Trois conseils essentiels pour aménager, moderniser ou déménager vos bureaux

On a coutume de dire que changer de domicile est l’une des expériences les plus stressantes qu’il soit donné de vivre dans sa vie ; de même, déménager des bureaux peut être source d’un stress énorme pour les gens en charge du processus. Une étude menée par E.ON est arrivée à la conclusion ahurissante que 78% des entreprises reportaient leur déménagement, préférant rester dans des locaux obsolètes, exigus et coûteux.

Or les retours à long terme sur un tel investissement sont incontestables : ils vont de bâtiments moins énergivores et plus performants à, d’une manière générale, une meilleure productivité et une meilleure adéquation aux besoins d’un personnel flexible.

Déménager ou réaménager de manière fluide et à moindre coût est crucial à la bonne performance de la plupart des organisations et au bien-être de leurs employés. Il est fondamental que le projet soit géré de façon méticuleuse, mais ce qui peut paraître une tâche insurmontable n’a pas de raison de l’être.

Prenez dès maintenant connaissance nos trois conseils essentiels pour aménager, moderniser ou déménager vos bureaux :

Repenser l’espace de bureaux – en engagement vers le changement

À un moment donné, toutes les entreprises quels que soient leur secteur d’activité et leur taille vont devoir déplacer tout ou partie de leurs effectifs et de leurs activités – que ce soit en raison d’un développement ou d’une fusion, ou peut-être pour des raisons externes liées aux conditions du marché. Une étude menée avant la pandémie indique que 30% des sociétés déménageaient au moins une fois sur une période de cinq années et demie.

Pour de nombreuses sociétés, cela peut être dû au fait que le contrat de location d’un espace de travail arrive à son terme et que le propriétaire du bâtiment souhaite l’ouvrir à de nouveaux occupants, ou peut-être que le bâtiment lui-même est voué à la démolition, au profit d’autre chose. Et pour de nombreuses autres, dans ce monde remodelé par la pandémie, elles souhaitent souvent reconfigurer leurs espaces pour mieux satisfaire aux besoins d’un personnel hybride.

Le changement peut également être déclenché par le souhait de fonctionner de manière plus efficace, de réduire ses dépenses en énergie, ou d’améliorer l’environnement de travail pour favoriser l’épanouissement de ses collaborateurs.

Aucun déménagement ne ressemble à un autre

Sur la plupart des marchés, le coût de la main-d’œuvre est grimpé en flèche sous les effets du Covid puis de la guerre en Ukraine. Lorsque le Covid est apparu, les grandes surfaces et sociétés de vente en ligne ont recruté des milliers de chauffeurs et de livreurs en un très court laps de temps, faisant augmenter les salaires dans le secteur du déménagement. Ces coûts se conjuguent à la hausse des prix des carburants, de l’énergie et dans une moindre mesure, des matières premières. Cela signifie que le prix que les entreprises doivent payer pour déménager (généralement établi selon la superficie et les effectifs) est à la hausse.

La fluctuation du prix peut parfois compliquer un déménagement. Certains déménagements de grande ampleur de l’ordre de 800-1 000 personnes seront planifiés des mois, voire parfois des années à l’avance. Les prix indiqués au moment de l’établissement du devis sont susceptibles de changer radicalement, à moins d’être bloqués et que le prestataire puisse garantir des prix fixes. Un prix fixe dès le départ pourrait paraître plus élevé qu’une offre à court terme, mais s’avérer plus avantageux sur le long terme.

Gérer le coût que cela représente pour les gens

Pour de nombreux clients de Crown, une fois la décision prise de déménager ou de moderniser l’espace, le souci numéro un est de savoir dans quelle mesure cela va impacter les employés, tant physiquement que psychologiquement.

Déplacer un espace de travail est une décision qui se prend au niveau de la direction générale et bien souvent, on observe un certain manque de transparence dans la façon dont cette décision a été prise. Les employés en sont souvent les derniers informés, et la façon dont on annonce et communique autour de la nouvelle va compter énormément dans le fait d’être reçue positivement ou non.

Les cadres supérieurs, équipes de communication interne et RH en sont généralement les messagers. Avec les meilleures intentions du monde, certaines entreprises s’emploient à marteler tous les détails d’un déménagement avant même que l’information ne soit diffusée.

Cependant, de nombreuses autres parties prenantes, tels que les services informatiques et financiers, seront impliquées dans la prise de décision et il y a fort à parier que les bruits de couloir feront leur œuvre et que l’ensemble des effectifs soit au courant d’un déménagement imminent, avant même que celui-ci ne soit officiellement annoncé. Et les inquiétudes que les hauts dirigeants cherchaient précisément à éviter n’en seront qu’exacerbées.

Un déménagement de lieu de travail a des implications énormes pour les employés – changement de trajet, de lieu, existence de parking, de commodités, parfois même nécessité de déménager soi-même. Pour éviter que cela ne soit pas trop psychologiquement difficile ou angoissant pour les employés, ils doivent être impliqués très tôt dans le processus.

Même dans les cas où les employés sont totalement investis et enthousiastes à l’idée de déménager, certains aspects du déménagement peuvent leur déplaire. Être en mesure de revendre le matériel dont on ne veut plus, le rénover ou en faire don à une association va avoir un impact extraordinaire sur la façon dont les employés vont appréhender la dimension durable d’un déménagement.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider, n’hésitez pas à contacter un de nos experts!