Tháng Một 30, 2024

5 xu hướng thịnh hành cho Không gian làm việc trong năm 2024

Không gian văn phòng vật lý (và kỹ thuật số) đang không ngừng chuyển đổi và thay đổi cùng với những xu hướng về phương thức làm việc, làm việc linh hoạt và tập trung vào tính bền vững. Và 5 phương diện nào có thể giúp đón đầu xu hướng, giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài mới một cách hiệu quả nhất trong một thời đại không ngừng thay đổi này?

Trung bình một người lao động dành đến 90.000 giờ làm việc trong suốt cuộc đời, và tất cả chúng ta đều hiểu rằng việc tạo ra một môi trường xây dựng tập trung vào sự hài lòng và niềm hạnh phúc không chỉ mang đến những lợi ích thiết thực cho nhân viên mà còn mang lại năng suất vượt trội cho cả tổ chức.

Từ công nghệ hiện đại cho đến các phương thức làm việc và cộng tác mới đang và sẽ định hình nên những xu hướng mới về không gian làm việc xuyên suốt năm 2024 và có thể là hơn thế nữa.

Sự dè dặt trong việc quay trở lại văn phòng làm việc

Tỷ lệ áp dụng chế độ làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, nghĩa là tỷ lệ đến văn phòng làm việc 5 ngày/tuần giảm đi rõ rệt, bằng chứng cho thấy các cuộc gọi và cuộc họp qua Microsoft Teams đã tăng 1000% kể từ khi đại dịch. Với vô số lợi ích – giảm bớt thời gian đi lại, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn, chưa kể việc giảm tải cho phương tiện giao thông công cộng – vì thế, không có gì ngạc nhiên khi làm việc từ xa là điều được nhiều người chọn lựa và mong đợi ở các nhà tuyển dụng tiềm năng.

Mặc dù đó là xu hướng nhưng chưa phải là phổ quát. Một số tổ chức đã bắt đầu “khuyến khích bắt buộc” quay trở lại văn phòng làm việc, trong đó Google đã đề cập đến việc đi làm tại văn phòng trong các chương trình đánh giá nhân viên thường niên và Goldman Sachs đã kết thúc chính sách ‘Summer Fridays’ (Thứ Sáu Mùa Hè) vào tháng 8 năm 2023.

Andrew Fullerton Smith, Tổng Giám đốc Kinh doanh của Crown Worldwide tại New Zealand cho biết nỗ lực giảm thiểu tỷ lệ làm việc từ xa “chủ yếu là từ các nhân viên mong muốn mối tương tác xã hội và việc cộng tác trực tiếp sẽ mang lại hiệu quả làm việc cao hơn”. Hình thức cộng tác lý tưởng này giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, ước tính chiếm hơn 30% giá trị thị trường của một doanh nghiệp.

Hiện tại, các nhà tuyển dụng phải tư duy sáng tạo về mô hình làm việc mà họ mong muốn và mục đích sử dụng của văn phòng, từ đó thực hiện những thay đổi cần thiết và phù hợp với môi trường. Việc quay trở lại làm việc tại văn phòng là phải cân nhắc trước tiên về không gian như diện tích có phù hợp với số lượng nhân sự tăng lên theo dự đoán không? Văn phòng có cần thêm máy trạm hay tối ưu thêm không gian không…? Ngoài ra, hệ thống lập kế hoạch hoặc vị trí ngồi linh hoạt có hoạt động hiệu quả nhất để tránh tâm lý “sợ bị giam cầm” ở nơi làm việc không?

Không gian làm việc lấy nhân viên làm trọng tâm

Thuật ngữ “lấy nhân viên làm trọng tâm” thoạt nghe qua có vẻ giống như một biệt ngữ, nhưng những định nghĩa đặc trưng này mô tả chính xác những sự khác biệt sâu sắc và ý nghĩa đối với nhân viên tại nơi làm việc. Chẳng hạn như các văn phòng không gian mở đã cho thấy những trở ngại đáng kể trong việc cộng tác và giao tiếp, đặc biệt là khi kết hợp với công nghệ. Vì vậy, thiết kế văn phòng với không gian tập trung vào nhân viên là một ý tưởng tuyệt vời đáng cân nhắc và hướng đến.

Jamie Rossall, Tổng giám đốc Công ty TNHH Crown Worldwide Việt Nam, chia sẻ “hiện vẫn còn rất nhiều người đang làm việc tại nhà. Họ không muốn quay lại hình thức làm việc toàn thời gian vì đã quen với việc không phải tất bật đi lại. Chúng ta có muốn đưa những người này trở lại văn phòng hay không? Nếu vậy, chúng ta sẽ làm như thế nào?”

