Vous déménagez votre bureau? Sept conseils à prendre en compte

Le déménagement d’un bureau peut être l’une des décisions les plus importantes que votre entreprise aura à prendre.

Les personnes et les lieux de travail étant les deux postes d’investissement les plus importants, attirer les meilleurs collaborateurs dans le monde du travail actuel signifie repenser leur environnement de travail. En outre, prendre en compte les avis des personnes en poste lors de la planification d’un déménagement de bureaux est essentiel à la réussite du projet.

Nous avons établi une checklist pour vous aider à garantir la réussite de votre déménagement de bureaux.

1. Nommez un chef de projet
   La première étape du processus consiste à impliquer les principales parties prenantes tels que les responsables de l’informatique, des RH, des finances et du marketing et à désigner un chef de projet. La personne désignée sera l’interlocuteur privilégié et aura la responsabilité de transmettre les informations au reste de l’organisation, pour tout ce qui concerne le déménagement. Cette personne doit avoir un grand sens de la communication et du respect, savoir faire preuve d’autorité et, idéalement, avoir une expérience préalable en matière de budgétisation et d’aménagement.
2. Choisir le bon emplacement
   Il est important que le lieu choisi soit le bon, non seulement pour votre entreprise mais également pour vos employés. Disposez-vous d’une connexion, d’un réseau ou voyez-vous un potentiel de croissance à cet endroit ? Ce sont des questions importantes et des problématiques de ressources humaines à prendre en compte lorsque vous réfléchissez à changer de site.Vous devrez également tenir compte de l’éloignement et de la durée de transport pour votre personnel et de l’accessibilité pour vos clients. Discutez de ces différents aspects avec l’agent immobilier que vous mandaterez, pour vous assurer que votre nouvel espace de travail est bien situé et accessible.
3. Établissez un budget
   Un déménagement de bureau est l’un des plus gros investissements qu’une entreprise puisse faire. Du loyer aux frais juridiques, sans oublier les assurances, le mobilier et les frais de sécurité, tout a un coût. Assurez-vous d’avoir élaboré un plan qui inclut tous les coûts, y compris les imprévus.
4. Technologies de l’information
   Quelle est votre stratégie informatique et peut-elle être adaptée à votre prochain lieu de travail ? Où stockez-vous vos données et à quel prix ? Un audit général des systèmes et des données informatiques doit être réalisé afin d’identifier les données que vous stockez actuellement, la manière dont vous les stockez et les procédures qui s’y rapportent. Cela pourrait vous permettre de réaliser des économies.Le hot-desking mérite également d’être considéré : cette pratique qui consiste à ne pas attirbuer les postes de travail permet d’économiser de l’espace de bureau, or avez-vous l’équipement technologique nécessaire pour pouvoir le faire ? Le Wi-Fi, le stockage cloud et les services de numérisation sont autant de solutions qui permettent d’optimiser votre efficacité informatique.C’est aussi le moment idéal pour revoir la façon dont vous gérez vos informations et comment la rendre plus performante dans le nouveau lieu de travail.
5. Impliquer le personnel
   Les employés sont l’atout majeur de votre entreprise. Il est donc essentiel de les tenir informés de vos projets de relocalisation. De fait, les informer de tout changement est une obligation légale. La société de relocalisation que vous aurez choisie devra proposer, recommander et mettre en œuvre un programme de communication à destination du personnel, dans le cadre de l’offre de relocalisation. En plus de communiquer avec vos collaborateurs, il est important de recueillir leur avis sur l’agencement des nouveaux bureaux, d’écouter attentivement leurs souhaits et commentaires concernant leur lieu de travail, et de mettre en œuvre un projet qui en tienne compte.
6. Le mobilier
   Au moment de choisir de nouveaux meubles, tenez compte de l’état de votre mobilier actuel – tel meuble est-il resté en bon état en raison de sa qualité, ou faute d’avoir servi car trop inconfortable ou incommode ? Il est important de choisir avec soin les meilleurs meubles possible, ne serait-ce que parce qu’ils coûtent cher. Emportez avec vous un échantillonnage de la palette de couleurs auxquelles vous pensez pour pouvoir estimer si tel type de mobilier peut convenir à votre nouveau bureau.Faites des choix judicieux, tout en y prenant plaisir. Nous vous conseillons également de prendre en compte d’autres aspects tels que les garanties, la location, l’agencement des câbles électriques et la polyvalence des produits d’ameublement.
7. Problématiques liées à l’environnement et la durabilité
   Les questions de durabilité font désormais partie intégrante et incontournable de tout processus de déménagement professionnel. Si le développement durable est une valeur partagée par votre organisation, nous respecterons évidemment vos exigences tout au long du processus de déménagement. Cela commence d’ailleurs dès la phase de sélection du bâtiment dans lequel vous souhaitez aménager.Un bureau durable doit avoir le moindre impact environnemental possible. Cela recouvre les aspects de consommation d’énergie et d’eau, de qualité des équipements et d’efficacité énergétique à long terme. D’autre part, cela recouvre également les aspects de choix des matériaux de construction, de gestion des déchets et les normes de qualité du mobilier. En plus de limiter votre impact sur l’environnement, les avantages d’un lieu de travail durable sont nombreux, dont une meilleure productivité, des coûts énergétiques réduits et un environnement de travail globalement plus performant.