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Pianificare spostamenti e traslochi di ufficio senza intoppi

Destreggiarsi tra le complessità dei trasferimenti di uffici, definiti anche spostamenti e traslochi di ufficio, richiede un’attenta pianificazione e un’esecuzione meticolosa.

Sia che la motivazione alla base del trasferimento sia favorire la crescita aziendale, adattarsi alle tendenze del lavoro a distanza o semplicemente cercare un cambiamento di scenario, il processo può indurre stress in tutte le parti coinvolte.

Written by Matteo Calza

Workspace Business Unit Manager

Matteo è entrato in Crown nel 2005 come Data Entry e Project Manager, cambiando diversi ruoli all’interno dell’azienda e recentemente passando alla nuova divisione italiana di Crown Workspace, per lanciare questa business unit anche in Italia e prendersi cura della sua crescita nazionale.

Per semplificare il tutto, è essenziale porre le giuste domande prima di intraprendere ogni progetto di trasferimento d’ufficio.

1. Selezione della location ideale per il nuovo ufficio

La determinazione dell’ubicazione del nuovo ufficio emerge subito come fattore cruciale. Pur mirando a ridurre al minimo i disagi dei futuri spostamenti dei dipendenti, è fondamentale trovare un equilibrio tra vicinanza e comodità dei clienti che visitano la tua sede.

L’idoneità dell’ubicazione dell’ufficio dipende innanzitutto dalla natura della tua attività: un centro città potrebbe non essere adatto alle aziende con clienti provenienti da lontano, mentre una zona industriale potrebbe scoraggiare le attività basate sul traffico pedonale. Consultare tutte le parti interessate (dipendenti, clienti e fornitori), può rivelare informazioni inaspettate e davvero utili. In alcuni casi, avere una seconda sede senza rinunciare alla prima, potrebbe essere una soluzione più praticabile rispetto al trasloco completo dell’ufficio.

2. Identificazione di nuovi requisiti

A meno che il tuo spazio di lavoro attuale non sia stato progettato su misura, è probabile che ci siano aree in cui non soddisfa le aspettative e le reali necessità della tua azienda. Il bisogno di più sale riunioni o spazi di lavoro silenziosi spesso è alla base di molte decisioni di trasferimento.

Sfrutta questa transizione per coinvolgere le principali parti interessate e raccogliere il loro contributo sulle funzionalità desiderate per il nuovo ufficio. I suggerimenti dei dipendenti, come sedie da ufficio più comode o migliori opzioni di archiviazione, possono migliorare significativamente l’esperienza lavorativa di tutti. Allineare le esigenze aziendali con le preferenze dei dipendenti e dei clienti apre la strada a una transizione d’ufficio di successo.

3. Scelta del layout dell’ufficio: open space VS uffici privati

Il layout del nuovo ufficio gioca un ruolo fondamentale nel modellare l’ambiente di lavoro. Un layout a pianta aperta favorisce la collaborazione e la comunicazione, ideale per una risoluzione agile dei problemi nelle piccole imprese.

Man mano che le aziende si espandono, spesso c’è bisogno di spazi dedicati per ruoli diversi. La valutazione del flusso di lavoro e dei requisiti della tua azienda guiderà la decisione. Se i team lavorano insieme su obiettivi condivisi, le configurazioni a piano aperto potrebbero essere vantaggiose. Tuttavia, per i team focalizzati su obiettivi distinti, potrebbero essere più adatti uffici privati ​​o ambienti di lavoro più piccoli.

4. Decidere tra spazi autonomi e di co-working

Il panorama aziendale moderno offre una gamma di opzioni di spazio di lavoro, dagli uffici autonomi agli spazi di coworking condivisi. La scelta tra queste opzioni dipende da diversi fattori. Gli uffici autonomi offrono spazio per la personalizzazione, mentre gli spazi di coworking offrono efficienza in termini di costi e opportunità di networking.

Adattare la tua decisione alle esigenze specifiche della tua azienda implica la raccolta di approfondimenti dalle principali parti interessate. Le loro preferenze potrebbero differire leggermente dalle tue, permettendoti di fare una scelta ben informata.

In sintesi, i traslochi d’ufficio, sebbene potenzialmente stressanti, possono essere affrontati senza problemi ponendo queste domande chiave a sé stessi e a tutte le parti interessate.

Per coloro che cercano una guida esperta da parte di specialisti in traslochi di uffici in merito ai traslochi commerciali o ai servizi di trasferimento di uffici, la nostra offerta completa copre la pianificazione, l’esecuzione, la gestione dei progetti e il supporto post-trasloco per varie risorse d’ufficio, inclusi mobili, apparecchiature IT e articoli specializzati.

La nostra esperienza garantisce che i vostri requisiti di trasferimento siano soddisfatti, consentendo alle vostre operazioni di continuare senza problemi durante tutta la transizione.

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