Bản chất của một môi trường lấy nhân viên làm trọng tâm chính là không gian được thúc đẩy từ sự tích cực, sự tương trợ, cùng với các chính sách khen thưởng và phúc lợi truyền thống chắc chắn sẽ mang đến thêm nhiều điều ý nghĩa hơn nữa. Sự công nhận không chỉ đơn thuần là khen ngợi những tài năng hàng đầu mà còn giúp tạo thêm động lực, thúc đẩy hiệu suất và tinh thần đồng đội, cũng như nâng cao văn hóa tại nơi làm việc. Phần thưởng phải được trao theo cách phù hợp nhất – đây phải là những phần thưởng thể hiện sự công nhận thực sự về những đóng góp và hiệu quả làm việc xuất sắc của nhân viên cũng như thể hiện giá trị đích thực từ tầm nhìn của công ty.

Việc tạo điều kiện thuận lợi đối với chính sách làm việc linh hoạt sẽ thúc đẩy sự cân bằng tích cực giữa công việc và cuộc sống của nhân viên, nghĩa là phòng họp kết hợp vẫn là giải pháp tốt nhất. Các doanh nghiệp cũng đang đầu tư tương tự vào vấn đề sức khỏe thể chất như phòng gym tại chỗ, phòng tập yoga và khu vực căng-tin, đồng thời được hỗ trợ tích cực từ các chuyên viên sức khỏe tinh thần và chuyên gia y tế.

Để thu hút nhân viên quay trở lại văn phòng, hãy áp dụng những phương diện tương tự như trên tùy thuộc vào nhu cầu của nhân viên. Dù đó chỉ là thông qua các phương diện cộng tác để khuyến khích sự hợp tác, bãi đậu xe phù hợp, khả năng tiếp cận các tuyến giao thông phù hợp, hay đơn giản chỉ là một không gian để hạn chế tiếp cận những chiếc màn hình vô vị. Tuy nhiên, nếu vẫn muốn tiếp tục duy trì mô hình làm việc linh hoạt, hãy chắc chắn rằng vẫn có các giải pháp phù hợp để giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên.

Mang không gian tự nhiên vào trong không gian làm việc

Hiểu rõ những giá trị quan trọng khi đầu tư vào những mảng không gian xanh: giảm căng thẳng, kết nối với cộng đồng địa phương và cải thiện tâm trạng. Thật không có gì ngạc nhiên khi nhiều doanh nghiệp đang bắt đầu kết hợp các thiết kế “sinh thái” vào không gian văn phòng.

Sự hiện diện của các nhân tố xanh và tính năng xanh tại nơi làm việc đã được chứng minh là giúp nâng cao năng suất làm việc nhóm, tinh thần thoải mái và tâm trạng vui vẻ. Nhưng đó không chỉ là những lợi ích về mặt tâm lý để doanh nghiệp kết hợp các yếu tố tự nhiên vào không gian làm việc, mà vì nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng chất lượng không khí sẽ được cải thiện rất đáng kể khi có sự hiện diện của một vài loại cây xanh.

Không những thế, còn có thêm nhiều lợi ích khác về mặt thương mại khi kết hợp các tính năng sinh thái như hỗ trợ tư duy sáng tạo nhờ tác dụng xoa dịu của tính năng sinh thái, cũng như giảm tiếng ồn hiệu quả nhờ sự hấp thụ và khúc xạ âm thanh của thân, cành và lá cây.

Hãy hình dung về việc bạn có thể xây dựng một văn phòng với các tính năng sinh thái như thế nào. Những bức tường xanh mướt phủ đầy hoa lá, cây xanh bao quanh văn phòng, nguồn ánh sáng tự nhiên và các hiệu ứng tiếng nước từ bên trong văn phòng đều là những yếu tố giúp cho không gian trở nên “xanh hóa”. Bên cạnh đó, những tác phẩm nghệ thuật theo trường phái tự nhiên cũng là yếu tố hỗ trợ tích cực cho ý tưởng xanh này.

Hoạt động kinh doanh bền vững khởi nguyên từ không gian làm việc bền vững. Xe điện, đèn LED và các nguồn năng lượng tái tạo là những yếu tố hỗ trợ hiệu quả nhất, nhưng còn các thiết bị nội thất hoặc công nghệ mà chúng ta sử dụng khi ở văn phòng thì sao?

Các thiết bị nội thất kiểu mô-đun là một ý tưởng đầu tư thông minh. Ví dụ: phối hợp cửa chớp trong không gian cộng tác để nhân viên có thể thực hiện các cuộc gọi riêng tư hoặc trang bị những bộ ghế sofa có thiết kế rời giúp chuyển đổi linh hoạt nhằm bố trí lại không gian phù hợp theo mục đích sử dụng mong muốn. Mô hình thích ứng này có thể mang lại khả năng sử dụng lâu dài, tránh lãng phí và tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Tuy nhiên, khi đến lúc phải loại bỏ hoặc thay thế tài sản văn phòng, không nên lãng phí bất kỳ tài sản nào vẫn còn hữu dụng. Triết lý cơ bản của nền kinh tế tuần hoàn chính là “Sử dụng ít hơn, chia sẻ nhiều hơn”, và đảm bảo rằng những tài sản bạn đang sử dụng có thể được tái sử dụng, tái chế hoặc tái chuyển đổi mục đích. Các hoạt động bền vững thể hiện được phương thức tiếp cận chủ động để giải quyết hiệu quả vấn đề biến đổi khí hậu nhưng vẫn đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và nhân viên, duy trì năng suất ở mức cao nhất và khả năng giảm chi phí hiệu quả nhất.

