Vous déménagez votre bureau? Sept conseils à prendre en compte

Le déménagement d’un bureau peut être l’une des décisions les plus importantes que votre entreprise aura à prendre.

Les personnes et les lieux de travail étant les deux plus grands investissements, attirer les meilleures personnes dans la culture actuelle signifie repenser leur environnement de travail. En outre, la prise en compte des considérations du personnel actuel lors de la planification d’un déménagement de bureaux est essentielle à la réussite du projet.

Nous avons établi une checklist pour garantir la réussite de votre déménagement de bureaux.

1. Nommez un chef de projet
   La première partie de ce processus consiste à impliquer les principales parties prenantes et les décideurs de l’informatique, des RH, des finances et du marketing et à désigner un chef de projet. La personne désignée sera le point de contact et sera responsable de la transmission des informations au reste de l’organisation concernant le déménagement. Cette personne doit avoir de bonnes capacités de communication, du respect, de l’autorité et, idéalement, une expérience préalable en matière de budgétisation et d’aménagement.
2. Choisir un emplacement
   Il est important que le choix du lieu soit le bon, non seulement pour votre entreprise mais aussi pour vos employés. Disposez-vous d’une connexion, d’un réseau ou voyez-vous un potentiel de croissance dans ce lieu ? Ce sont des questions importantes et des problèmes de ressources humaines à prendre en compte lorsque vous réfléchissez à votre nouveau site.Vous devrez également tenir compte de la distance à parcourir par votre personnel pour se rendre au travail et de l’accessibilité pour les clients. Discutez des options avec l’agent immobilier de votre choix pour vous assurer que votre nouveau bureau est bien situé et accessible.
3. Prévoyez un budget
   Un déménagement de bureau est l’un des plus gros investissements qu’une entreprise puisse faire. Du loyer aux frais juridiques, en passant par l’assurance, le mobilier et la sécurité supplémentaire, tout a un coût. Assurez-vous d’avoir conçu un plan qui inclut tous les coûts, qu’ils soient prévus ou imprévus.
4. Technologies de l’information
   Quelle est votre stratégie informatique et comment peut-elle être mise en œuvre sur le nouveau lieu de travail ? Où stockez-vous vos données et à quel prix ? Un audit informatique et des données doit être réalisé pour identifier les données que vous stockez actuellement, la manière dont vous les stockez et les procédures qui s’y rapportent. Cela pourrait vous aider à réaliser des économies.Le hot-desking est un autre point à prendre en considération : il permet d’économiser de l’espace de bureau, mais avez-vous l’équipement technologique nécessaire pour le supporter ? Le Wi-Fi, le stockage en cloud et les services de numérisation peuvent tous contribuer à améliorer votre efficacité informatique.C’est aussi le moment idéal pour revoir la façon dont vous gérez vos informations et comment la rendre plus efficace dans le nouveau lieu de travail.
5. S’engager avec le personnel
   Les employés constituent le principal atout de votre entreprise. Il est donc essentiel de les tenir au courant de vos projets de relocalisation. Vous avez également l’obligation légale de les informer de tout changement. La société de relocalisation que vous avez choisie doit proposer, recommander et mettre en œuvre un programme de communication avec le personnel dans le cadre de l’offre de relocalisation.En plus de communiquer avec le personnel, il est important d’obtenir son avis sur l’aménagement des nouveaux bureaux, d’examiner attentivement ses souhaits et ses commentaires sur son lieu de travail et de mettre en œuvre un plan qui en tienne compte.
6. Mobilier
   Lors de la sélection de nouveaux meubles, tenez compte de l’état de vos meubles actuels – un meuble a-t-il duré longtemps en raison de sa qualité, ou en raison d’un manque d’utilisation parce qu’il est trop inconfortable ? Il est important de choisir avec soin les meilleurs meubles, notamment parce qu’ils sont chers. Emportez avec vous des images de la palette de couleurs que vous envisagez pour déterminer si un type de mobilier convient à votre nouveau bureau.Faites des choix judicieux, mais amusez-vous aussi. D’autres aspects que nous vous conseillons de prendre en compte sont les garanties, la location, la gestion des câbles et la flexibilité des produits d’ameublement.
7. Considérations relatives à l’environnement et à la durabilité
   Les questions de durabilité constituent désormais une partie importante et complexe de tout processus de déménagement de bureaux. Si la durabilité est proche des valeurs fondamentales de votre organisation, il est important de prendre en compte vos exigences tout au long du processus de déménagement.Le processus de sélection du bâtiment doit également être pris en compte dans le cadre du processus d’aménagement et de déménagement.Un bureau durable doit être sensible à son impact sur l’environnement. Cela inclut la consommation d’énergie et d’eau, la qualité des équipements et l’efficacité énergétique à long terme. En outre, cela inclut également les matériaux de construction, la gestion des déchets et les normes de qualité du mobilier.En plus d’être responsable de l’effet que vous avez sur l’environnement, les avantages d’un bureau durable comprennent une productivité accrue, une réduction des coûts énergétiques et un lieu de travail plus efficace.