Comment réussir le déménagement d’une bibliothèque

Que vous déménagiez vos collections d’ouvrages ou revues spécialisées au sein d’un même campus ou immeuble, ou que vous vous installiez dans un nouveau bâtiment ou dans des locaux remis à neuf, la relocalisation d’une bibliothèque est un projet ambitieux nécessitant l’adoption de procédés uniques et rigoureux. Cependant, certains enjeux restent les mêmes et c’est la manière dont vous les gérerez qui garantira votre réussite, ou non.

Importance de la planification

Nous avons déménagé des centaines de bibliothèques, et une chose est certaine : la préparation est la clé du succès.

De nombreuses réunions de préparation préalable sont à la base d’un déménagement réussi. Nous vous recommandons d’inclure l’ensemble de l’effectif à ces réunions. En effet, même une nouvelle recrue peut proposer une idée qui pourrait faciliter le déménagement et réduire la durée d’indisponibilité.

Cette étape comporte les points suivants:

Définir l’étendue du projet

Que déménagez-vous exactement ? Uniquement les collections d’ouvrages ou bien aussi les étagères, le mobilier, le matériel informatique et l’équipement spécialisé ?

Réduire la durée d’indisponibilité

Qu’attendez-vous de votre déménageur professionnel pour réduire la durée d’indisponibilité ? Souhaitez-vous qu’il travaille en dehors des heures de travail, la nuit ou les week-ends ? Ou devra-t-il fermer une section à la fois pour permettre aux usagers de continuer à fréquenter votre bibliothèque durant les heures d’ouverture ?

Déménagements d’équipement spécialisé

Si votre déménagement comprend des équipements spécialisés (par exemple des photocopieurs qui sont loués et non détenus par l’entreprise), vous devrez obtenir l’accord de la société de location au préalable. Si cette société est satisfaite des compétences de votre déménageur, elle peut vous donner l’autorisation de relocaliser son équipement. Autrement, il vous faudra vous organiser avec elle pour qu’elle déménage elle-même ses équipements, afin de respecter les conditions du contrat.

Règles concernant le stockage

Avez-vous prévu des locaux de stockage temporaires pendant la relocalisation ? Votre déménageur dispose-t-il de locaux de stockage étanches, sécurisés et à température contrôlée ? Avez-vous besoin de stocker uniquement vos collections, ou bien aussi vos étagères ?

Durant l’étape de préparation, votre déménageur doit travailler en étroite collaboration avec vous et notamment participer aux réunions préalables à la relocalisation et expliquer comment il travaillera avec votre équipe et gérera la présence des usagers en vue d’effectuer la relocalisation de la façon la plus efficace et économique possible. Vous devez aussi avoir convenu du système d’étiquetage, du niveau des effectifs, du programme de déménagement (y compris le métrage linéaire déménagé par jour) ainsi que des échéances.

Faites appel à des professionels

Chaque relocalisation de bibliothèque est unique, mais l’expérience reste un atout précieux dans tous les cas. Dans ce type de relocalisation, nous vous conseillons de travailler avec un prestataire expérimenté ayant déjà effectué maintes fois le déménagement d’ouvrages comme les vôtres.

Voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous choisissez votre prestataire :

Le prestataire justifie-t-il d’une vaste expérience dans l’emballage séquentiel et quel système d’étiquetage utilisera-t-il?

Un professionnel du déménagement connaîtra les systèmes de classification décimale de Dewey, la classification binaire et la classification de la Bibliothèque du Congrès. Il emballera ensuite vos collections selon une séquence stricte, en fonction du système de votre choix.

Dispose-t-il du matériel et des véhicules suffisants pour protéger, déplacer et suivre vos collections?

Un professionnel du déménagement aura des caisses pouvant contenir les ouvrages de toute une étagère ainsi que des véhicules équipés d’un hayon élévateur et pouvant être suivis.

Son équipe est-elle formée aux systèmes de bibliothèques et fera-t-elle preuve de cohérence durant tout le projet?

Un professionnel du déménagement emploiera un effectif disponible pour la durée du projet et ne fera pas appel à des intérimaires changeant d’un jour à l’autre.

Avez-vous désigné un chef de projet dédié à votre déménagement, qui dispose de l’expérience nécessaire pour effectuer cette tâche?

Pour chaque projet de relocalisation d’une bibliothèque, vous devez désigner un chef de projet ou un consultant ayant une vaste expérience dans ce domaine.

Quelles sont les méthodologies employées pour relocaliser les collections?

Un professionnel du déménagement disposera d’une méthodologie claire et détaillée lui permettant de déménager les bibliothèques avec succès, et vous en communiquera les détails.

Votre prestataire peut-il répondre à toutes vos exigences de déménagement?

Un professionnel du déménagement disposera d’une équipe spécialisée et de l’expertise nécessaire pour répondre à toutes vos exigences afin que vos collections soient réinstallées dans le bon ordre, que votre mobilier et vos objets de décoration restent intacts et que votre matériel informatique fonctionne dès le premier jour, tout en respectant les délais.

Comment identifierez-vous le personnel sur place?

Un professionnel du déménagement s’assurera que ses employés sont facilement identifiables sur place, grâce à des uniformes aux couleurs de sa marque. Concernant le prix, il faut savoir que le moins-disant n’est pas toujours le meilleur prestataire. En effet, vous devez avoir l’assurance que ce dernier sera capable de relocaliser vos collections de manière sûre et sécurisée, dans le respect des délais et du budget.

Concernant le prix, il faut savoir que le moins-disant n’est pas toujours le meilleur prestataire. En effet, vous devez avoir l’assurance que ce dernier sera capable de relocaliser vos collections de manière sûre et sécurisée, dans le respect des délais et du budget.