Crown Workspace cung cấp các dịch vụ tái chế và tiêu hủy nhằm bảo đảm rác thải văn phòng được đưa ra khỏi bãi rác cho mục đích tái chế thành vật liệu mới và giảm lượng khí thải carbon tác động đến môi trường. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn được hỗ trợ tích cực để tuân thủ các cam kết pháp lý và môi trường khi thải bỏ phần cứng Công Nghệ Thông Tin (CNTT). Thiết bị CNTT được tiêu hủy một cách bảo mật và an toàn nhằm đảm bảo dữ liệu quan trọng không rơi vào tay những thành phần xấu.

Tìm hiểu thêm về phương thức Crown Workspace hỗ trợ khách hàng thông qua những giải pháp tái chế và tiêu hủy hoặc tích hợp thiết bị nội thất kiểu mô-đun bằng cách chia sẻ với các chuyên gia hàng đầu của chúng tôi.

Trí tuệ Nhân tạo Tạo sinh

Trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence – AI) không phải là quá mới lạ trong môi trường công sở, nhưng những phát triển gần đây với AI tạo sinh đã mang lại nhiều ứng dụng tiềm năng hơn trong môi trường văn phòng.

Đầu tiên, có thể triển khai AI trước khi đồng nghiệp tham gia vào tổ chức – khả năng học hỏi và phần mềm phân tích của AI có thể hỗ trợ để thu hút nhân tài thông qua tính năng lọc các ứng viên phù hợp dựa trên sơ yếu lý lịch và bằng cấp liên quan của họ. Nhà tuyển dụng LinkedIn là một ví dụ điển hình.

Về phương diện quản lý văn phòng, có thể ứng dụng AI trong nhiều tác vụ bao gồm triển khai hệ thống đặt phòng và bàn làm việc hoặc công bố các biên bản họp trực tuyến và bản ghi âm/hình đã qua xử lý hoàn chỉnh. Cả mức độ và phạm vi đối với các ứng dụng này đang tăng lên mạnh mẽ, bằng chứng từ Báo cáo Xu hướng Nguồn vốn Nhân lực Toàn cầu 2023 của Deloitte cho thấy AI và công nghệ học máy sẽ góp phần tăng thêm 37% năng suất lao động vào năm 2025.

Bên cạnh đó, công nghệ AI còn có thể giúp quản lý các tác vụ văn phòng hàng ngày. Cảm biến AI có thể xác định địa điểm và thời điểm yêu cầu các tiện ích cần thiết, giúp giám sát tài nguyên để giảm lãng phí cũng như hỗ trợ các sáng kiến bền vững. Các doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc xây dựng một môi trường làm việc an toàn hơn thông qua phát triển các ứng dụng nhận diện nguy hiểm, giám sát và kiểm soát nhân sự trong các trường hợp khẩn cấp.

Trong năm 2024, có lẽ đa phần các doanh nghiệp chỉ tập trung chủ yếu ở giai đoạn phân tích chi phí-lợi nhuận khi đánh giá công nghệ AI. Phải thừa nhận rằng AI đã đi được một chặng đường dài, nhưng với những lo ngại về mức độ tin cậy thực tiễn và thiếu tính sáng tạo đích thực, không nên xem AI là một giải pháp thay thế hoàn toàn cho con người ngay cả về phương diện quản lý văn phòng.

An image of Bank of Ireland's office - open space for younger generation

Tổng kết

Bằng cách này hay cách khác, những thay đổi về phương thức làm việc do đại dịch đã buộc tất cả chúng ta phải cân nhắc về những cơ hội và thách thức đối với doanh nghiệp. Để đón đầu xu hướng, các tổ chức phải liên tục tiếp cận những công nghệ tân tiến, ưu tiên các vấn đề phúc lợi và đảm bảo sự hài lòng của nhân viên.

Xây dựng một môi trường làm việc lấy nhân viên làm trọng tâm, kết hợp các yếu tố tự nhiên và tạo điều kiện thuận lợi cho các chính sách làm việc linh hoạt, qua đó các tổ chức sẽ thúc đẩy hiệu quả sự hợp tác, năng suất và niềm hạnh phúc, sau hết những yếu tố trên sẽ mang lại thành công và giá trị thị trường lớn hơn cả kỳ vọng. Khi chúng ta tiến đến tương lai, điều quan trọng là các tổ chức phải sẵn sàng để bắt kịp các xu hướng mới nhất và thay đổi phù hợp để tạo nên một môi trường làm việc năng động và thịnh vượng.

Bạn đã sẵn sàng và chủ động nắm bắt các xu hướng mới cho không gian làm việc vào năm 2024?