7 Conseils à suivre lors de votre relocalisation commerciale

La relocalisation de bureaux fait souvent partie des décisions les plus importantes d’une organisation.

Le personnel et les lieux de travail représentent les deux principaux coûts que doit prendre en charge une organisation. Dans le contexte actuel, il est nécessaire de repenser l’environnement de travail afin d’attirer les meilleurs talents. En outre, lors de la planification d’une relocalisation commerciale, il est absolument essentiel de prendre en considération les préoccupations du personnel existant pour garantir la réussite du projet.

Découvrez ci-dessous les sept étapes que votre organisation doit suivre pour réussir sa relocalisation.

1. Nommer un chef de projet

La première étape de ce processus consiste à dialoguer avec les principales parties prenantes et les responsables des services Informatique, Ressources humaines, Finance et Marketing, et à nommer un « Chef de projet ».

Cette personne sera l’interface chargée de diffuser les informations concernant la relocalisation à l’ensemble de l’organisation. Elle doit avoir de bonnes compétences en matière de communication, avoir gagné le respect des autres, être munie de l’autorité requise et, de préférence, avoir déjà de l’expérience en matière de budget et d’aménagement.

2. Choisir un lieu

Il importe de bien choisir le lieu, pas seulement pour votre entreprise, mais également pour vos employés. Avez-vous un lien, un réseau ou une perspective de croissance dans ce lieu ? Il est important de se poser ces questions et de tenir compte des ressources humaines lorsque vous planifiez votre nouveau site.

Vous devrez également penser au trajet domicile-travail pour votre personnel et à la facilité d’accès pour vos clients. Et n’oubliez pas de vous demander si le site dispose d’un nombre suffisant de places de parking pour vos employés et vos visiteurs !

Discutez des différentes options avec votre agent immobilier afin de faire en sorte que votre lieu de travail soit bien placé et accessible.

3. Prévoir un budget

Une relocalisation commerciale est l’un des investissements majeurs d’une organisation. Loyer, frais de notaire, mobilier et sécurité supplémentaire sont autant de dépenses. Veillez à élaborer un plan qui englobe tous les frais, prévus et imprévus.

4. Faire le point sur l’informatique

Quelle est votre stratégie informatique et comment peut-elle être mise en œuvre dans votre nouveau espace de travail ? Où stockez-vous vos données et à quel coût ? Un audit des données et des moyens informatiques est nécessaire pour identifier quelles données vous stockez actuellement, comment vous les stockez ainsi que les procédures les concernant. Un tel audit pourrait donner lieu à des économies de coûts.

Un autre aspect informatique à prendre en considération est celui du bureau partagé ; il peut faire gagner de la place, mais avez-vous la technologie nécessaire pour le prendre en charge ? Les services de Wi-Fi, de stockage dans le cloud et de numérisation peuvent vous aider à améliorer vos performances informatiques. C’est également l’occasion idéale d’examiner votre gestion de l’information en vue de l’améliorer dans votre nouveau lieu de travail.

5. Échanger avec le personnel

Le principal actif de votre organisation est votre personnel. Par conséquent, il est essentiel de le tenir au courant de vos plans de relocalisation. Par ailleurs, vous avez une obligation légale de l’informer de tous changements. La société de relocalisation de votre choix doit pouvoir proposer, recommander et mettre en place un programme de communication avec les employés dans le cadre du contrat de déménagement.

En plus de communiquer avec les employés, il est important de comprendre ce qu’ils attendent vraiment de leur nouveau espace de travail et de déployer un plan en conséquence.

6. Choisir le mobilier

Lors du choix du nouveau mobilier, examinez l’état de celui que vous utilisez actuellement : un meuble a-t-il duré longtemps en raison de sa qualité ou parce que personne ne l’utilise tellement il est inconfortable ? Il est important de choisir le meilleur mobilier avec soin, ne serait-ce qu’en raison de son coût.

Visitez des showrooms pour essayer les meubles car il est indispensable de les toucher et d’en tester le confort pour savoir si vous avez vraiment fait le bon choix. Demandez-vous comment, où et quand le mobilier sera utilisé. Pourquoi ne pas emporter des photos de la palette de coloris envisagée afin de décider si un type de meubles convient à votre nouveau bureau ?

Prenez des décisions avisées, mais faites aussi preuve d’imagination. Nous vous conseillons également de tenir compte des garanties, de la location, de la gestion des câbles et de la polyvalence des éléments de mobilier.

7. Penser à l’environnement et au développement durable

Les questions de développement durable font désormais partie intégrante de tout processus de relocalisation commerciale. Si le développement durable s’inscrit au cœur des valeurs fondamentales de votre organisation, il est important d’exprimer vos exigences en la matière tout au long du processus de transfert.

Pour commencer, le choix du bâtiment doit également être considéré comme une étape du processus de déménagement et d’aménagement. Un bureau durable exemplaire doit avoir un impact minimum sur l’environnement. Examinez notamment la consommation d’eau et d’énergie, la qualité des équipements et les rendements énergétiques à long terme, ainsi que les matériaux de construction, la gestion des déchets et les normes de qualité du mobilier.

En plus de réduire l’impact sur l’environnement, un bureau durable garantit une plus grande productivité, des coûts d’énergie moindres et un espace de travail plus efficace.