5 semplici step da seguire per aprire un nuovo ufficio con successo

La tua azienda si sta ingrandendo e hai deciso di aprire un nuovo ufficio? Hai semplicemente deciso di trasferirti da dove sei ora? Quando stai per aprire una nuova sede aziendale, la pianificazione in anticipo è tutto: ti consentirà di avere una transizione al nuovo ufficio sicura e senza intoppi, nel rispetto di tempi e budget preposti.

Vediamo insieme come fare!

1. Ricerca di una nuova sede

Prima di tutto dovrai trovare lo spazio ideale per la tua nuova sede. Decidi preventivamente quali sono le caratteristiche che dovrà avere l’ufficio che cerchi e recati in un’agenzia immobiliare per valutare le varie opzioni, o se hai voglia di metterti in gioco in prima persona (o incaricare qualcuno in azienda per farlo), inizia a guardare quelli che sono gli annunci online, sia nei maggiori portali immobiliari, che in gruppi social dedicati della tua città.

Trovare la location ideale può richiedere molto tempo, non aspettare quindi l’ultimo momento per individuare il luogo dove traslocare o in cui aprire la nuova sede.

Avere fretta non è mai un bene, è sempre meglio iniziare la ricerca della location giusta anzi tempo. Non sempre però questo è possibile, e nei casi dove le tempistiche stringono, è meglio non perdere troppo tempo nel visionare molte proprietà, ma focalizzare la propria ricerca su 3-4 location di interesse, prima di scegliere quella giusta.

2. Contratto di locazione e rapporto con la proprietà

Non stai affittando solo lo spazio: stai entrando in una relazione duratura con il proprietario dell’immobile! Se hai la sensazione che qualcosa non funzioni sin da subito con i proprietari dello spazio che vuoi affittare, meglio allontanarsi e cercare altrove.

Cerca di capire il più velocemente possibile chi sono gli attuali conduttori (o precedenti) e come si sono trovati, se ci sono altre parti interessate, quali sono i costi nascosti, pro e contro del quartiere in cui si trova l’ufficio etc. Questo ti darà un’idea migliore su come procedere. Non aver paura di mettere alla prova la controparte: ogni risposta sarà utile a capire se hai trovato la location giusta per il tuo nuovo ufficio.

3. Valutare gli spazi dell’ufficio – Redesign

Una volta che sei abbastanza sicuro di essere vicino a concludere un accordo, è tempo di pensare a cosa succederà dopo: riparazioni e progettazione dei nuovi spazi.

Quanti dipendenti frequenteranno attivamente la sede? Quali sono gli spazi essenziali per la tua attività? Vuoi creare degli spazi insonorizzati per le vostre call aziendali?

Non dimenticare un’area break/relax!

Usare al meglio ogni singolo spazio dell’ufficio è essenziale per ottimizzare i costi e offrire ai propri collaboratori tutto ciò di cui hanno bisogno, creando un ambiente stimolante e confortevole dove poter lavorare ogni giorno.

Se hai deciso di affidarti a un interior designer, architetto o ditta specializzata, assicurati che le stime iniziali siano effettivamente il costo finale dell’opera. Anche se i vari provider hanno sicuramente le migliori intenzioni, le prime stime sono spesso lontane dai conti finali. Ecco perché è bene concordare un budget massimale e delle causali da rispettare in quanto a tempistiche e costi.

4. Come arredare l’ufficio

Una volta assicurati che gli elementi essenziali di spazio e design siano a posto prima del trasloco vero e proprio, ci sono molte altre cose a cui pensare per quello che riguarda l’arredamento e gli elementi necessari per l’operatività di ogni giorno.

Mobili per l’ufficio

Scegliere i giusti mobili per il nuovo ufficio è davvero importante. Un posto di lavoro confortevole ed ergonomico non solo contribuisce al benessere, ma influisce anche sulla produttività complessiva, attirando i futuri potenziali dipendenti. Un ambiente di lavoro dinamico richiede scrivanie, divani per le aree comuni, tavoli per sale conferenze di varie dimensioni con sedie abbinate, lavagne cancellabili, classificatori multiuso e sale per meeting insonorizzate.

Pensa a:

✔ Scrivanie da ufficio

✔ Tavoli per sale conferenze

✔ Sedie da ufficio

✔ Divani

✔ Lavagne

✔ Armadietti per schedari

✔ Illuminazione

✔ Arte e arredamento

Tecnologia e attrezzature IT

Trasferire le apparecchiature IT dal tuo vecchio ufficio a quello nuovo è una bella scocciatura se non ti affidi al partner giusto, per garantire la continuità operativa del tuo ufficio, o per installare le nuove attrezzature. La sicurezza dei dati è fondamentale!

Hai attrezzature obsolete di cui vorresti liberarti? Alcune aziende come Crown Workspace sono al tuo fianco anche per lo sgombero di quanto non ti occorre più, cercando la migliore soluzione tra la consegna ai dipendenti, la donazione a enti benefici, o lo smaltimento vero e proprio secondo tutti gli standard ambientali internazionali.

5. Manutenzione del nuovo ufficio

Ed ora che sei nel tuo nuovo ufficio, non scordarti di prendertene cura quotidianamente!

Non tralasciare la manutenzione periodica dei tuoi locali aziendali, ma soprattutto l’efficienza nel tempo e la sicurezza sul posto di lavoro.

Se hai già abbastanza a cui pensare e non vuoi prenderti anche questo impegno, Crown Workspace può aiutarti nella gestione delle manutenzioni ordinarie e straordinarie del tuo ufficio.

La manutenzione ordinaria dell’ufficio è un elemento da non tralasciare, anche perché potrebbe costarti non poco al momento di lasciare l’ufficio: spesso tra le clausole in contratto c’è anche la postilla di ripristinare gli spazi dell’immobile e tutti i suoi elementi nelle condizioni iniziali, e ancora funzionanti come quando sei entrato tu!

Insomma, ci sono molte cose a cui devi pensare quando decidi di aprire una nuova sede aziendale, e pensare a tutto può causare non poco stress e preoccupazioni!

Per fortuna ci sono aziende come Crown Workspace che possono assisterti in ogni step dell’apertura del tuo nuovo ufficio, dalla ricerca dello spazio giusto e lavori di redesign, all’allestimento delle nuove apparecchiature IT, mobili e arredi, allo smaltimento delle attrezzature obsolete e alla manutenzione quotidiana del tuo nuovo ufficio.

Se vuoi una consulenza gratuita non esitare a contattarci, qui trovi tutto il nostro team!