Comment créer un bureau circulaire, sans temps mort

L’économie circulaire est centrée sur la conception des déchets et de la pollution, le maintien des ressources en usage le plus longtemps possible et la régénération de nos systèmes naturels.  Mais comment traduire cela pour créer un « lieu de travail circulaire » ?  Et à quoi cela ressemble-t-il et ressent-il ? Bien que chaque organisation réponde différemment, le message est simple : utilisez moins, partagez plus, et assurez-vous que ce que vous utilisez a été obtenu de manière durable, a le potentiel d’être réutilisé, réutilisé ou recyclé, plutôt que de simplement devenir un gaspillage.

Le défi est de savoir comment nous appliquons ces principes dans les bureaux, entrepôts, sites de fabrication et salles de réunion – qui expriment tous la culture et les valeurs d’une entreprise tout en ayant le potentiel de réduire les émissions de carbone et de contribuer de manière significative au parcours de zéro émission carbone d’une organisation.

Selon nos recherches, les meubles et ordinateurs portables pour seulement 100 employés représentent généralement environ 30 tonnes de carbone incorporé, soit l’alimentation de 44 foyers pendant un an. Il n’existe pas de plan universel pour y remédier et, pour être clair, l’objectif principal d’un lieu de travail circulaire n’a pas besoin d’être environnemental, il peut aussi permettre des économies sur les achats de bureaux – ainsi que de créer des bénéfices communautaires et une valeur sociale.

Lorsque la transition vers une approche circulaire est mal planifiée ou mal gérée, peut perturber la vie quotidienne au bureau – mais cela ne doit pas forcément être ainsi. Dans ce guide, nous proposons un guide simple en six étapes pour le faire.

Un espace de travail circulaire est entièrement compatible avec la continuité de l’activité. Lorsque le processus est structuré correctement, les organisations peuvent maintenir une pleine fonctionnalité tout en réduisant l’impact environnemental et les coûts  à long terme – et en ayant un impact positif sur la société.

Tout au long du processus, il y a trois piliers à garder à l’esprit.

• Une compréhension précise de ce que vous possédez déjà
• Un plan par étapes aligné sur les rythmes opérationnels
• Logistique, stockage et communication travaillant en synergie

Commençons.

1. Auditez ce que vous avez et ce dont vous avez besoin

D’abord, il faut de la clarté. La plupart des organisations n’ont pas une vision complète de leurs actifs, de leur utilisation ou de leur état. Un audit structuré change cela. Cela implique de constituer un inventaire détaillé de chaque objet, meuble, équipement, et de classer chaque pièce afin de déterminer ce qui peut être réutilisé immédiatement, ce qui peut l’être et ce qui est réellement redondant – et si cela peut avoir une seconde vie ailleurs ou est vraiment en fin de vie.

C’est aussi là que la valeur cachée émerge. De nombreuses entreprises constatent qu’une part importante de leurs meubles existants peut être renouvelée à une fraction du carbone et du coût liés à l’achat de nouveaux meubles.

Notre outil de gestion des actifs et de cycle de vie, LENS, soutient cette étape en offrant aux équipes une vue en temps réel et précise de leurs actifs et en les aidant à cartographier ce qu’elles possèdent, sa composition, son état et sa localisation.  Cela peut ensuite être évalué en fonction de ce dont ils auront besoin, notamment à mesure que les modes de travail hybrides évoluent, améliorant la prise de décision, permettant la réutilisation et réduisant les coûts et le gaspillage. Le stockage devient ici un outil stratégique : en classant les actifs en besoins à court, moyen et long terme, les organisations peuvent déplacer des articles hors site sans interrompre les opérations quotidiennes.

Ce n’est pas seulement un langage marketing : la Fondation Ellen MacArthur affirme explicitement que la visibilité des actifs est au cœur de la circularité, tandis que le Programme des Nations Unies pour l’environnement affirme que la rénovation et la réutilisation sont parmi les moyens les plus efficaces de réduire le carbone dans l’environnement bâti.

2. Élaborez un plan de transition

Une fois l’audit terminé, les informations de gestion sont disponibles pour planifier des résultats plus circulaires en alignant la pensée de l’économie circulaire dans la planification du changement des espaces de travail. Le principe est simple : chaque phase est terminée avant le début de la suivante, et le stockage est utilisé pour séparer le retrait, la rénovation et la réinstallation. C’est ainsi que les temps d’arrêt sont éliminés.

Un avantage de notre approche est que nous gérons cela par une supervision unique du projet, en coordonnant la logistique, le stockage, la remise à neuf et l’installation afin que chaque étape soit synchronisée et évite la double manipulation.

