Lập kế hoạch di dời văn phòng để đạt hiệu quả tối ư

Di dời văn phòng có thể là cơ hội tạo nên những thay đổi tích cực cho doanh nghiệp, nhưng cũng có thể là thách thức và là khoản đầu tư tốn kém nếu thực hiện không đúng cách, hiệu quả.

Quy trình đấu thầu rõ ràng, minh bạch có thể giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả dịch vụ và quá trình chuyển đổi suôn sẻ bảo đảm “hoạt động kinh doanh liên tục” và dịch vụ đạt hiệu quả hoàn hảo. Tuy nhiên, đối với nhiều Người quản lý Cơ sở Vật chất, việc tìm kiếm và hợp tác cùng nhà cung cấp dịch vụ di dời văn phòng có thể chỉ là trải nghiệm hợp tác một lần duy nhất, nên lập kế hoạch hoàn hảo và tuyển chọn đúng đắn là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng

Yếu tố quan trọng cho quy trình đấu thầu:

1. Thời gian phù hợp

Một số dự án đặc thù có thể yêu cầu thời gian thực hiện rất ngắn, tuy nhiên trong hầu hết các trường hợp, thời gian thực hiện thường lâu hơn. Chúng tôi tán thành triển khai quy trình đấu thầu sớm nhất có thể, tạo điều kiện thuận lợi về mặt thời gian để nộp Đề nghị mời thầu và hồ sơ đấu thầu nhằm bảo đảm quý vị nhận được phản hồi rõ ràng và có cân nhắc kỹ lưỡng.

Đối với dự án di dời quy mô lớn, chúng tôi đề nghị quý vị nên nộp hồ sơ đấu thầu ít nhất sáu tháng trước khi triển khai dự án. Đối với dự án di dời quy mô nhỏ hơn, chúng tôi đề nghị quý vị nên nộp hồ sơ đấu thầu không ít hơn ba tháng. Có nhiều thời gian đánh giá, xác minh và xem xét thông tin đã cung cấp, thì hồ sơ đấu thầu càng hoàn chỉnh, đầy đủ.

2. Khảo sát hiện trường

Lý tưởng nhất, quy trình đấu thầu nên tổ chức một buổi khảo sát hiện trường, giúp các nhà cung cấp tiềm năng hiểu rõ hơn về tổ chức, tòa nhà, trang thiết bị của quý vị cũng như các yêu cầu của dự án. Các nhà cung cấp tiềm năng có cơ hội thu thập được đầy đủ thông tin, họ sẽ có cơ sở xác thực hơn để đưa ra phản hồi đấu thầu chính xác, đáp ứng yêu cầu của quý vị.

Hơn nữa, các nhà cung cấp có thể tự tin hơn trong việc chào giá ở mức cạnh tranh nhất khi hiểu rõ dự án.

3. Kiến thức là chìa khóa

Mặc dù việc tạo cơ hội cho những người tham gia đấu thầu đến khảo sát hiện trường và đánh giá dự án là yếu tố rất hữu ích, nhưng quan trọng hơn hết là nhân viên của phía nhà thầu tham gia khảo sát phải có hiểu biết về dự án, tòa nhà, các bên liên quan và mối tương quan khác trong hoạt động.

Những sự kiện này là quá trình tìm hiểu hai chiều và thường giúp phát hiện ra các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình di dời, có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Đảm bảo các nhân viên chủ chốt tham gia dự án đều có mặt tại hiện trường cũng như các bộ phận chuyên môn liên quan như Trưởng phòng CNTT, có thể chứng kiến là yếu tố hữu ích nhằm mang đến nhiều cơ hội thành công hơn khi thực hiện dự án.

4. Hệ thống đánh giá

Chúng tôi khuyến nghị quý vị nên xác định phương thức chấm điểm và xếp hạng hồ sơ đấu thầu trước khi phát hành. Mặc dù giá cả luôn đóng vai trò quan trọng, nhưng chi phí tiềm ẩn do trì hoãn dịch vụ và lỗi vận hành có thể lớn hơn cả chi phí di dời. Yếu tố quan trọng nào trong các yếu tố kinh nghiệm, nguồn lực hay tính bền vững sẽ giúp định hướng đề xuất phù hợp nhất với nhu cầu của quý vị? Quý vị đã xác định rõ những ưu tiên của mình trong hồ sơ đấu thầu chưa?

5. Hợp tác cùng chuyên gia

Thuê tổ chức không chuyên có thể giúp tiết kiệm chi phí trước mắt, nhưng về lâu dài quý vị có thể phải trả giá đắt như thời gian đình trệ kéo dài, hàng hóa hư hỏng và nhân viên không hài lòng. Điều quan trọng là đối tác dịch vụ được tuyển chọn phải có kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu của quý vị, giới thiệu các dự án thực hiện gần đây và có quy mô tương tự trong ngành và có kiểm chứ

Crown Workspace Việt Nam luôn nỗ lực, chuyên tâm trong từng hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi không gian làm việc sáng tạo của khách hàng cho mục tiêu phát triển và thịnh vượng. Với bề dày hơn 55 năm kinh nghiệm, chúng tôi hiểu rằng việc di dời doanh nghiệp và di chuyển nhân sự là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Mục tiêu của chúng tôi là mang đến cho khách hàng dịch vụ di dời hoàn hảo nhằm tạo nên không gian làm việc bền vững và tối giản. Với tính bền vững là giá trị cốt lõi trong mọi việc, chúng tôi thiết kế dịch vụ phù hợp với từng yêu cầu riêng biệt và thậm chí đặc biệt của các dự án, cho dù đó là doanh nghiệp hay chuyên gia. Các dịch vụ và chuyên môn của chúng tôi toàn diện, đa dạng trong nhiều lĩnh vực bao gồm chuyển đổi, thay đổi, di dời thương mại & di chuyển chuyên gia, dịch vụ CNTT, trang thiết bị nội thất và dịch vụ lưu trữ.