Points à prendre en compte pour le processus de sélection d’un déménageur professionnel

Définir les échéances

Certains projets doivent respecter des délais très serrés, mais ce n’est généralement pas le cas. Nous vous conseillons donc de commencer le processus de sélection le plus tôt possible et de laisser suffisamment de temps pour la soumission des demandes de proposition et des documents de l’appel d’offres, afin de recevoir des réponses réfléchies et approfondies. Nous vous recommandons d’envoyer votre appel d’offres au moins six mois à l’avance pour les projets de déménagement importants (concernant plus de 250 employés),et trois mois à l’avance pour ceux qui sont moins importants (concernant jusqu’à 100 employés). Plus vous aurez de temps pour faire les vérifications nécessaires et poser toutes vos questions sur les informations fournies, plus les offres soumises seront détaillées.

Voir les locaux

Dans l’idéal, le processus de sélection inclura une visite de votre site, ce qui permettra aux prestataires potentiels de mieux comprendre votre activité, les bâtiments, les installations et aménagements ainsi que les exigences du projet. Plus les prestataires potentiels ont d’information, plus leur appel d’offres est précis et tient compte de vos exigences. En outre, si les prestataires comprennent bien le projet, ils peuvent formuler une offre en toute confiance et sont donc plus susceptibles de proposer des prix compétitifs.

L’information est la clé du succès

Bien qu’il soit très utile de laisser le personnel des prestataires potentiels visiter votre site pour évaluer le projet, il est tout aussi important qu’il possède des informations détaillées sur le déménagement, les bâtiments, les parties concernées et les implications opérationnelles. Il s’agit d’un processus d’apprentissage à double sens qui permet souvent de mettre à jour des éléments qui, s’ils n’avaient pas été révélés, auraient pu entraîner des problèmes majeurs. La présence des principaux employés du projet et des parties prenantes spécialisées, telles que le responsable du service informatique, peut vraiment faire toute la différence dans la réussite de votre projet de relocalisation.

Que faire du mobilier?

Par le passé, les entreprises prenaient en considération le mobilier de leurs bureaux uniquement en cours de déménagement, ce qui limitait considérablement les options disponibles. Il existe peut-être des façons de réutiliser le mobilier dont vous n’avez pas entendu parler. Si vous devez vous débarrasser de certaines pièces de mobilier, vous pouvez peut-être gagner un peu d’argent en les revendant ou tout au moins diminuer vos coûts de relocalisation en les donnant et les recyclant plutôt que de les mettre à la décharge. En précisant vos exigences ou vos aspirations dans votre appel d’offres, vous pourriez économiser beaucoup d’argent lors de l’achat du nouveau mobilier et de l’élimination de l’ancien. Crown Workspace est fier de proposer les services de son centre de reconditionnement, rénovation et transformation du mobilier commercial, le Renew Centre. Nombreuses sont les entreprises qui font désormais des économies de ressources financières et environnementales en décidant de rénover ou réparer leurs bureaux et leurs chaises pour les adapter aux exigences des nouveaux locaux.

Liquidation de stocks

Les mêmes principes sont valables lorsqu’un bâtiment ferme et qu’il faut se débarrasser de tous les anciens meubles. Si le mobilier n’est plus utile, l’entreprise peut le contrôler et l’évaluer en vue d’une revente, d’une vente aux employés ou d’un don à une association caritative avant même d’en envisager le recyclage.

Chez Crown Workspace, nous proposons de tels services. Nous savons donc qu’en général les entreprises peuvent économiser jusqu’à 40 % sur leurs coûts, en suivant ces étapes de la hiérarchie des déchets plutôt qu’en optant pour la mise au rebut des articles superflus. Vous pouvez aussi réaliser de plus grandes économies si la liquidation du bureau durable est prévue et intégrée au processus de relocalisation. Trop souvent, ces aspects sont traités uniquement en cours de déménagement, ce qui est trop tard pour effectuer des économies de cette échelle. Si vous intégrez la liquidation des objets de votre bureau à votre appel d’offres de relocalisation, les prestataires intéressés pourront vous proposer les meilleurs services possible sur les plans environnemental et social, à des prix intéressants. Vous pourrez donc prendre une décision éclairée pour garantir un déménagement sans problème et dans les délais.

Pensez à vos voisins

Partagez-vous un immeuble de bureaux ? Partagez-vous les points d’entrée et de sortie ? Partagez-vous les ressources ? Votre déménagement aura-t-il des répercussions sur vos voisins et leurs opérations ? Dans votre appel d’offres, veuillez préciser les besoins et les exigences de vos voisins. Ainsi, votre prestataire pourra en tenir compte dès le début et garantir le déroulement de votre projet dans les délais et sans supporter de coûts supplémentaires en raison de retards ou de problèmes d’accès.

Faites appel à un professionnel

Embaucher un amateur peut vous faire économiser de l’argent à court terme, mais vous en payerez les conséquences sur le long terme, que ce soit à cause d’une durée d’indisponibilité prolongée, d’endommagement de biens ou de mécontentement du personnel. Le partenaire que vous choisissez doit avoir l’expérience requise pour votre projet. N’hésitez pas à demander des références pour des projets similaires dans votre secteur, et vérifiez-les !

Crown Workspace est inscrit au registre de la British Association of Removers (BAR) et notamment du Commercial Moving Group (CMG) recensant les déménageurs de bureaux d’entreprise. Si vous cherchez à établir une liste de prestataires potentiels auxquels lancer votre appel d’offres, nous vous suggérons d’inclure des membres de la CMG. En effet, ces derniers sont évalués par un organisme externe et audités régulièrement par la BAR avant de recevoir la norme BS 8522 (British Standard for Commercial Moving). Cette norme certifie qu’un déménageur est reconnu pour la livraison de services de relocalisation commerciale.

Système de notation

Nous vous conseillons de déterminer un système d’évaluation et de notation des offres avant de lancer votre appel d’offres. Bien que les prix doivent toujours être pris en compte dans votre décision, les coûts engendrés par des délais ou des défaillances opérationnelles pourraient éclipser les dépenses liées à la relocalisation. Quelle importance accorderez-vous à l’expérience, aux ressources et au développement durable, pour choisir l’offre la mieux adaptée à vos besoins ? Avez-vous clairement précisé vos priorités dans l’appel d’offres ?

Si vous constatez des différences de prix considérables, demandez aux prestataires de vous fournir une liste détaillée de leurs coûts, pour comprendre d’où vient cette différence. En effet, l’option la moins coûteuse risque d’être plus onéreuse et d’impliquer des suppléments imprévus si un prestataire n’a pas inclus toutes les ressources nécessaires ou s’est montré trop optimiste.