấn an mọi lo ngại.

Các công ty dịch vụ và tiện ích cũng cần được thông báo về việc doanh nghiệp di dời văn phòng và một lần nữa, đây là điều mà các chuyên gia tư vấn di dời có thể hỗ trợ hiệu quả.

Tạo thông báo di dời văn phòng

Bất kỳ thông báo di dời đều cần phải có nội dung càng chi tiết càng tốt, đặc biệt là đối với nhân viên, để có thể xoa dịu mọi lo lắng nhất có thể.

Nội dung thông báo nên bao gồm:

Ngày giờ di dời văn
Thông tin cụ thể về địa điểm doanh nghiệp sẽ chuyển đến
Lý do di dời
Lợi ích của việc di dời, ví dụ: phòng họp lớn hơn/nhiều hơn, nhà bếp tiện nghi hơn, v.v.
Ngày họp
Tiến trình và thời hạn chuẩn bị
Thông tin người liên hệ
Danh tính của điều phối viên di dời, nếu có

Việc chọn biểu mẫu phù hợp sẽ giúp tạo ra thông báo hoàn hảo, chỉn chu bất kể quy mô và hình thức di dời của doanh nghiệp.

Các kênh doanh nghiệp có thể sử dụng để thông báo về việc di dời văn phòng

Ở thời đại kỹ thuật số mà chúng ta đang sống và làm việc, có rất nhiều kênh phù hợp để doanh nghiệp có thể sử dụng. Trang web, mạng nội bộ và email trực tiếp của công ty có thể sẽ là lựa chọn đầu tiên, tuy nhiên, các phương tiện giao tiếp truyền thống như công bố qua báo chí, thông cáo báo chí hoặc gửi thư cho nhân viên và khách hàng vẫn là những phương thức phù hợp.

Mạng xã hội có thể hữu ích cho việc thông báo đến các cá nhân mà doanh nghiệp khó thể tiếp cận qua phương thức giao tiếp truyền thống. Doanh nghiệp có thể sử dụng các nền tảng web như LinkedIn, Instagram và Facebook để đưa ra thông báo đại chúng, đồng thời cũng có thể sử dụng các kênh này để tương tác với nhân viên và công chúng, cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về quá trình này trong suốt thời gian diễn ra.

Doanh nghiệp nên thông báo trước bao lâu?

Quy mô của tổ chức có thể xác định thời điểm đưa ra thông báo. Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân sự và thiết bị cần di dời, quá trình này có thể bắt đầu sau vài tháng, thậm chí một năm hoặc lâu hơn so với ngày di dời thực tế. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn di dời văn phòng có thể giúp doanh nghiệp lên kế hoạch về thời điểm và cách thức thông báo phù hợp.

Họ có thể phân bổ một quản lý di dời toàn thời gian đến tổ chức để tìm hiểu các quy trình của doanh nghiệp và xác định giải pháp tốt nhất để tiến hành cũng như thời điểm phù hợp nhất để thông báo đến toàn thể nhân viên. Cho dù quá trình di dời diễn ra ở bất kỳ hình thức nào, việc dành thời gian phù hợp để đưa ra thông báo là yếu tố quan trọng.

Việc di dời toàn bộ văn phòng, nhân sự và thiết bị có thể là một trải nghiệm khá áp lực nếu không có phương án quản lý hiệu quả. Tuy nhiên, một thông báo di dời được cân nhắc kỹ lưỡng, được cả nhân viên, khách hàng lưu tâm và thấu hiểu có thể đảm bảo quá trình di dời của doanh nghiệp diễn ra một cách thuận lợi và suôn sẻ.

Tìm hiểu thêm về các giải pháp di dời văn phòng mà chúng tôi đã và đang hỗ trợ các doanh nghiệp và khách hàng qua các tình huống thực tế.