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Etude de cas

Relocalisation d’un laboratoire pour DNA Electronics

Expertise et planification méticuleuse pour la relocalisation d’un laboratoire


DNA Electronics (DNAe) est une entreprise pionnière dans le domaine du diagnostic moléculaire qui développe des solutions permettant un diagnostic rapide, en temps réel et à proximité du patient. Afin de travailler dans des locaux plus modernes et d’être très proche de ses installations de recherche connexes, DNAe a souhaité déménager ses locaux.

Fort de son expertise en matière de déménagements de laboratoires spécialisés, Crown Workspace a été engagé pour remplir le contrat et s’occuper du déménagement.

Un plan en deux phases géré par Crown Workspace

Le cahier des charges initial du projet prévoyait la relocalisation de laboratoires et de bureaux pour 100 personnes. Toutefois, en raison de l’impact de la pandémie de COVID-19, la rénovation du nouveau bâtiment a été retardée, ce qui a entraîné une modification des exigences du client.

L’équipe de gestion de Crown a collaboré étroitement avec DNAe afin de créer un plan sur mesure en deux phases pour ce projet de relocalisation spécialisé.

Crown a fourni une équipe de gestion de deux personnes pour planifier et superviser la mise en œuvre de ce projet de relocalisation spécialisé, en veillant à ce que le déménagement soit viable du point de vue logistique, bien communiqué et doté de ressources appropriées.

Au cours de cette phase de planification méticuleuse, Crown a préparé un plan complet de relocalisation du laboratoire, effectué une planification des risques et des imprévus, assuré la liaison avec les OEM, dressé un inventaire complet des matières dangereuses et géré toutes les exigences MARC/DGSA.

Puisque le projet devait être réalisé pendant un confinement, tout le personnel a été équipé d’un EPI en 5 éléments et des briefings nécessaires pour assurer la conformité avec les règles de fiabilité, disponibilité, maintenabilité et sécurité relatives à la COVID.

Plus de 20 vendeurs ont été engagés pendant la durée du projet, de l’obtention des devis à l’organisation des travaux. L’équipe de Crown a aidé de nombreux vendeurs à emballer et à déménager, réduisant ainsi considérablement les coûts du client.

Avant chaque déménagement, le chef de projet a rencontré les groupes concernés pour confirmer les détails du calendrier de l’OEM et a veillé à ce que le personnel dispose de caisses, d’emballages et d’étiquettes pour assurer une transition en douceur.

Puisque ce projet de relocalisation exigeant comprenait de nombreux articles de laboratoire spécialisés, Crown a renforcé la formation de son personnel et s’est engagé à investir de manière significative dans une flotte spécialisée supplémentaire pour permettre une livraison en interne, garantissant ainsi la cohérence du personnel et des ressources.

Le plan de relocalisation du laboratoire en deux phases:

Phase 1 – Mai 2020

  • Emballage et transfert de 90% du matériel et mobilier du laboratoire, des matières dangereuses, du matériel et mobilier de bureau vers un entrepôt.
  • Transfert des équipements de laboratoire, du mobilier et des congélateurs actifs essentiels vers un site temporaire.
  • Mise en place d’une liquidation durable de tous les meubles restants sur le campus à des fins de don, revente et recyclage.
  • Transfert de 10 congélateurs actifs vers le magasin Crown pour les brancher et les maintenir en sécurité jusqu’à la disponibilité du nouveau bâtiment.

Phase 2 – Novembre 2020

  • Transfert de tout le matériel et mobilier du laboratoire, des matières dangereuses, du matériel et mobilier de bureau sur une période de deux semaines.
  • Transfert des équipements de laboratoire, du mobilier et des congélateurs actifs essentiels depuis le site temporaire.
  • Transfert de 10 congélateurs actifs depuis le dépôt Crown.
  • Liquidation durable des locaux libérés.

Produits chimiques dangereux et températures négatives

Relocalisation spécifique pour bibliothèques

L’équipe du projet DNAe a fourni une liste d’articles qui nécessitent une attention particulière lors du déménagement.  Crown a ensuite créé une vaste base de données afin d’identifier le lieu précis de la collecte, ainsi que les exigences spécifiques de manipulation de chaque article, dont certains sont extrêmement sensibles, dangereux, surdimensionnés ou lourds.

Crown a veillé à ce que tous les aspects de ce déménagement soient entièrement conformes à la réglementation, en dispensant une formation supplémentaire aux employés lorsque cela était nécessaire et en investissant dans une flotte spécialisée pour le transfert des articles sensibles.

Pour en savoir plus sur nos services de relocalisation spécifique pour laboratoires, cliquez ici.

Emballage sur mesure pour le matériel

Crown a travaillé en étroite collaboration avec l’équipe logistique de DNAe pour fournir environ 80 caisses en contreplaqué sur mesure pour le matériel spécialisé de différentes tailles. Ces appareils ont été déplacés de manière efficace et sans risque, tout en minimisant les temps d’arrêt.