Par exemple, notre équipe britannique a collaboré avec le King’s College London pour mener une transformation circulaire lors d’un déménagement et d’aménagements, dans le cadre d’une stratégie de modernisation du campus. Le développement durable étant au cœur des objectifs de l’université, et avec le soutien de Crown Workspace, le projet a adopté un modèle d’économie circulaire axé sur la réutilisation, la rénovation et la redistribution responsable des actifs. Par le biais de LENS, l’équipe a audité huit bâtiments et rénové plus de 430 meubles dans notre centre de rénovation londonien. Elle a géré simultanément plus de 30 projets de réutilisation sur plusieurs sites universitaires et redistribué plus de 1 000 meubles sur le campus. Au total, 72,84 % du mobilier utilisé provenait du parc immobilier de l’université, dépassant ainsi l’objectif initial de réutilisation de 70 %. Ces efforts ont permis d’éviter des émissions de carbone équivalentes à la consommation énergétique de 279 foyers pendant un an.En tant que pionniers de la pensée en économie circulaire, nous reconnaissons que notre rôle n’est pas seulement d’innover, mais aussi de partager nos connaissances et d’aider à faire avancer l’agenda circulaire beaucoup plus largement.  Nous le faisons non seulement à travers nos études de cas, mais aussi à travers des documents comme celui-ci et notre livre blanc UKI : Créer des espaces de travail circulaires issus d’une collaboration Workplace Trends avec ITV et JLL, dont une vidéo est disponible ici.

3. Maintenir la continuité de la marque et du design

Une inquiétude courante que nous entendons chez les clients est que la réutilisation des meubles dilue l’identité de la marque ou conduit à une esthétique décalée.

En pratique, une rénovation de haute qualité permet aux organisations de maintenir une continuité complète de conception. Les meubles peuvent être assortis aux couleurs, remis à neuf et refaits pour respecter les directives de la marque, souvent de manière plus régulière que lors de l’achat de nouveaux articles à l’improviste.

Nos équipes de rénovation dans nos centres de renouvellement mondiaux dédiés sont spécialisées dans la restauration des actifs selon un standard comme neuf, garantissant que les choix circulaires paraissent intentionnels, cohérents et premium. C’est là que la circularité devient visible : un espace de travail qui reflète l’identité de votre organisation tout en générant des impacts environnementaux, financiers et sociaux positifs significatifs.

4. Gérer les attentes des employés

Les transitions circulaires réussissent lorsque les employés comprennent leur but. Une communication claire dès le départ, soutenue par des aperçus visuels, des délais et des opportunités de retours, aide les employés à se sentir impliqués dans le processus plutôt qu’à y être exposés. C’est un point sur lequel nous sommes toujours transparents lorsque nous commencons à définir un projet de design de bureau : nous recommandons de prendre le temps d’interagir avec les employés afin de comprendre leurs envies et besoins et de leur montrer les aperçus que nous créons pour vous. Par-dessus tout, écoutez.

Les problèmes qu’un déficit de transparence peut engendrer sont mis en lumière au plus haut niveau. La conférence du Forum économique mondial de 2024 sur « Construire la confiance par la transparence » a mentionné à plusieurs reprises que la transparence des grandes entreprises est l’un des moteurs les plus forts de la confiance dans les initiatives de durabilité. En d’autres termes, quand vous avez bien réussi, parlez-en. Cependant, si vous n’avez pas livré vos promesses, vous devriez aussi en parler. Ainsi, les publics internes et externes vous prennent au sérieux et ne considèrent pas ce que vous faites comme un exercice purement d’optique. Ce même principe s’applique à votre propre équipe : la clarté construit la confiance.

5. Utilisez la logistique intelligemment

En coulisses, c’est la logistique qui rend possible une transition sans interruption. C’est aussi un domaine où les coûts peuvent grimper discrètement s’ils ne sont pas gérés avec soin. Coordonner le déplacement, le stockage, la remise à neuf et la livraison via un seul prestataire réduit les transports inutiles, évite la double manipulation et maintient le projet dans les délais.

La circularité est à la fois une stratégie de durabilité et une stratégie logistique. Comprendre les ressources qui facilitent cela (le stockage avant tout) est une condition préalable à tout bureau circulaire réussi. Donc un partenaire logistique fiable avec 1. Possédait des entrepôts et 2. Un personnel fiable et compétent est presque certainement nécessaire pour y parvenir.

6. Suivre l’impact, c’est-à-dire « est-ce que ça a marché ? »

Un bureau circulaire doit être mesurable. Le suivi de l’impact est essentiel pour les rapports internes, les divulgations externes et la planification à long terme. Les organisations doivent surveiller les économies de carbone issues de la rénovation, le volume de déchets détournés des décharges, la satisfaction des employés tout au long de la transition, ainsi que la valeur financière récupérée des actifs existants.

Il existe également une opportunité croissante de relier la circularité de l’espace de travail à la circularité de la gestion de l’information. Notre écosystème plus large, via notre société sœur Crown Information Management, soutient la recyclage sécurisée des équipements informatiques et la gestion responsable de l’élimination, vous aidant à réduire les émissions de Scope 3, tant physiques que numériques.

Vous souhaitez construire un bureau circulaire, ou simplement obtenir des conseils transparents sur la façon de commencer de manière simple ? Contactez l’un de nos experts dès aujourd’hui !