Comment réussir le déménagement d’une bibliothèque

Que vous souhaitiez déplacer une bibliothèque vers un autre bâtiment à proximité ou relocaliser tout un centre de documentation vers les nouveaux locaux de votre entreprise, déménager une bibliothèque nécessite une organisation spécifique et rigoureuse. 

De l’importance de la planification 

Chez Crown, nous avons déménagé des centaines de bibliothèques. Une chose est sûre : la préparation est la clé du succès. 

Comme pour tout déménagement, commencez par faire une réunion de préparation. Nous vous recommandons de rassembler l’ensemble des effectifs. En effet, il est important que toutes les personnes de l’équipe accèdent au même niveau d’information. 

Les différents éléments à prendre en compte sont les suivants : 

Définissez la portée du projet 

Que souhaitez-vous déplacer exactement ? Uniquement les collections de livres, de magazines ou de bandes dessinées, ou bien aussi les étagères qui servent à les ranger ? Avez-vous besoin de déménager certains meubles, du matériel informatique ou des appareils spécifiques ? 

Réduisez au maximum la durée d’indisponibilité 

Un déménageur professionnel pourra vous aider à réduire la durée d’indisponibilité de votre bibliothèque. Par exemple, le déménagement pourra être effectué la nuit ou pendant un week-end. Autre possibilité : vous pouvez déménager une section après l’autre. Ainsi, les usagers pourront continuer à fréquenter la bibliothèque aux heures normales d’ouverture. 

Déplacez les appareils spécifiques 

Si le déménagement comprend des appareils spécifiques, comme des photocopieurs, vérifiez qui en est le propriétaire. Si vous louez ces machines, comme c’est souvent le cas en bibliothèque, vous devrez peut-être obtenir l’accord préalable du propriétaire. Si l’entreprise propriétaire est satisfaite des références du déménageur mandaté, elle pourra donner son accord à la relocalisation de ses appareils. Dans le cas contraire, vous devrez convenir avec elle des modalités pour qu’elle se charge elle-même de déplacer ses appareils, conformément aux conditions du contrat de location. 

Stockez les ouvrages dans un lieu adapté 

Avez-vous prévu un espace de stockage temporaire pendant la relocalisation de votre bibliothèque ? Votre déménageur dispose-t-il d’espaces de stockage étanches, sécurisés et à température stable pour protéger vos livres ?  

Préparez votre déménagement le mieux possible en travaillant étroitement avec votre prestataire. Invitez-le à participer aux réunions de planification du déménagement pour qu’il vous explique comment il compte travailler avec votre équipe. Pensez à lui poser des questions, par exemple sur le stockage de vos ouvrages ou la manière dont sera gérée la présence du public. Vous devrez aussi convenir d’un système d’étiquetage, définir le nombre de personnes et le matériel nécessaire au déménagement, établir un planning et définir des échéances pour que tout se déroule le mieux possible. 

Faites appel à des professionnels 

Chaque relocalisation de bibliothèque est unique. Pour autant, vous avez tout intérêt à faire appel à des professionnels expérimentés. 

Voici quelques questions à vous poser pour choisir votre prestataire : 

Quelle est l’expérience du prestataire concernant l’emballage séquentiel et quel système d’étiquetage compte-t-il utiliser ? 

Vous devriez bénéficier d’un système d’étiquetage à la fois simple et efficace pour retrouver très facilement vos ouvrages et votre matériel une fois le déménagement terminé. 

Le prestataire dispose-t-il de suffisamment de matériel et de véhicules pour protéger, déménager ou stocker vos collections ? 

Un professionnel expérimenté dans le déménagement de bibliothèques dispose de caisses pouvant contenir les ouvrages d’une étagère complète. Il peut vous proposer un nombre approprié de véhicules pourvus de hayons élévateurs. 

Les équipes connaissent-elles les spécificités d’une bibliothèque ? 

Un vrai professionnel du déménagement fera intervenir la même équipe pendant toute la durée de votre projet de relocalisation, sans déléguer une partie du travail à des intérimaires externes. 

Disposez-vous d’un chef de projet dédié pour votre déménagement ? 

Pour un projet tel que la relocalisation d’une bibliothèque, votre prestataire doit absolument vous affecter un chef de projet ou un conseiller dédié, qui ait de l’expérience dans ce domaine. 

Quel est le système appliqué par le prestataire pour replacer vos ouvrages dans le bon ordre ? 

Un professionnel du déménagement consciencieux appliquera une méthodologie claire et précise pour vous permettre de replacer facilement vos ouvrages dans l’ordre souhaité après le déménagement. Vous devriez pouvoir échanger avec le prestataire concernant les détails de son travail. 

Votre prestataire est-il en mesure de répondre à vos contraintes ? 

Pour déménager une bibliothèque, vous aurez besoin d’une entreprise de déménagement dont les équipes sont expérimentées et fiables. Vos collections devront être remises en place dans le bon ordre, le mobilier et les éléments de décoration devront évidemment rester intacts et le matériel informatique devra être opérationnel dès la fin du déménagement. 

Comment le personnel sera-t-il identifiable sur place ? 

Un vrai professionnel du déménagement s’assure que ses employés sont facilement identifiables sur place. Le plus souvent, cela passe par des tenues de travail aux couleurs de l’entreprise. Concernant le coût du déménagement, gardez en tête que l’offre la plus alléchante ne garantit pas toujours les meilleures prestations.

Assurez-vous que le prestataire choisi sera capable de déplacer vos ouvrages de manière fiable et sécurisée, en respectant les délais et le budget fixés.