Les machines ont été transférées avec succès à deux reprises.

Transfert des produits chimiques

L’ensemble du projet a nécessité le déplacement jusqu’à 11 types de produits chimiques classés.  Au cours de la semaine précédant le déménagement, les équipes de Crown ont dressé l’inventaire des produits chimiques, en veillant à ce qu’ils soient classés dans les bonnes catégories en termes de risque. L’équipe a procédé à un emballage spécifique, en se conformant à toutes les réglementations en matière de manutention et de transport, afin de s’assurer que les articles étaient emballés et étiquetés dans le respect total de la législation, en revérifiant chaque inventaire par rapport au plan initial.

Après le transport suivi en direct, tous les produits chimiques ont été immédiatement déballés et placés dans leurs unités de stockage pour produits dangereux adéquates.

Transferts de réfrigérateurs et congélateurs

Une partie intégrante de ce projet consistait à déplacer les réfrigérateurs et congélateurs de laboratoire qui devaient impérativement être maintenus à des températures négatives.

Chaque unité a été emballée de manière sécurisée avec du papier bulle afin de s’assurer qu’il n’y ait aucun mouvement interne.

Les congélateurs ont été chargés individuellement sur le véhicule générateur d’électricité et une fois la température maintenue, le congélateur suivant était chargé et mis sous tension.

Tous les congélateurs ont été protégés par de la mousse Plastazote et fixés au véhicule par des sangles à cliquet spécialement conçues.

Transfert du matériel informatique

Une partie essentielle de ce projet majeur concernait la planification, la livraison et la gestion du transfert du matériel informatique. L’équipe informatique de Crown a collaboré avec l’équipe du projet DNAe pour s’assurer que les plans et les ressources étaient en place et qu’ils étaient parfaitement coordonnés avec le programme de déménagement. Le déménagement a couvert le déclassement d’équipements de serveurs et de 100 stations d’accueil, de PC et moniteurs associés.

Les spécialistes de l’informatique ont également installé tous les serveurs dans la nouvelle salle des serveurs et installé tous les équipements informatiques dans les nouveaux espaces de travail.

Une liquidation durable à des fins d’économies budgétaires et de réduction de l’empreinte carbone

Crown a travaillé avec des partenaires de revente et d’équipement pour garantir un retour équitable sur une grande quantité de mobilier de bureau non désiré et d’équipements de laboratoire excédentaires spécialisés.

Les articles restants ont été attribués à notre réseau caritatif, The Giving Back Project, pour être reconditionnés. Tous les articles résiduels ont été recyclés conformément à la hiérarchie des déchets.

Le service de liquidation durable de Crown a permis de réduire considérablement l’empreinte carbone et a eu un impact financier significatif en termes de réduction des coûts.

Résultats

Grâce à l’expérience de Crown en matière de gestion de projets à grande échelle et à son expertise dans le domaine de la relocalisation de laboratoires spécialisés, les exigences du client ont été satisfaites et une relocalisation en deux phases, efficace et sans problème, a été réalisée dans les délais et le budget impartis, tout en perturbant le moins possible le travail de l’équipe DNAe dans le domaine de l’innovation en matière de soins de santé.

La composante liquidation durable de la relocalisation a permis au client de réduire les coûts et à DNAe de bénéficier d’un rapport environnemental, indiquant les matériaux réutilisés, recyclés ou donnés aux partenaires caritatifs du projet Giving Back.

Les services fournis comprenaient:

  • Crown Workspace Project Management pour planifier et gérer le projet en liaison avec l’équipe du client.
  • Gestion des coûts, en obtenant les approbations nécessaires
  • Gestion des fournisseurs (OEM), y compris les ressources complètes, les calendriers d’activités et les coûts
  • Fourniture de caisses sécurisées, de matériaux d’emballage pour le transport en toute sécurité du matériel de classement, du matériel informatique et de laboratoire, du contenu des laboratoires et des consommables.
  • Préparation du site, signalisation et conformité aux règles de fiabilité, disponibilité, maintenabilité et sécurité relatives à la COVID
  • Coordination des fournisseurs (OEM) pour les équipements de laboratoire spécialisés et le transport
  • Audit, emballage, déménagement et déballage (informatique/télécoms, espace de travail, mobilier, dossiers de laboratoire et objets lourds/encombrants)
  • Relocalisation de marchandises (y compris l’emballage et le déballage) catégorisées selon les classes de risque 1 à 9 de l’ONU pour les produits chimiques et substances dangereuses.
  • Déclassement, relocalisation et installation du matériel informatique et des équipements de bureau
  • Relocalisation des équipements du serveur (y compris le désencastrement et le réencastrement)
  • Transfert de réfrigérateurs, de congélateurs et d’échantillons actifs à l’aide d’une flotte interne spécialisée
  • Service d’assistance après déménagement et équipes d’assistance de remise en fonctionnement

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