Les configurations à distance battent-elles le bureau en termes de technologie et de confort ?

Dans notre récent article, « Est-il temps pour les bureaux de redevenir personnels ? » Nous avons discuté de l’importance des environnements de travail personnels pour la productivité et le moral. Il y a un autre aspect que les concepteurs de bureaux et les gestionnaires d’installations doivent aborder de toute urgence : la technologie.

De nombreux lieux de travail modernes sont confrontés à une étrange réalité. Les employés trouvent souvent leur bureau à domicile mieux équipé que celui de leur entreprise. Ce décalage est devenu évident dans notre récent rapport, « Est-il temps de tuer le bureau ouvert, pour de bon ? » où nous avons interrogé plus de 1 000 employés de bureau et 250 gestionnaires d’installations sur les conditions de travail, la technologie et la productivité après la COVID.

Près de la moitié (48 %) des personnes interrogées ont déclaré que l’amélioration de la technologie était leur principale raison de passer plus de temps au bureau. 36 % ont mentionné qu’un deuxième moniteur augmente considérablement leur productivité (entre autres équipements). Pourtant, nous savons tous par expérience que de nombreux employés trouvent souvent ces outils plus faciles d’accès à la maison qu’au travail, après tout, vous n’avez pas besoin de remplir de documents pour simplement acheter un deuxième moniteur ou un clavier sans fil pour vous-même.

Si les employés trouvent régulièrement de meilleurs outils et une meilleure connectivité à la maison, il semble naturel qu’ils se demandent pourquoi ils devraient se déplacer en premier lieu. Luis Contreras, directeur général de Crown Workspace Singapore, a souligné que même les cultures de bureau traditionnelles comme celle de Singapour adoptent des horaires flexibles et une technologie pour s’adapter aux configurations de bureau à domicile.

Pourquoi les bureaux à domicile se sentent-ils supérieurs ?

Comme nous l’avons mentionné dans notre article initial, lorsqu’ils sont à la maison, les gens bénéficient souvent d’un environnement plus calme, de configurations personnalisées et de technologies qu’ils ont eux-mêmes achetées. Il s’agit d’une tendance de longue date en dehors du matériel : les logiciels d’entreprise sont souvent à la traîne par rapport aux logiciels grand public en termes de fonctionnalités et d’UX intuitifs. Considérez le temps qu’il a fallu après le lancement de WhatsApp pour que les systèmes de messagerie instantanée d’entreprise pénètrent les écosystèmes de bureau.

Notre enquête a également révélé que 45 % des employés de bureau se sentent plus productifs au bureau, mais, et c’est la partie importante : cette productivité ne se produit que dans certaines conditions. Qu’entendons-nous par là ? Un bon équipement, des zones calmes et un mobilier confortable sont les principales raisons mentionnées par les employés dans notre rapport.

L’édition 2019 de la Harvard Business Review « La vérité sur les bureaux ouverts » (l’un des traitements les plus magistraux de l’histoire du concept de bureau ouvert) le mentionne également. Les bureaux à la traîne sur le plan technologique risquent de pousser les employés vers des interactions exclusivement numériques avec leurs collègues, car l’environnement de bureau physique ne peut pas répondre adéquatement à leurs besoins.

Les lacunes technologiques ont un impact sur la fréquentation des bureaux

Il y a un chiffre clair dans notre enquête qui se démarque vraiment dans tout cela. Quatre-vingt-onze pour cent des personnes interrogées ont déclaré qu’elles passeraient plus de temps au bureau « si des améliorations de la technologie et de l’espace de travail étaient apportées ». En d’autres termes, un manque d’investissement signifie que les employés ne sont tout simplement pas aussi motivés pour venir.

Concrètement, cela signifie investir dans une meilleure connectivité, des moniteurs supplémentaires, des zones de vidéoconférence, des casques antibruit et des outils de réunion intelligents. Ces choses ne sont plus du luxe aux yeux de quelqu’un qui travaille confortablement à domicile.

Comment combler cet écart ?

Deux mots : investissement ciblé. Il s’agit notamment d’assurer une connectivité Internet fiable et haut débit, une intégration facile des appareils et des configurations ergonomiques pour les tâches où cela est nécessaire.

Les enquêtes sur le lieu de travail de Gensler, la plus grande enquête auprès des employés de bureau, indiquent très explicitement que les entreprises qui privilégient la technologie, le confort et la confidentialité font régulièrement état d’ une satisfaction des employés constamment plus élevée .

Les quatre domaines auxquels vous devez faire attention

1. Mise à niveau de la connectivité : connectivité haut débit et fiabilité du réseau. Quel est l’intérêt d’être dans un bureau où Internet tombe régulièrement en panne ?
2. Configurations ergonomiques : deuxièmes moniteurs, bureaux réglables, ainsi que des accessoires à faible coût comme des repose-poignets pour claviers.
3. Des solutions de réunion pour une nouvelle ère : des salles de visioconférence bien équipées qui permettent des réunions rapides et faciles, combinées à des zones calmes lorsque votre personnel a besoin de se verrouiller.
4. Rétroaction continue des employés : interrogez régulièrement le personnel sur l’évolution de ses besoins technologiques et répondez-y en conséquence. C’est l’étape la plus importante, alors ne la traitez pas comme un élément administratif.

Téléchargez notre rapport complet, « Est-il temps de tuer le bureau ouvert, pour de bon ? » Pour en savoir plus et obtenir des stratégies pratiques pour faire de votre lieu de travail un endroit où les gens veulent vraiment venir chaque semaine.